Другое · 9 мин
Как создать сотрудника в 1С 8.3
Пошаговая инструкция, как создать сотрудника в 1С 8.3: заполнение карточки, приём на работу, личные данные, проверка результата и типичные ошибки.
Карточка сотрудника — базовый элемент кадрового учёта в 1С 8.3. Без неё невозможно оформить приём на работу, начислить зарплату, рассчитать отпуск или сформировать отчётность по сотруднику. В типовых конфигурациях — «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация» — логика создания сотрудника схожа, но расположение команд немного отличается.
Важно понимать разницу между физическим лицом и сотрудником. Физическое лицо — это человек с паспортными данными, ИНН и СНИЛС. Сотрудник — это физическое лицо, связанное с конкретной организацией. Одно физическое лицо может иметь несколько записей сотрудника: основное место работы и внутреннее совместительство.
Ниже разобран полный цикл: от создания карточки до проверки, что сотрудник корректно попадает в начисления и отчёты.
Где находится справочник сотрудников в разных конфигурациях
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) справочник открывается через раздел «Кадры» → «Сотрудники». Здесь же доступны связанные документы: приёмы, переводы, увольнения, отпуска.
В «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 путь такой: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В некоторых настройках интерфейса справочник находится в разделе «Справочники» → «Сотрудники». Если раздел «Зарплата и кадры» не виден, проверьте, включён ли учёт зарплаты в настройках функциональности программы.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» справочник расположен в разделе «НСИ и администрирование» или «Кадры» — зависит от настроенного интерфейса. Если вы не находите нужный пункт, воспользуйтесь поиском по команде: нажмите в поле поиска в верхней части окна и введите «Сотрудники».
Создание карточки сотрудника: пошагово
Откройте список сотрудников и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит заполнить основные поля карточки. Порядок действий одинаков для большинства типовых конфигураций.
- 1Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») → «Сотрудники»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, если в базе их несколько
- 3Введите ФИО полностью — программа проверит, нет ли такого физического лица в базе
- 4Заполните дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН
- 5Откройте гиперссылку «Личные данные» и внесите паспортные данные и адрес
- 6Нажмите «Записать и закрыть»
- 7Оформите документ «Приём на работу» для начала расчётов
При вводе ФИО программа автоматически ищет совпадения среди физических лиц. Если человек уже был в базе (например, работал ранее и был уволен), выберите существующее физическое лицо — не создавайте дубликат. Дубли физических лиц ломают отчётность: персонифицированные сведения и 6-НДФЛ формируются по физлицу, и дубль приведёт к расхождениям.
Поле «СНИЛС» обязательно для кадрового учёта: без него не сформировать отчётность в СФР. ИНН желателен, но допускается отсутствие — тогда в отчётах будут использованы паспортные данные. Проверяйте номера по документам, а не со слов сотрудника: одна цифра с ошибкой приведёт к отказу в приёме отчётности.
Заполнение личных данных и документов
По гиперссылке «Личные данные» (или «Паспортные данные») открывается форма, где указываются документ, удостоверяющий личность, адрес регистрации, адрес фактического проживания и телефон. Эти сведения попадают в личную карточку Т-2, трудовой договор и отчётность.
Паспортные данные вводите с датой выдачи и кодом подразделения — они нужны для справок и некоторых форм отчётности. Адрес регистрации заполняйте по классификатору: начните вводить название населённого пункта, и программа подставит значения из адресного классификатора. Это важно для корректного определения кода региона в отчётах.
Если сотрудник — иностранец, укажите статус пребывания и данные документа, подтверждающего право на работу (патент, разрешение на работу, РВП или ВНЖ). Это влияет на ставку НДФЛ и страховые взносы.
Приём на работу: зачем нужен отдельный документ
Созданная карточка сотрудника — это только справочная запись. Чтобы человек появился в штатном расписании, расчёте зарплаты и табеле, нужен кадровый документ «Приём на работу». В ЗУП он создаётся из раздела «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или прямо из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ».
В документе указываются дата приёма, подразделение, должность, вид занятости (основное место, совместительство), график работы и начисления — оклад или тарифная ставка. Если ведётся штатное расписание, позицию выбирают из него, и условия оплаты подставляются автоматически.
После проведения документа сотрудник считается работающим с указанной даты. Проверьте: в карточке сотрудника появится информация о текущем месте работы, а в журнале кадровых документов — проведённый приказ о приёме.
Если сотрудник принят задним числом, вводите документ реальной датой приёма, а не текущей. Программа пересчитает начисления за прошлый период автоматически, но отчётность за закрытый период придётся корректировать отдельно.
