Другое · 8 мин
Как создать штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП
Как включить, создать и настроить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: добавление позиций, надбавки, история изменений, отчёты и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 — это справочник позиций организации, который связывает кадровые документы, начисления и отчётность в единую систему. Когда позиция создана в штатном расписании, приём сотрудника на работу занимает пару минут: программа сама подставляет оклад, надбавки и график работы.
Механизм поддерживает историю изменений: можно зафиксировать, что с определённой даты оклад по позиции вырос или количество ставок сократилось, не теряя данных прошлых периодов. Это важно для расчёта среднего заработка, индексации и проверок.
Ниже разобран полный цикл работы: от включения настройки до проверки результата отчётами. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1.
Где находится штатное расписание и как включить механизм
По умолчанию в новой информационной базе ведение штатного расписания может быть отключено — тогда одноимённого раздела в меню не будет. Проверьте настройку: перейдите в Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика и другие настройки → Штатное расписание. Установите флажок «Ведется штатное расписание».
Там же включаются дополнительные опции: история изменений штатного расписания, «вилка» окладов (минимум и максимум вместо точного значения) и контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию. Включать историю рекомендуется сразу: если решить это позже, прошлые изменения придётся вносить вручную.
После включения настройки в разделе Кадры появятся пункты «Штатное расписание», «Изменения штатного расписания» и отчёты по нему. Если база уже ведётся без штатного расписания и сотрудники приняты «вручную», программа предложит создать позиции автоматически по данным кадровых документов.
Создание первой позиции штатного расписания
Откройте Кадры → Штатное расписание и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: организация (в базе с несколькими юрлицами), подразделение, должность. Наименование позиции формируется автоматически из должности и подразделения, но его можно изменить вручную.
Укажите количество ставок — можно дробное значение, например 0,5 или 1,25. Дата утверждения определяет, с какого момента позиция действует: принять сотрудника на эту позицию раньше даты утверждения не получится.
На вкладке «Оплата труда» задайте начисления: оклад (в рублях, тарифной ставке или процентах), надбавки, доплаты. Для каждого начисления можно указать точный размер или вилку «от–до», если эта опция включена. На вкладке «Дополнительно» при необходимости заполняются условия труда, характер работы и график работы сотрудников.
- 1Включите ведение штатного расписания в учётной политике организации
- 2Откройте Кадры → Штатное расписание и нажмите «Создать»
- 3Укажите подразделение, должность, количество ставок и дату утверждения
- 4Заполните начисления на вкладке «Оплата труда»
- 5Проведите документ и проверьте позицию в отчёте «Штатное расписание (Т-3)»
Изменение окладов и состава позиций
Ошибка новичков — редактировать позицию напрямую, когда нужно изменить оклад или закрыть ставку. При включённой истории изменений правильный путь — документ Кадры → Изменения штатного расписания → Изменение штатного расписания. Документ фиксирует новое состояние с конкретной даты, а старое остаётся в истории.
В документе выберите позиции, которые меняются, и укажите новые значения: оклад, надбавки, количество ставок. Для закрытия позиции установите дату окончания её действия. Документ «Индексация штатного расписания» позволяет увеличить оклады сразу по группе позиций на заданный коэффициент.
Важно понимать связь с сотрудниками: изменение штатного расписания само по себе не меняет начисления уже принятых работников. Для них оформляется «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод», иначе человек продолжит получать старый оклад при новой штатке.
Индексация заработка и её связь со штатным расписанием
Когда оклады повышаются по всей организации, корректная последовательность такая: сначала документ «Изменение штатного расписания» (или «Индексация штатного расписания»), затем документ «Изменение оплаты труда» для сотрудников. В последнем есть кнопка «Заполнить по штатному расписанию» — программа сама подтянет новые оклады и рассчитает коэффициент индексации.
Коэффициент индексации влияет на расчёт среднего заработка для отпусков и командировок. Если изменить оклад только в кадровом документе, минуя штатное расписание, расчёт среднего может пройти без учёта индексации — сотрудник недополучит отпускные, а при проверке это расценят как нарушение.
