Другое · 9 мин
Как создать список сотрудников в 1С
Как создать список сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Предприятие: заполнение справочника, приём на работу, отбор по подразделениям, типичные ошибки и проверка результата.
Список сотрудников в 1С формируется через справочник «Сотрудники» и кадровые документы приёма на работу. В зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление нашей фирмой — порядок действий немного отличается, но логика общая: сначала создаётся физическое лицо, затем сотрудник, затем оформляется приём на работу с указанием подразделения, должности и даты.
Важно понимать разницу между картой сотрудника в справочнике и кадровым документом. Справочник хранит личные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт), а факт трудоустройства, оклад и график работы фиксирует документ «Приём на работу». Без этого документа сотрудник не попадёт в штатное расписание, по нему нельзя будет начислить зарплату и сформировать отчёты в фонды.
Ниже разобраны основные способы создания списка: ручное добавление, оформление через кадровые документы, загрузка из файла, а также формирование списка в виде отчёта для печати или выгрузки. Отдельно рассмотрены типичные ошибки и способы проверить, что список собран корректно.
Где в 1С хранится список сотрудников
В типовых конфигурациях данные о персонале распределены между несколькими объектами. Справочник «Физические лица» хранит персональные данные человека, которые не зависят от места работы. Справочник «Сотрудники» связывает физическое лицо с конкретной организацией и может содержать несколько записей для одного человека — например, при работе по совместительству в двух организациях.
Кадровые документы («Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение») фиксируют историю трудовых отношений: даты, должности, подразделения, условия оплаты. Именно на основании этих документов программа определяет, кто работает в компании на текущую дату.
Найти справочник можно через раздел «Кадры» → «Сотрудники» в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия 8.3 или через «Компания» → «Сотрудники» в 1С:Управление нашей фирмой. Если раздел «Кадры» не отображается, проверьте права пользователя и настройки состава функциональности.
Создание сотрудника вручную
Ручной ввод подходит, когда сотрудников немного или нужно добавить одного нового человека. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать существующее физическое лицо или создать новое — при создании нового откроется карточка с полями ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС.
Заполните обязательные поля. ФИО указывайте полностью, как в паспорте — от этого зависят отчёты в ПФР и ФНС. ИНН и СНИЛС проверяются программой по контрольным суммам: если номер введён с ошибкой, 1С выдаст предупреждение. Данные документа, удостоверяющего личность, вносятся по ссылке «Личные данные» или «Документы» в карточке физического лица.
После записи карточки сотрудника оформите приём на работу — без этого шага запись останется «технической»: человек есть в справочнике, но не числится в штате. Подробнее об этом в следующем разделе.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники», нажмите «Создать»
- 2Создайте новое физическое лицо и введите ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС
- 3Укажите организацию и заполните документ, удостоверяющий личность
- 4Запишите карточку и создайте документ «Приём на работу»
- 5Проверьте, что сотрудник появился в списке со статусом «работает»
Оформление приёма на работу
Документ «Приём на работу» создаётся из списка сотрудников кнопкой «Оформить документ» или из журнала «Кадры» → «Приёмы на работу». В документе укажите организацию, подразделение, должность, дату приёма и количество ставок. Если в организации ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — тогда оклад и надбавки подставятся автоматически.
На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад, премии, районные коэффициенты. На вкладке с графиком работы укажите рабочий график — без него расчёт зарплаты и табель будут некорректными. После заполнения проведите документ.
Признак успешного оформления: в списке сотрудников у человека появляется подразделение и должность, а в отчёте «Список работников организации» он отображается как действующий. Если сотрудник есть в справочнике, но в отчётах отсутствует — почти наверняка не проведён приём на работу.
Загрузка списка сотрудников из Excel
Если нужно завести десятки или сотни человек, ручной ввод нерационален. В 1С:ЗУП есть обработка загрузки данных из табличных документов: «Администрирование» → «Перенос данных» или через универсальную обработку «Загрузка данных из табличного документа» (доступна в конфигурациях на БСП). Подготовьте Excel-файл с колонками: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, подразделение, должность, дата приёма.
При загрузке сопоставьте колонки файла полям справочника. Программа построчно покажет, что будет создано, — проверьте результат до записи в базу. Учтите ограничение: стандартная загрузка создаёт физических лиц и сотрудников, но кадровые документы приёма обычно приходится формировать отдельно или дорабатывать обработку.