Настройка выплат и банковских реквизитов
Для перечисления зарплаты на карту укажите в карточке сотрудника способ выплаты. В ЗУП это делается по гиперссылке «Выплаты, учёт затрат» или через документ «Лицевые счета сотрудников». Укажите зарплатный проект банка или номер карты/счёта, если зарплата переводится по реестру.
В «1С:Бухгалтерии 8» банковские реквизиты задаются в карточке сотрудника на вкладке «Выплата зарплаты». Если выплата идёт через кассу, банковские данные не обязательны — достаточно указать место выплаты «Через кассу».
Проверьте также налоговый статус: по умолчанию программа ставит «Резидент». Для нерезидентов и высококвалифицированных иностранных специалистов статус меняется в разделе «Налог на доходы» карточки физического лица — от этого зависит ставка НДФЛ.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания сотрудника и проведения приёма убедитесь, что всё работает. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, нажмите «Заполнить» — новый сотрудник должен попасть в табличную часть с рассчитанным окладом пропорционально отработанным дням.
Как проверить результат
Виден в справочнике «Сотрудники» с указанием организации
Записи нет или она без организации — карточка не записана
Есть проведённый «Приём на работу» с датой и должностью
Документ создан, но не проведён — сотрудник не попадёт в расчёт
Сотрудник заполняется в документе начисления с суммой
Строка пустая или сотрудник отсутствует — проверьте дату приёма и график работы
Сотрудник виден в списках для 6-НДФЛ и перссведений
Не попадает в отчёты — проверьте СНИЛС и статус физлица
Если ошибка обнаружена до расчёта зарплаты, исправьте данные прямо в карточке или документе. Если документ приёма уже участвовал в расчётах, не удаляйте его — создайте исправление или кадровый перевод, иначе нарушится последовательность расчётов.
Особые сценарии: совместительство и повторный приём
Внутренний совместитель
Для внутреннего совместительства создаётся вторая запись сотрудника для того же физического лица. В карточке нового сотрудника выберите существующее физическое лицо, а в документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Начисления и график задаются отдельно от основного места работы.
Повторный приём уволенного
Если человек раньше работал в организации, не создавайте новое физическое лицо. Найдите старую карточку сотрудника и оформите новый документ «Приём на работу». Стаж, остатки отпусков и история сохранятся, а отчётность по НДФЛ продолжится корректно.
Внешний совместитель
Внешний совместитель создаётся как обычный сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство». НДФЛ для него рассчитывается отдельно от основного места работы, вычеты предоставляются только по заявлению и только у одного работодателя.
Частые вопросы
Можно ли создать сотрудника без СНИЛС?
Технически программа позволит записать карточку, но без СНИЛС невозможно сдать персонифицированные сведения и ряд других форм. Запросите документ у сотрудника до начала расчётов или введите номер, как только он будет предоставлен.
Что делать, если при вводе ФИО программа нашла похожее физическое лицо?
Проверьте найденную запись: совпадают ли дата рождения, СНИЛС или паспорт. Если это тот же человек — выберите существующее физическое лицо. Если это тёзка с другими документами, создавайте новое физическое лицо.
Сотрудник создан, но не попадает в начисление зарплаты. Почему?
Чаще всего не проведён документ «Приём на работу» или дата приёма позже расчётного периода. Также проверьте график работы сотрудника и то, что организация в документе начисления совпадает с организацией приёма.
Как изменить ошибочно введённые паспортные данные?
Откройте карточку физического лица и исправьте данные по гиперссылке «Личные данные». История изменений сохраняется с датами, поэтому старые документы останутся с прежними данными, а новые отчёты возьмут актуальные.
Можно ли удалить ошибочно созданного сотрудника?
Если по сотруднику нет документов, запись можно пометить на удаление через «Ещё» → «Пометить на удаление» и затем выполнить удаление помеченных объектов. Если документы есть, запись не удалится — в этом случае исправляйте данные, а не удаляйте.
Нужно ли создавать сотрудника для договора ГПХ?
Да, физическое лицо и сотрудник создаются так же, но вместо приёма на работу оформляется документ «Договор подряда» (или «Договор ГПХ»). Страховые взносы и НДФЛ по таким договорам считаются по своим правилам.
Что важно запомнить
Сотрудник создаётся через справочник «Сотрудники», но для расчётов обязателен проведённый документ «Приём на работу». Не плодите дубликаты физических лиц, проверяйте СНИЛС и ИНН по документам, а результат контролируйте через заполнение документа начисления зарплаты.