Как создать отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С

Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в программах 1С (ЗУП 3.1, а также в конфигурациях на ее основе) оформляется специальным документом «Отпуск по уходу за ребенком». Этот документ одновременно решает несколько задач: прекращает начисление зарплаты сотруднику на период отпуска, назначает ежемесячное пособие и фиксирует в учете период, который не входит в расчет среднего заработка для последующих начислений.

Ошибки при оформлении этого документа приводят к типичным проблемам: пособие не начисляется в расчете зарплаты, сотрудник продолжает «числиться» в табеле как работающий, а отчеты в СФР расходятся с фактическими данными. Ниже разобран полный порядок действий — от подготовки данных до проверки результата.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. В других конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия 8 с расчетом зарплаты) логика похожая, но документ может называться иначе и иметь меньше настроек.

Что подготовить перед оформлением документа

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные. Сотрудник должен быть принят на работу документом «Прием на работу», а не просто заведен как физическое лицо — иначе программа не сможет рассчитать средний заработок и назначить пособие.

Проверьте настройки учетной политики: в карточке организации (раздел «Настройка» → «Организации», закладка «Учетная политика и другие настройки») должен быть указан порядок расчета пособий и применяемые льготы, если они есть. Для районов с районным коэффициентом важно, чтобы коэффициент был указан в карточке организации или подразделения — от этого зависит сумма пособия.

Также понадобятся данные из заявления сотрудника: дата начала отпуска (обычно день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам), дата рождения ребенка и сведения о том, какой это ребенок по счету. Если отпуск оформляет не мать, а другой член семьи (отец, бабушка), потребуется подтверждение, что мать пособие не получает.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых версиях — «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком»). Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск по уходу за ребенком». Откроется форма нового документа.

Заполните основные поля: организацию, сотрудника, дату документа. В поле «Период отпуска» укажите дату начала и дату окончания отпуска. Дата окончания — это день, когда ребенку исполняется 1,5 года, если вы оформляете только период с пособием. Если сотрудник сразу заявляет отпуск до 3 лет, укажите дату исполнения 3 лет — пособие до 1,5 лет внутри этого периода программа будет начислять отдельно.

На закладке «Пособия» установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». Укажите дату рождения ребенка, количество детей и отметьте, является ли ребенок первым. Эти данные влияют на применение минимальных ограничений пособия. Если в семье несколько детей, за которыми осуществляется уход, отразите это — пособия суммируются с ограничением по общей сумме.

При необходимости включите начисление пособия до 3 лет, если в вашей организации или регионе оно предусмотрено. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Проверьте, что сотрудник принят на работу и предыдущие документы (больничный по БиР) проведены
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отпуск по уходу за ребенком»
3. 3
   Заполните сотрудника и период отпуска (начало — со дня после окончания больничного)
4. 4
   На закладке «Пособия» включите пособие до 1,5 лет, укажите дату рождения и очередность ребенка
5. 5
   При необходимости включите пособие до 3 лет
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчет среднего заработка кнопкой с изображением калькулятора или по ссылке расчета

Как программа рассчитывает пособие

Пособие до 1,5 лет рассчитывается как 40 % среднего заработка сотрудника за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Программа берет данные о доходах из учета страховых взносов в базе. Если сотрудник работает в организации недавно, а справка о заработке с предыдущего места работы есть на руках, ее данные нужно внести документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» или «Отчетность, справки».

Проверить расчет можно прямо из документа: нажмите на сумму среднего заработка в форме — откроется расшифровка с помесячной детализацией дохода и исключаемых периодов. Если сумма кажется заниженной, первым делом проверьте, попали ли в базу все начисления за расчетные годы и корректно ли введена входящая справка.

Программа автоматически применяет ограничения: пособие не может быть ниже установленного минимума и выше максимума, рассчитанного из предельной базы по взносам. Эти пределы обновляются ежегодно, поэтому держите конфигурацию в актуальном состоянии — устаревшие релизы могут считать по старым лимитам.

Начисление пособия в ежемесячном расчете

После проведения документа отдельно начислять пособие не нужно: оно автоматически попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов» при расчете за соответствующий месяц. Откройте этот документ за месяц начала отпуска, заполните его и проверьте, что у сотрудника появилась строка с видом начисления «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет».

Если отпуск начинается в середине месяца, пособие за первый и последний месяцы рассчитывается пропорционально календарным дням. За полные месяцы начисляется фиксированная сумма. Проверьте первый неполный месяц особенно внимательно — именно там чаще всего возникают вопросы у сотрудников.