Альтернативный путь — начальное заполнение базы при переходе с другой программы (например, из 1С:ЗУП 7.7 или ЗиК) через штатные механизмы переноса. Они переносят и личные данные, и кадровую историю.
Сравнение вариантов
Подходит при штате до нескольких десятков человек. Полный контроль данных, но трудоёмко при массовом вводе.
Быстро для большого списка, но требует аккуратной подготовки файла и отдельного оформления приёмов на работу.
Единственный вариант, сохраняющий кадровую историю и остатки по отпускам; требует проверки корректности переноса.
Формирование списка сотрудников для печати
Когда данные внесены, часто нужен именно список — печатная форма для руководителя, банка или проверки. В 1С:ЗУП используйте отчёт «Список работников организации» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). В настройках отбора укажите организацию, подразделение и дату, на которую строится список.
Варианты отчёта позволяют вывести списки по категориям: работающие, уволенные за период, принятые за период. В расширенных настройках добавьте нужные колонки — табельный номер, должность, дату приёма, телефон. Готовый список сохраняется в Excel или PDF стандартной кнопкой «Сохранить».
В 1С:Бухгалтерии аналогичные данные дают отчёты «Сотрудники» и «Штатные сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры». Если типовых колонок не хватает, используйте универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с произвольным набором полей.
Как проверить результат
Отображается подразделение, должность, статус «работает»
Запись есть, но без должности — не проведён приём на работу
Число строк совпадает с фактическим штатом на дату
Лишние люди (не проведены увольнения) или пропуски (нет приёмов)
Один человек — одна карточка физлица
Два ИНН/СНИЛС на одного человека — риск ошибок в отчётности
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — сотрудник создан, но не принят на работу. Внешне всё выглядит заполненным, однако начисление зарплаты, отпускные и кадровые отчёты его «не видят». Вторая распространённая ошибка — дубли физических лиц при повторном приёме бывшего работника: всегда ищите человека по ИНН перед созданием новой карточки.
Третья группа ошибок связана с датами: приём оформлен «задним числом» после закрытия периода, или дата приёма позже даты первого начисления. В этом случае расчёты и отчёты расходятся, и приходится перепроводить документы. Также помните: удаление сотрудника, по которому есть проведённые документы, невозможно — можно только пометить на удаление после очистки ссылок, что в рабочей базе обычно не делают.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать сотрудника без ИНН и СНИЛС?
Технически карточка сохранится, но для приёма на работу и отчётности эти данные обязательны. Без СНИЛС не пройдут сведения в СФР, без ИНН возможны проблемы с персонифицированными отчётами. Запрашивайте документы у работника до оформления.
Как завести сотрудника, который работает по совместительству?
Для внутреннего совместительства создаётся второй элемент справочника «Сотрудники» для того же физического лица с отдельным приёмом на работу. Для внешнего совместительства из другой организации — отдельный сотрудник в соответствующей организации базы.
Почему сотрудник не отображается в отчёте по списку работников?
Чаще всего не проведён документ «Приём на работу» или в отборе отчёта указана дата раньше даты приёма. Проверьте также, что в настройках отчёта не стоит отбор по конкретному подразделению, в которое человек не зачислен.
Как удалить ошибочно созданного сотрудника?
Если по нему нет проведённых документов, пометьте элемент на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, сначала отмените их проведение и удалите, либо оставьте запись и исправьте данные — удаление в этом случае обычно невозможно.
Можно ли скопировать сотрудников из одной организации в другую внутри базы?
Штатного массового копирования нет: для каждой организации сотрудник создаётся отдельным элементом справочника с собственным приёмом на работу. Физическое лицо при этом используется общее — создавайте нового сотрудника на основании существующей карточки физлица.
Чем список сотрудников отличается от штатного расписания?
Штатное расписание — это перечень позиций (должностей с окладами), которые могут быть вакантными. Список сотрудников — конкретные люди, занимающие эти позиции. Один отражает структуру, другой — фактически работающий персонал.
Что важно запомнить
Список сотрудников в 1С строится на связке «физическое лицо → сотрудник → приём на работу». Создавайте карточку без дублей, обязательно проводите приём, а готовый список для печати получайте отчётом «Список работников организации» с проверкой по фактическому штату.