Как создать штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный учётный механизм. От него зависят приёмы на работу, переводы, расчёт оклада, кадровые отчёты и контроль вакансий. Если расписание настроено корректно, программа сама подставляет размер оплаты при кадровых документах и не даёт принять сотрудника на несуществующую позицию.

Перед началом работы важно понять: в ЗУП штатное расписание строится на основе справочника «Позиции штатного расписания», а не на прямом редактировании формы Т-3. Каждая позиция связана с подразделением и должностью, содержит количество ставок, график работы, размер оплаты и надбавки. Изменения ведутся документами, что обеспечивает историю — можно посмотреть, какая структура действовала на любую дату.

Ниже разобран полный цикл: включение функциональности, создание позиций, изменение и закрытие расписания, индексация, проверка ошибок и типовые проблемы начинающих пользователей.

Подготовка: включение функциональности штатного расписания

По умолчанию в новой базе ведение штатного расписания может быть отключено — тогда приёмы и переводы оформляются без привязки к позициям. Проверьте настройку по пути: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Штатное расписание» (в части релизов путь: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»). Установите флажок «Ведется штатное расписание».

Дополнительные опции определяют глубину учёта:

• Ведется история изменений штатного расписания — все правки оформляются документами, хранится история по датам. Рекомендуется включать всегда, если штатка меняется чаще, чем раз в год.
• Проверять штатное расписание на соответствие кадровым приказам — программа блокирует приём на закрытую или отсутствующую позицию и контролирует превышение числа ставок.
• Использовать вилку ставок — позволяет задавать минимум и максимум оплаты вместо фиксированного значения.
• Использовать разряды и категории — для тарификации по разрядам, актуально для бюджетных организаций.

Создание подразделений и должностей — основа структуры

Позиция штатного расписания не существует отдельно от оргструктуры. Перед её созданием убедитесь, что в справочнике «Подразделения» (раздел «Настройка» или «Кадры») заведены все отделы с корректной иерархией. Подразделение определяет, куда будет принят сотрудник и как будут группироваться данные в отчётах.

Справочник «Должности» содержит наименования профессий и должностей по штатке. Здесь же указываются признаки, влияющие на учёт: категория должности (руководитель, специалист и т.д.), вредные условия труда, код по ОКПДТР. Эти данные потом уходят в отчётность и персонифицированный учёт, поэтому заполняйте их сразу, а не «потом».

Типичная ошибка — заводить в «Должности» варианты с указанием отдела («Бухгалтер отдела продаж», «Бухгалтер склада»). Это дублирование: принадлежность к отделу задаётся позицией штатного расписания, а должность должна быть одна — «Бухгалтер».

Создание позиций штатного расписания

Основная работа ведётся в справочнике «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание»). Кнопка «Создать» открывает карточку новой позиции. Заполните поля:

• Подразделение — отдел, в котором числится ставка.
• Должность — выбор из справочника должностей.
• Количество ставок — можно указать дробное значение, например 0,5 или 1,25.
• График работы сотрудников — график по умолчанию для принимаемых на позицию.
• Размер оплаты — оклад или тарифная ставка; при включённой вилке — минимум и максимум.
• Надбавки — табличная часть с постоянными начислениями, действующими на позиции.
• Дата утверждения — с какого числа позиция действует.

Если история изменений включена, новая позиция создаётся документом «Утверждение штатного расписания» — в него можно включить сразу несколько позиций табличной частью. Это удобно при первичном заполнении: один документ утверждает всю структуру организации на дату.

1. 1
   Проверьте и заполните справочники «Подразделения» и «Должности»
2. 2
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания»)
3. 3
   Добавьте позиции: подразделение, должность, число ставок, оклад, надбавки
4. 4
   Укажите дату утверждения и проведите документ
5. 5
   Откройте список «Штатное расписание» и сформируйте печатную форму Т-3 для проверки

Изменение, закрытие позиций и индексация

Любые правки действующего расписания при включённой истории выполняются документами, а не редактированием карточки позиции. Документ «Изменение штатного расписания» позволяет изменить оклад, число ставок, надбавки, график, а также закрыть позицию (установить дату закрытия — с неё приём на позицию станет невозможен).

Для массового повышения окладов используйте документ «Индексация штатного расписания». Он умножает размеры оплаты выбранных позиций на коэффициент. Важно: индексация штатки сама по себе меняет только расписание. Чтобы повышение отразилось в начислениях сотрудников, дополнительно оформляется документ «Индексация заработка» (или «Изменение плановых начислений») — иначе зарплата останется по старым окладам.

