Другое · 13 мин
Как создать штатное расписание с нуля в 1С
Пошаговая инструкция по созданию штатного расписания в 1С:ЗУП с нуля: настройка учетной политики, ввод позиций, надбавки, история изменений и проверка ошибок.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм учета: от него зависят приемы сотрудников, кадровые переводы, расчет окладов и отчеты по численности. Если вести его с самого начала и правильно, кадровые документы заполняются автоматически, а плановый ФОТ считается без ручных доработок. Если настроить небрежно — придется исправлять начисления и расхождения в отчетах задним числом.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 — именно там механизм штатного расписания реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» полноценного штатного расписания нет, там доступны только справочники подразделений и должностей, поэтому для кадрового учета нужна ЗУП. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учетной политики и создание кадровых документов.
Работа строится в четыре этапа: включение механизма в настройках, подготовка справочников (подразделения, должности, начисления), ввод позиций штатного расписания и проверка результата через отчеты. Ниже каждый этап разобран с конкретными действиями и типичными ошибками.
Проверьте, доступен ли механизм штатного расписания в вашей конфигурации
Механизм ведения штатного расписания по умолчанию может быть отключен. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Настройка состава разделов» → «Штатное расписание»). Найдите флажок «Ведется штатное расписание» и включите его. После этого в разделе «Кадры» появятся документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».
Рядом находятся дополнительные опции, которые влияют на всю дальнейшую работу. Флажок «Автоматическая проверка штатного расписания на соответствие кадровым документам» заставит программу контролировать, чтобы приемы и переводы не выходили за рамки утвержденных позиций. Опция «Используется история изменений штатного расписания» включает версионирование: каждое изменение оформляется отдельным документом с датой, и можно посмотреть, как выглядело расписание на любой прошлый период.
Включайте историю изменений сразу, даже если компания небольшая. Без нее изменения позиций затирают предыдущее состояние, и восстановить, какой оклад был у позиции полгода назад, будет невозможно без копий базы. Отключить историю позже можно, а вот восстановить утерянную историю — нет.
Подготовьте справочники: подразделения, должности и начисления
Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность», поэтому оба справочника должны быть заполнены до ввода расписания. Подразделения создаются в разделе «Настройка» → «Подразделения» или «Кадры» → «Подразделения». Задайте иерархию: управление, отделы, участки. Для каждого подразделения можно указать руководителя, территорию и условия труда — эти данные потом подтянутся в кадровые документы и отчеты.
Должности заполняются в справочнике «Должности» (раздел «Настройка» → «Должности»). Помимо наименования, в карточке должности указывается категория персонала, а при необходимости — вредные условия труда для спецоценки и дополнительных отпусков. Не плодите дубли: «Менеджер», «менеджер» и «Менеджер отдела продаж» — три разные записи, которые потом разнесут одну и ту же позицию по разным строкам отчетов.
Третий обязательный блок — начисления. Оклад, районный коэффициент, процентная надбавка, ежемесячная премия: каждая выплата, которая войдет в позицию, должна существовать в плане видов расчета «Начисления» (раздел «Настройка» → «Начисления»). Если стандартного начисления «Оплата по окладу» достаточно — используйте его. Для специфических доплат создайте свои виды расчета с правильной формулой и налогообложением, иначе придется исправлять расчеты зарплаты вручную.
Введите первое штатное расписание документом «Утверждение штатного расписания»
Первичное расписание создается документом «Кадры» → «Штатное расписание» → «Утверждение штатного расписания». Укажите организацию (если их несколько), дату утверждения и месяц, с которого расписание начинает действовать. Дата важна: приемы сотрудников на позиции этого расписания нельзя будет оформить раньше даты его вступления в силу.
По кнопке «Добавить» или «Подбор» создайте позиции. Для каждой строки укажите подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5) и начисления с размерами. Размер оклада вводится в поле начисления; если используется тарифная сетка или вилка окладов, включите соответствующие настройки заранее. Программа автоматически посчитает месячный ФОТ по позиции с учетом всех надбавок.
После заполнения проведите документ. С этого момента позиции становятся доступными для приема на работу: в документе «Прием на работу» при выборе позиции подтянутся подразделение, должность, график и список начислений. Если позиция не появляется в подборе — проверьте, проведен ли документ утверждения и не указана ли дата приема раньше даты вступления расписания в силу.
