Как создать штатное расписание в программе 1С

Штатное расписание в 1С — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный справочник позиций, от которого зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и кадровая отчётность. Если штатка ведётся корректно, при приёме сотрудника программа автоматически подставляет оклад, график работы и занятость, а отчёт «Штатная расстановка» показывает реальную картину по подразделениям.

В статье разобран порядок работы в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:ERP Управление предприятием», где механизм штатного расписания реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» полноценной штатки нет — там доступны только простые кадровые документы, поэтому для ведения штатного расписания с историей изменений нужна ЗУП или ERP.

Перед началом работы важно определиться с режимом ведения штатки: простой справочник позиций без истории либо полноценное ведение с документами изменения, индексацией и контролем штатных единиц. От этого выбора зависит вся дальнейшая настройка.

Выбор режима ведения штатного расписания

В 1С:ЗУП доступны три варианта работы со штаткой. Первый — штатное расписание не ведется: при приёме сотрудника все условия вводятся вручную, контроля ставок нет. Второй — ведение без истории изменений: позиции создаются и редактируются напрямую, прошлые состояния не сохраняются. Третий — полноценное ведение с историей: каждое изменение оформляется документом, и программа хранит, какая позиция действовала на любую дату.

Для организаций, где регулярно меняются оклады, вводятся и закрываются ставки, рекомендуется третий вариант. Он позволяет оформлять индексацию заработка документально и корректно рассчитывать средний заработок. Для небольшой компании со стабильной структурой достаточно второго режима.

Сравнение режимов ведения штатки

Без штатного расписания

Подходит для микрофирм с простым учётом. Ограничение: нет контроля ставок и автоподстановки условий при приёме.

Ведение без истории

Подходит для стабильной структуры. Ограничение: нельзя посмотреть, какой оклад был у позиции в прошлом периоде.

Ведение с историей изменений

Подходит для большинства организаций. Требует дисциплины: все изменения только документами, ручная правка позиций недопустима.

Включение штатного расписания в настройках

Настройка выполняется один раз при начале работы. Откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты и настройки организации» (или «Настройка» — «Учётная политика» в зависимости от версии) и перейдите на вкладку, связанную с штатным расписанием. Установите флажок «Ведется штатное расписание» и при необходимости отметьте «Ведется история изменений штатного расписания».

Дополнительно можно включить контроль штатных единиц — тогда программа не даст принять сотрудника на позицию, где все ставки заняты, либо выдаст предупреждение. Также здесь настраивается проверка соответствия фактической зарплаты размеру, заданному в штатке.

Создание позиций штатного расписания

Перед вводом позиций заполните базовые справочники: структуру организации (подразделения), должности, графики работы сотрудников. Позиция штатки объединяет подразделение и должность, поэтому без этих справочников корректно её создать не получится.

Перейдите в раздел «Кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В форме позиции укажите подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), дату утверждения и месяц, с которого позиция действует. На вкладке оплаты труда задайте начисления: оклад (тарифную ставку), надбавки, доплаты. Если включена история, новая позиция вводится документом «Изменение штатного расписания» — в этом случае в списке штатки нажмите «Утвердить» или создайте документ через раздел «Кадры».

1. 1
   Заполните справочники подразделений, должностей и графиков работы
2. 2
   Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» и создайте новую позицию
3. 3
   Укажите подразделение, должность, число ставок и дату начала действия
4. 4
   Задайте оклад и постоянные начисления на вкладке оплаты труда
5. 5
   Проведите документ утверждения и проверьте позицию в списке штатки

Обратите внимание на поле «Разряд, категория», если организация применяет тарифную сетку, и на возможность указать несколько начислений с разными способами расчёта. ФОТ по позиции программа рассчитывает автоматически на основании введённых начислений и количества ставок.

Изменение и закрытие позиций

Любые изменения — повышение оклада, изменение числа ставок, переименование должности — при включённой истории оформляются документом «Изменение штатного расписания». В документе выберите позицию, установите дату, с которой действует изменение, и скорректируйте нужные поля. Проведённый документ создаёт новую запись в истории позиции, при этом старые значения остаются доступны для отчётов за прошлые периоды.

Если ставка больше не нужна, позицию закрывают тем же документом изменения с указанием даты закрытия либо отдельной операцией «Закрыть позицию». Закрытая позиция перестаёт отображаться в актуальной штатке, но остаётся в истории. Удалять позицию из базы не рекомендуется, если по ней были кадровые документы, — это нарушит целостность данных.

