Как создать ведомость на выплату бывшим сотрудникам в 1С 8.3 ЗУП

Выплата бывшим сотрудникам — типичная задача после увольнения: компенсация отпуска, материальная помощь, премия по итогам периода или задолженность, которую не успели выдать в день увольнения. В 1С 8.3 ЗУП для этого предусмотрены отдельные ведомости, которые работают именно с уволенными людьми и не смешиваются с текущей зарплатой действующего персонала.

Главная особенность: обычная ведомость «В банк» или «В кассу» формируется по сотрудникам, у которых есть задолженность на дату выплаты, и уволенные в неё часто не попадают — либо попадают вместе со всеми, что неудобно для контроля. Поэтому конфигурация предлагает отдельный вид документов «Ведомость бывшим сотрудникам», который подбирает только уволенных и учитывает специфику расчётов с ними.

Ниже разобрано, где находятся эти документы, как их заполнить вручную и автоматически, какие настройки влияют на результат, как проверить корректность сумм и что делать, если бывший сотрудник не подтягивается в ведомость.

Когда нужна отдельная ведомость для бывших сотрудников

Отдельный документ оправдан в нескольких ситуациях. Во-первых, когда выплата производится уже после даты увольнения — например, премия начислена приказом через месяц после ухода человека. Во-вторых, когда нужно выплатить долг, не выданный в день увольнения: компенсацию, пособие, материальную помощь. В-третьих, когда организация ведёт раздельный контроль выплат действующим и уволенным — это упрощает сверку и кассовую дисциплину.

Если выплата происходит в день увольнения и вместе с окончательным расчётом, часто достаточно стандартной ведомости, сформированной по кнопке «Выплатить» из документа «Увольнение». Отдельная ведомость бывшим сотрудникам нужна именно для «отложенных» выплат, когда человек уже числится уволенным.

Где находится документ и какие виды ведомостей доступны

Документы расположены в разделе «Выплаты» → «Ведомости бывшим сотрудникам» (в некоторых релизах путь — через раздел «Зарплата» или «Выплаты зарплаты», зависит от настроек интерфейса). Если пункта не видно, проверьте настройки навигации раздела — возможно, команда просто скрыта из меню.

Доступны те же способы выплаты, что и для действующих сотрудников: через кассу, через банк (зарплатный проект), через банк по счёту (на произвольный счёт сотрудника) и через раздатчика. Состав видов зависит от настроек учёта зарплаты: если зарплатный проект не подключён, соответствующий вид ведомости будет недоступен или неудобен.

Сравнение вариантов выплаты

Ведомость в кассу

Подходит для разовых выплат наличными. Требует оформления расходного кассового ордера в учёте денежных средств.

Ведомость в банк (зарплатный проект)

Удобна, если бывший сотрудник получал зарплату на карту проекта и реквизиты сохранились. Ограничение — банк может не принять платёж уволенному, уточняйте условия договора с банком.

Ведомость на счета

Подходит, когда у сотрудника счёт в другом банке или зарплатный проект закрыт. Нужны актуальные реквизиты счёта в карточке физлица.

Пошаговое создание ведомости

Создайте новый документ нужного вида, например «Ведомость бывшим сотрудникам в банк». Укажите организацию, месяц выплаты и дату документа. Дата важна: именно на неё программа определяет остаток задолженности перед уволенными и формирует проводки по выплате.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех уволенных, по которым есть невыплаченная задолженность на дату ведомости, и проставит суммы к выплате. Если нужно выплатить не всем, а одному человеку, используйте кнопку «Подбор» или «Добавить» и выберите конкретного сотрудника — сумма подтянется автоматически при наличии долга.

Проверьте колонку «К выплате» и при необходимости отредактируйте сумму вручную — например, при частичной выплате долга. После этого установите способ выплаты и реквизиты (касса, зарплатный проект, счёт), проведите документ.

1. 1
   Зарегистрируйте начисление уволенному (премия, разовое начисление, матпомощь) и проведите его
2. 2
   Откройте «Выплаты» → «Ведомости бывшим сотрудникам» и создайте ведомость нужного вида
3. 3
   Укажите организацию, месяц, дату выплаты и способ выплаты
4. 4
   Нажмите «Заполнить» для автоподбора всех должников или «Подбор» для конкретного сотрудника
5. 5
   Сверьте суммы в колонке «К выплате» с расчётным листком или отчётом по задолженности
6. 6
   Проведите документ и сформируйте платёжные документы (РКО или реестр в банк)

Настройки, влияющие на заполнение

На поведение ведомости влияют настройки учётной политики зарплаты: дата выплаты зарплаты, характер выплаты (зарплата, аванс, межрасчётная выплата), а также настройки НДФЛ — ведь выплата бывшему сотруднику тоже является датой фактического получения дохода, и налог должен быть учтён корректно.