Закрытые позиции не удаляются из справочника — они остаются с признаком закрытия и датой. Это правильно: исторические кадровые документы ссылаются на них, а удаление нарушило бы целостность данных.

Печать формы Т-3 и проверка результата

Унифицированная форма Т-3 формируется из списка позиций: раздел «Кадры» → «Штатное расписание», кнопка печати или команда «Штатное расписание (Т-3)». В настройках отчёта выберите организацию и дату, на которую нужна форма. Программа выведет только действующие на эту дату позиции с окладами, надбавками и итоговым фондом.

Для анализа удобны встроенные отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты»: «Штатное расписание», «Штатные сотрудники», «Остатки штатных единиц» (показывает вакансии), «Расходы на персонал». Отчёт «Остатки штатных единиц» — главный инструмент сверки: он показывает разницу между утверждёнными ставками и фактически занятыми.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Норма

По каждой позиции видно: утверждено ставок, занято, свободно; нет отрицательных остатков

Тревожный признак

Отрицательные значения — сотрудников принято больше, чем ставок; позиция в отчёте отсутствует — не утверждена

Приём на работу на новую позицию

Норма

Позиция выбирается, оклад и надбавки подставляются автоматически

Тревожный признак

Позиция не находится в списке — не утверждена на дату приёма или закрыта

Печатная форма Т-3

Норма

Все отделы и позиции присутствуют, итоговый месячный фонд сходится с расчётом

Тревожный признак

Позиции дублируются или суммы не совпадают — проверьте даты утверждения и надбавки

Типичные ошибки и ограничения

Большинство проблем со штатным расписанием в ЗУП сводится к датам и к рассинхронизации с кадровыми документами. Программа строго привязывает позиции к датам утверждения: если приём оформлен раньше даты утверждения позиции, позиция просто не будет доступна для выбора.

Вторая группа ошибок — попытки редактировать прошлые периоды напрямую. Если нужно исправить оклад «задним числом», создавайте документ изменения с корректной датой, а не правьте карточку позиции. Прямая правка при включённой истории создаёт расхождения между документами и справочником.

Учитывайте и ограничение по правам: работа со штатным расписанием требует профиля с доступом к кадровым документам. Если кнопки создания неактивны, проверьте права пользователя у администратора базы.

FAQ по штатному расписанию в 1С:ЗУП

Можно ли вести штатное расписание без истории изменений?

Да, опция истории отключается в настройках. Тогда позиции редактируются напрямую в карточке. Такой режим проще, но не хранит, какая структура действовала раньше, и не подходит организациям, где нужна история для проверок и анализа. Форма Т-3 при этом формируется только на текущее состояние.

Как принять сотрудника на полставки?

В позиции штатного расписания укажите количество ставок 0,5 (или примите сотрудника на 0,5 ставки при наличии свободной целой ставки). В документе «Приём на работу» вид занятости и доля ставки определяют расчёт: оклад из позиции умножится на долю ставки автоматически.

Почему позиция не выбирается в документе приёма на работу?

Основные причины: позиция утверждена датой позже даты приёма; позиция закрыта; позиция относится к другой организации; в настройках не включено ведение штатного расписания. Проверьте дату утверждения в карточке позиции и организацию в шапке документа.

Как массово повысить оклады всем сотрудникам?

Оформите документ «Индексация штатного расписания» с коэффициентом повышения — он изменит оклады в позициях. Затем создайте документ «Индексация заработка» для сотрудников, иначе их плановые начисления останутся прежними. Оба документа должны иметь одинаковую дату вступления в силу.

Что делать, если сотрудники уже приняты, а штатку вводим сейчас?

Создайте позиции документом «Утверждение штатного расписания» датой не позже самого раннего приёма, затем откройте кадровые документы сотрудников и укажите в них соответствующие позиции. После сверки отчётом «Остатки штатных единиц» можно включать проверку соответствия кадровых приказов.

Как закрыть позицию, на которой есть сотрудник?

Сначала оформите перевод сотрудника на другую позицию или увольнение — программа не даст корректно закрыть занятую ставку. После освобождения ставки создайте документ «Изменение штатного расписания» и установите дату закрытия позиции. Саму позицию из справочника не удаляйте.