Индексация окладов через штатное расписание

Массовое повышение окладов оформляется документом «Изменение штатного расписания» с заполнением списка позиций, либо специализированным документом «Изменение плановых начислений» / «Индексация заработка» в зависимости от версии конфигурации. Программа позволяет увеличить начисления на заданный коэффициент сразу по всем выбранным позициям.

Индексация через штатку важна для расчёта среднего заработка: если повышение окладов проведено документально по всему подразделению или организации, программа учтёт коэффициент индексации при расчёте отпускных и командировочных. Если оклады поменяли «вручную» только в кадровых приказах отдельных сотрудников, коэффициент может быть применён некорректно.

Печать формы Т-3 и отчёты по штатке

Унифицированная форма Т-3 формируется из списка штатного расписания: откройте «Кадры» — «Штатное расписание» и выберите печатную форму «Штатное расписание (Т-3)». В настройках можно указать дату, на которую строится форма, организацию и подписантов. Программа выведет позиции с окладами, надбавками и итоговым месячным фондом зарплаты.

Кроме Т-3, полезны отчёты «Штатная расстановка» (показывает, кто занимает ставки, и вакансии), «Штатные сотрудники» и «Остатки отпусков» в связке со структурой. Отчёт «Штатная расстановка» — основной инструмент контроля: он сопоставляет плановое количество ставок с фактически занятыми.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Все ставки заполнены или числятся вакантными, расхождений нет

Тревожный признак

Сотрудник занимает больше ставок, чем предусмотрено позицией

Приём на работу

Норма

Программа подставляет оклад и график из позиции автоматически

Тревожный признак

Условия приходится вводить вручную, позиция не выбирается

Форма Т-3

Норма

Итоговый ФОТ совпадает с суммой по позициям

Тревожный признак

Часть позиций отсутствует или ФОТ расходится

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дублирование позиций: вместо изменения существующей позиции создают новую с той же должностью и подразделением. В результате история разрывается, а в отчётах появляются «лишние» вакансии. Вторая распространённая ошибка — ввод позиций прошлой датой после того, как сотрудники уже приняты: кадровые документы могут не «увидеть» позицию, если она начала действовать позже даты приёма.

Учитывайте и ограничения платформы: дробные ставки поддерживаются, но округление ФОТ в отчётах может давать копеечные расхождения — это нормально. Если в организации несколько обособленных подразделений, проверьте, как в настройках задана иерархия структуры, иначе Т-3 сгруппируется не так, как ожидает кадровик.

Перед массовым вводом штатки удобно сначала создать две-три позиции, принять на них тестовых сотрудников в копии базы и проверить расчёт и отчёты. Так проще поймать ошибки в настройках начислений, чем исправлять их после ввода всей структуры.

Частые вопросы

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

Полноценного механизма штатки с историей и контролем ставок в 1С:Бухгалтерии нет. Доступны кадровые документы приёма, перевода и увольнения с ручным вводом условий. Для ведения штатного расписания с историей нужны 1С:ЗУП или 1С:ERP.

Как изменить оклад сразу по всем сотрудникам подразделения?

Создайте документ «Изменение штатного расписания», подберите нужные позиции и примените коэффициент повышения к начислениям. После проведения зарегистрируйте изменения для работающих сотрудников кадровым переводом или документом изменения плановых начислений — в зависимости от версии конфигурации.

Что делать, если при приёме позиция не выбирается?

Проверьте три вещи: включено ли ведение штатки в настройках, действует ли позиция на дату приёма (дата начала не позже даты приказа) и не закрыта ли позиция. Также убедитесь, что позиция относится к той же организации, что и документ приёма.

Как оформить совместительство на 0,5 ставки?

В позиции штатки укажите нужное количество ставок, например 1,5, либо создайте отдельную позицию с 0,5 ставки. При приёме на работу по совместительству в кадровом документе задайте вид занятости и долю ставки — программа пропорционально рассчитает начисления.

Можно ли загрузить штатное расписание из Excel?

Штатного типового загрузчика из Excel в ЗУП нет, но позиции можно перенести через обработку загрузки данных из табличного документа (если она доступна в вашей версии) либо силами программиста через собственную обработку. На практике при небольшом числе позиций быстрее ввести их вручную.