Если в программе включён учёт по местам работы или подразделениям, проверьте, что в шапке ведомости не стоит лишний отбор по подразделению — уволенный мог числиться в другом подразделении и просто не попадёт в выборку. Аналогично работает отбор по статьям финансирования при распределённом учёте.

Для выплат через банк убедитесь, что в карточке физического лица сохранены банковские реквизиты: лицевой счёт в зарплатном проекте или произвольный счёт. После увольнения эти данные не удаляются автоматически, но если реквизиты менялись, их нужно внести вручную до формирования реестра.

Проверка результата перед выплатой

Перед проведением сверьте итоговую сумму ведомости с отчётом «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») с отбором по уволенным сотрудникам на дату ведомости. Суммы должны совпадать. Расхождение означает, что либо начисление не проведено, либо в ведомость попали лишние строки, либо неверно указана дата.

Дополнительно откройте расчётный листок конкретного бывшего сотрудника: там видно, из чего сложилась задолженность — начисление, удержанный НДФЛ, предыдущие выплаты. Это защищает от двойной выплаты, если часть долга уже выдавалась ранее другой ведомостью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма ведомости против отчёта по задолженности

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённое начисление или лишнюю строку

Сотрудник попал в ведомость

Норма

Строка с уволенным и корректной суммой

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается — проверьте дату ведомости и наличие долга

НДФЛ после выплаты

Норма

Налог исчислен и отражён в учёте с датой выплаты

Тревожный признак

НДФЛ не учитывается — проверьте вид дохода и настройки налогообложения начисления

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая проблема — сотрудник не заполняется в ведомость. Причины: начисление проведено более поздней датой, чем дата ведомости; задолженность уже закрыта другой ведомостью; начисление отнесено к другому месяцу зарплаты. Решение — сверить даты документов и остаток долга по отчёту.

Вторая ошибка — выплата через зарплатный проект, из которого сотрудника уже исключили, или на закрытый счёт. Реестр уйдёт в банк, платёж вернётся, и придётся делать возврат и повторную выплату. Перед отправкой реестра уточните актуальность реквизитов.

Третья ошибка — ручное изменение суммы без анализа состава долга. Если выплатить больше задолженности, в учёте образуется отрицательное сальдо по сотруднику, которое потом придётся объяснять при аудите и исправлять сторнирующими документами.

Ограничения и когда лучше привлечь специалиста

Стандартные ведомости закрывают большинство сценариев, но есть границы. Если выплата связана с исполнительным листом, продолжающимся после увольнения, или с перерасчётом НДФЛ за прошлые периоды, последовательность документов сложнее: сначала сторно и перерасчёт, потом ведомость. Ошибка в порядке документов исказит регистры налогового учёта.

Также аккуратности требуют выплаты, облагаемые по-разному: например, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита и премия в одной ведомости. Программа разнесёт НДФЛ корректно только при правильно настроенных видах начислений. Если после проведения ведомости сумма налога в отчёте 6-НДФЛ выглядит сомнительно, остановитесь и сверьте настройки до сдачи отчётности.

FAQ

Почему уволенный сотрудник не подтягивается в ведомость по кнопке «Заполнить»?

Чаще всего задолженности на дату ведомости нет: начисление не проведено, уже выплачено или проведено более поздней датой. Проверьте отчёт по задолженности с отбором по этому сотруднику — если долг там есть, а в ведомость он не попадает, снимите лишние отборы в шапке документа и проверьте месяц выплаты.

Можно ли выплатить бывшему сотруднику часть долга?

Да. Добавьте сотрудника подбором и вручную уменьшите сумму в колонке «К выплате». Остаток долга сохранится в учёте и будет доступен для следующей ведомости. Не забудьте, что НДФЛ при частичной выплате пересчитывается пропорционально выплаченному доходу.

Чем ведомость бывшим сотрудникам отличается от обычной ведомости в банк?

Обычная ведомость подбирает всех сотрудников с задолженностью и ориентирована на текущие выплаты персоналу. Ведомость бывшим сотрудникам работает только с уволенными, что упрощает контроль разовых выплат после увольнения и не смешивает их с регулярной зарплатой.

Как выплатить, если зарплатный проект уже закрыт?

Используйте ведомость на счета: занесите в карточку физического лица реквизиты его личного банковского счёта и сформируйте платёжное поручение. Альтернатива — выплата через кассу с оформлением расходного кассового ордера.

Нужно ли уведомлять бывшего сотрудника о перечислении?

Законодательно обязанности направлять отдельное уведомление о перечислении нет, но расчётный листок при выплате зарплаты работодатель обязан выдать — это относится и к выплатам после увольнения. Практично направить расчётный листок на электронную почту бывшего сотрудника или выдать при личном обращении.