В табеле учета рабочего времени сотрудник в период отпуска отображается с кодом «ОЖ». Если табель показывает явку или пустые дни, значит, документ отпуска не проведен или период указан неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Отпуск по уходу за ребенком»

Норма

Проведен, период и пособия заполнены, расчет среднего открывается без пустых строк

Тревожный признак

Документ не проведен или средний заработок равен нулю без объяснимой причины

Начисление зарплаты и взносов

Норма

Есть строка пособия до 1,5 лет с корректной суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма не изменилась после проведения отпуска

Табель учета рабочего времени

Норма

Весь период отпуска отмечен кодом «ОЖ»

Тревожный признак

Явки, пустые дни или другой код отсутствия

Отчеты по взносам и пособиям

Норма

Суммы пособий совпадают с расчетными листками

Тревожный признак

Расхождения между расчетом и отчетностью

Особые ситуации и сценарии

Досрочный выход на работу

Если сотрудник прерывает отпуск досрочно, создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») или «Кадровый перевод» с отменой отпуска — в зависимости от ситуации. Начисление пособия прекратится с даты выхода. Просто провести «Прием на работу» или отредактировать старый документ нельзя — это нарушит историю кадровых данных.

Работа на условиях неполного времени с сохранением пособия

Сотрудник вправе работать неполное время, сохраняя пособие. В 1С это оформляется документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» или «Кадровый перевод» с установкой неполной ставки. Пособие при этом продолжает начисляться в полном объеме, а зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Переход из отпуска до 1,5 лет в отпуск до 3 лет

Если изначально был оформлен отпуск только до 1,5 лет, а затем сотрудник продлевает его до 3 лет, внесите изменения документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» в том же разделе отсутствий. Укажите новую дату окончания и при необходимости включите пособие до 3 лет.

Отчетность и передача данных в СФР

Сведения о пособиях передаются в Социальный фонд России через регламентированную отчетность и обмены. Убедитесь, что в настройках обмена с СФР (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «Обмен электронными документами») актуальные сертификаты и настроенные маршруты отправки.

Перед отправкой отчетности сверьте суммы начисленных пособий с расчетными листками сотрудников. Расхождения обычно возникают из-за непроведенных документов отпуска, ручных корректировок или разрывов периодов. Отчет «Анализ начислений и удержаний» или «Полный свод начислений, удержаний и выплат» помогает быстро найти сотрудника с проблемными суммами.

Если сотрудник подал заявление о замене лет расчетного периода (это право есть у тех, кто в расчетных годах был в отпуске по уходу за предыдущим ребенком), отразите замену в форме расчета среднего заработка в документе отпуска — там есть соответствующая настройка.

Перед массовым расчетом зарплаты за месяц, в котором начался отпуск, сделайте копию базы или хотя бы проверьте расчет на одном сотруднике вручную: сумма пособия за неполный месяц должна быть пропорциональна дням. Это быстрый способ поймать ошибку до того, как она попадет в ведомости и отчетность.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку в 1С?

Да, документ оформляется на любого сотрудника организации, который фактически осуществляет уход. Порядок действий тот же: создается «Отпуск по уходу за ребенком» на этого сотрудника. Программа не ограничивает получателя пособия родственной связью — право подтверждается документами, которые хранятся вне базы.

Почему пособие не появилось в «Начислении зарплаты и взносов»?

Чаще всего документ отпуска не проведен или в нем не установлен флажок выплаты пособия до 1,5 лет. Также проверьте, что расчетный месяц входит в период отпуска, и перезаполните документ начисления зарплаты после исправлений.

Как изменить дату окончания отпуска, если она указана неверно?

Если документ еще не участвовал в расчетах, можно исправить его напрямую. Если пособие уже начислялось, корректнее создать «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» — так сохранится история изменений, а ранее начисленные суммы останутся без изменений.

Нужно ли каждый месяц создавать новый документ для пособия?

Нет. Один документ «Отпуск по уходу за ребенком» действует весь заявленный период. Пособие автоматически включается в каждый ежемесячный расчет зарплаты до даты окончания отпуска или до проведения документа о досрочном выходе.

Что делать, если сотрудница уходит из отпуска по уходу в новый отпуск по уходу за следующим ребенком?

Оформите новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» на второго ребенка с даты, следующей за окончанием предыдущего отпуска (или с даты окончания больничного по БиР). По заявлению сотрудницы можно заменить расчетные годы в форме расчета среднего заработка, чтобы пособие не было занижено.

Облагается ли пособие до 1,5 лет НДФЛ и взносами в 1С?

Нет, государственные пособия по уходу за ребенком не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В программе вид начисления пособия уже настроен с нужными кодами доходов, поэтому налоги с него не рассчитываются — если вы не создавали собственный вид начисления с неверными настройками.