Проверка результата: отчёты по штатному расписанию
Основной инструмент контроля — отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Штатное расписание (Т-3). Он формирует унифицированную форму на любую дату с учётом истории изменений. Сверьте его с приказом об утверждении штатного расписания: должны совпасть наименования позиций, количество ставок и оклады.
Отчёт «Анализ штатного расписания» показывает занятые и свободные ставки по каждой позиции — удобно для планирования найма. Отчёт «Соответствие штатному расписанию» выявляет расхождения: сотрудников, принятых на несуществующие позиции или с окладом, отличным от штатного.
Как проверить результат
Все позиции с корректными окладами и ставками
Позиции без оклада, нулевые ставки, дубли должностей
Список расхождений пуст
Сотрудники с окладом, не совпадающим со штаткой
Позиция выбирается из списка, начисления подставляются автоматически
Позиция недоступна для выбора или начисления пустые
Типичные ошибки и ограничения механизма
Самая частая проблема — дубли позиций. Они возникают, когда вместо изменения существующей позиции создают новую с тем же подразделением и должностью. Итог: ставки «размазываются», отчёты врут, кадровые документы привязываются к разным позициям. Лечится закрытием лишних позиций и переводом сотрудников.
Вторая ошибка — отключённая история изменений в базе с длинной историей. Ретроспективное исправление оклада «задним числом» ломает отчётность прошлых периодов и расчёты среднего заработка. Третья типичная ситуация: позиция создана, но дата утверждения позже даты приёма сотрудника — документ приёма не проводится.
Когда штатное расписание можно не вести
Механизм не обязателен: в ЗУП можно принимать сотрудников, вручную указывая подразделение, должность и начисления в кадровом документе. Так делают в микроорганизациях с двумя-тремя сотрудниками, где структура не меняется.
Однако без штатного расписания недоступны отчёты Т-3 и анализ ставок, усложняется массовая индексация и контроль расхождений. Если в организации больше десятка сотрудников или планируются изменения окладов, ведение штатного расписания окупает время на настройку.
Что важно запомнить
Включите ведение и историю штатного расписания в учётной политике до начала работы. Позиции создавайте через раздел «Кадры», изменения — только документом «Изменение штатного расписания», а результат проверяйте отчётами Т-3 и «Соответствие штатному расписанию».
Частые вопросы
Как закрыть позицию, если на ней ещё числится сотрудник?
Сначала оформите кадровый перевод сотрудника на другую позицию или увольнение. Затем документом «Изменение штатного расписания» установите дату окончания действия позиции. Программа не даст закрыть позицию с занятыми ставками раньше даты освобождения.
Можно ли указать оклад вилкой «от–до»?
Да, если в настройках штатного расписания включена опция «Используется вилка окладов и надбавок». В позиции задаются минимальное и максимальное значения, а конкретный оклад сотрудника фиксируется в кадровом документе в пределах вилки.
Почему при приёме сотрудника не подставляются начисления?
Чаще всего позиция не утверждена на дату приёма или в ней не заполнена вкладка «Оплата труда». Откройте позицию, проверьте дату утверждения и наличие начислений. Также убедитесь, что в документе приёма выбрана именно позиция штатного расписания, а не просто должность.
Как перенести штатное расписание из другой программы?
Штатное расписание можно заполнить загрузкой из табличного документа (Excel) через встроенный механизм загрузки данных, если он доступен в вашей редакции, либо создать позиции автоматически по уже введённым кадровым документам — программа предложит такой вариант при первом включении настройки.
Что делать, если обнаружились дубли позиций?
Определите «правильную» позицию по истории изменений и занятым ставкам. Сотрудников с дублей переведите кадровыми переводами на неё, затем закройте лишние позиции документом «Изменение штатного расписания». После этого проверьте отчёт «Соответствие штатному расписанию» — расхождений быть не должно.