Другое · 9 мин
Как создать справку 182н в 1С:Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по созданию справки 182н в 1С:Бухгалтерия: где найти документ, как заполнить, проверить данные и распечатать справку о заработке.
Справка о сумме заработка по форме 182н нужна сотруднику при увольнении: по ней новый работодатель рассчитывает пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребёнком. В 1С:Бухгалтерия документ формируется автоматически на основе данных о начислениях и страховых взносах, но перед выдачей справки важно проверить корректность заполнения — ошибка в суммах или периодах исключения приведёт к неправильному расчёту пособий у следующего работодателя.
В статье разобран порядок создания справки 182н в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), способы заполнения документа, типичные расхождения в данных и ситуации, когда справку приходится корректировать вручную. Инструкция подходит как для увольняемых, так и для действующих сотрудников, которым справка нужна по заявлению.
Где находится справка 182н в программе
Основной путь к документу: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» либо отдельный пункт «Справки о заработке (182н)» в том же разделе — расположение зависит от релиза конфигурации. Если пункта нет в меню, откройте список всех документов через «Главное меню → Все функции → Документы» и найдите «Справка о заработке (182н)».
Второй, более удобный способ — создать справку из карточки увольнения. Откройте документ «Увольнение» по сотруднику, и на его основании по кнопке «Создать на основании» сформируйте справку 182н: программа подставит сотрудника, организацию и периоды автоматически. Это снижает риск выбрать не того работника или неверную организацию в многофирменной базе.
Создание документа: пошаговый порядок
Откройте список справок и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату выдачи справки. Если справка создаётся на основании увольнения, эти поля уже будут заполнены — достаточно проверить их.
Далее нажмите кнопку «Заполнить». Программа подтянет данные о начислениях, облагаемых взносами, за два календарных года, предшествующих году увольнения (или году обращения за справкой), а также периоды исключения — больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Суммы разбиваются по годам в табличной части документа.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке (182н)» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату справки
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта сумм по годам
- 4Проверьте суммы заработка и дни исключаемых периодов по каждому году
- 5Проведите документ и нажмите «Печать → Справка о заработке (182н)»
- 6Подпишите справку у руководителя и заверьте печатью при её наличии
Что проверить после автоматического заполнения
Автозаполнение опирается на данные учёта, поэтому любые ошибки в начислениях или кадровых документах перенесутся в справку. Сверьте суммы по годам с регистром учёта доходов для страховых взносов — удобно использовать отчёт «Анализ взносов в фонды» или карточку сотрудника.
Особое внимание уделите периодам исключения: в справке указываются календарные дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если больничный лист вводился в программе задним числом или корректировался, убедитесь, что количество дней в справке совпадает с фактическим. Расхождение даже в несколько дней искажает расчёт пособия у нового работодателя.
Как проверить результат
Совпадают с базой по страховым взносам за соответствующие годы
Сумма отличается — ищите неучтённые начисления или ошибки в документах расчёта
Дни больничных и отпусков по БиР и уходу указаны полностью и по правильным годам
Период отсутствует или дни не совпадают с больничными листами
ИНН, КПП, адрес, ФИО и СНИЛС заполнены и актуальны
Пустые поля или устаревшие данные (например, старая фамилия)
Если данные в справке не заполняются или неверны
Частая причина пустой справки — ведение зарплаты не в 1С:Бухгалтерия, а во внешней программе (например, в 1С:ЗУП) с последующей выгрузкой только проводок. В этом случае в бухгалтерской базе нет детальных данных по начислениям, и справку 182н нужно формировать в той программе, где ведётся расчёт зарплаты.
Вторая причина — сотрудник принят в текущем году, а данные за предыдущие годы работы у других работодателей отсутствуют в базе. Справка 182н формируется только по доходам, выплаченным вашей организацией; за периоды работы у других страхователей сотрудник должен принести справки от них. Не вносите в документ чужие данные вручную — это исказит официальный документ.
Если зарплата велась в программе, но суммы не подтягиваются, проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты и отражения в учёте за нужные годы, и не был ли сотрудник оформлен на другую организацию внутри базы.
Печать и выдача справки
После проверки проведите документ и нажмите «Печать → Справка о заработке (182н)». Печатная форма соответствует форме, утверждённой приказом Минтруда. Перед выдачей убедитесь, что в форму подтянулись реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП, адрес, а также данные страхователя в ФСС при необходимости.
Справка подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, уполномоченными приказом). Печать ставится при её наличии — если организация отказалась от печати, в справке допускается её отсутствие. По закону при увольнении справку нужно выдать в день увольнения, а по письменному заявлению работника — в течение трёх рабочих дней с момента обращения.
Альтернативные варианты и ограничения
Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП, справка 182н создаётся там по аналогичному принципу: раздел «Отчётность, справки» → «Справка о заработке (182н)». Данные в ЗУП детальнее, поэтому периоды исключения заполняются точнее — при параллельном ведении учёта предпочтительнее формировать справку именно в зарплатной программе.
Для сотрудников, отработавших в организации менее двух лет, справка формируется только за фактические периоды работы — пустые годы оставлять не нужно, программа заполнит только строки с данными. Если у сотрудника вообще не было облагаемых выплат (например, весь период — отпуск по уходу за ребёнком), справка всё равно оформляется с указанием периодов исключения: эта информация нужна новому работодателю для замены лет расчётного периода.
Как выбрать действие
Частые вопросы по справке 182н в 1С
Можно ли выдать справку 182н действующему сотруднику?
Да. По письменному заявлению работника справка выдаётся в течение трёх рабочих дней. В 1С:Бухгалтерия документ создаётся тем же способом — через раздел «Зарплата и кадры», без привязки к увольнению.
За какие годы программа заполняет справку?
За два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, а также за текущий год, если в нём были облагаемые выплаты. Годы можно скорректировать вручную в документе, если справка нужна за иной период в пределах данных учёта.
Почему в справке сумма меньше, чем начисленная зарплата?
В справку включаются только выплаты, облагаемые взносами на случай временной нетрудоспособности. Необлагаемые суммы (например, некоторые компенсации и материальная помощь в пределах лимита) в базу не входят. Сверяйтесь с регистром учёта доходов по страховым взносам, а не с расчётными листками.
Что делать, если сотрудник потерял справку и просит дубликат?
Выдать дубликат можно: откройте ранее проведённый документ справки и распечатайте его повторно. Если учётные данные за те годы с тех пор корректировались, перезаполните документ перед печатью, чтобы дубликат отражал актуальные сведения.
Обязательно ли заверять справку печатью?
Нет, если организация официально отказалась от использования печати. Достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера. Если печать используется, её оттиск ставится на справку в установленном порядке.
Что важно запомнить
Справка 182н создаётся в разделе «Зарплата и кадры» автозаполнением по данным учёта за два предшествующих года. Ключевые точки контроля — суммы по взносам и дни исключаемых периодов. Ошибки исправляйте в первичных документах, а не в самой справке, и формируйте документ в той программе, где фактически ведётся расчёт зарплаты.