- 1Включите «Ведется штатное расписание» и историю изменений в настройках
- 2Заполните справочники подразделений и должностей без дублей
- 3Проверьте наличие нужных начислений в плане видов расчета
- 4Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой вступления в силу
- 5Добавьте позиции: подразделение, должность, число ставок, начисления и размеры
- 6Проведите документ и сформируйте отчет «Штатное расписание (Т-3)» для сверки
Настройте надбавки, графики работы и дополнительные параметры позиций
В карточке позиции помимо оклада можно указать любое количество надбавок: за вредность, за разъездной характер работы, персональные повышающие коэффициенты. Важно различать надбавки, закрепленные за позицией (они одинаковы для всех, кто на ней работает), и персональные доплаты конкретному сотруднику — последние оформляются кадровыми документами, а не штатным расписанием.
График работы сотрудников обычно задается в приеме на работу, но если позиция предполагает особый режим (сменный график, вахта), убедитесь, что соответствующий график создан в справочнике «Графики работы сотрудников» и корректно заполнен на период действия расписания. От графика зависит расчет нормы времени, а значит — и окладная часть при неполном месяце.
Если в организации применяются ежемесячные премии процентом от оклада, заведите премию как отдельное начисление и добавьте его в позицию. Тогда плановый ФОТ в отчетах будет отражать реальную структуру оплаты труда, а не только голый оклад. Это важно для бюджетирования и для отчета «Штатная расстановка», который показывает занятые и свободные ставки.
Вносите изменения правильно: индексация, новые и закрываемые позиции
После утверждения первичного расписания любые правки оформляются документом «Изменение штатного расписания» — не редактируйте задним числом уже проведенное утверждение. В документе изменения можно добавить новые позиции, изменить размер начислений по существующим или закрыть ненужные позиции с указанной даты. Каждый такой документ формирует срез расписания на свою дату.
Для массового повышения окладов используйте документ «Изменение плановых начислений» или механизм индексации заработка (раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников»), если он включен в настройках. Индексация изменит не только позиции штатного расписания, но и плановые начисления уже принятых сотрудников — это избавит от двойного ввода и расхождений между расписанием и фактическими начислениями.
Закрытие позиции не увольняет занимающих ее сотрудников автоматически. Если на закрываемой ставке числится работник, программа покажет предупреждение, но документ провести даст. Сначала оформите переводы или увольнения, и только потом закрывайте позицию — иначе получите сотрудника, числящегося на несуществующей ставке, и ошибки в отчетах по численности.
Проверьте результат: отчеты и контроль соответствия кадровым документам
Основной инструмент проверки — отчет «Штатное расписание (Т-3)» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты». Сформируйте его на текущую дату и сверьте с бумажным документом: число ставок, оклады, надбавки и итоговый ФОТ должны совпадать. Отчет «Штатная расстановка» покажет, сколько ставок занято, сколько вакантно и кто именно занимает каждую позицию.
Для контроля расхождений используйте отчет «Соответствие штатному расписанию» (или аналогичный в вашем релизе): он показывает сотрудников, чьи плановые начисления отличаются от позиции, и позиции с превышением числа ставок. Расхождения обычно возникают после ручных кадровых переводов или персональных доплат — разберите каждую строку и приведите данные к единому состоянию.
Проверку стоит делать не только после первичного ввода, но и регулярно — например, перед расчетом зарплаты за месяц и перед сдачей регламентированной отчетности. Это дешевле, чем исправлять начисления за закрытый период.
Как проверить результат
Ставки, оклады и ФОТ совпадают с утвержденным бумажным документом
Расхождения в окладах или лишние/пропущенные позиции
Число занятых ставок не превышает утвержденное, вакансии отражают реальность
Перебор ставок по позиции или сотрудники на закрытых позициях
Позиция подбирается, начисления и график заполняются автоматически
Позиция недоступна в подборе или начисления пустые
Список расхождений пуст или содержит только осознанные персональные доплаты
Массовые расхождения окладов сотрудников и позиций
Ограничения механизма и когда нужна доработка
Типовой механизм покрывает стандартные задачи: позиции, ставки, начисления, история, отчеты. Однако есть сценарии, где его не хватает. Сложная вилка окладов с автоматическим расчетом по грейдам, многоуровневое согласование изменений расписания, интеграция с бюджетированием — все это требует либо расширений, либо доработки конфигурации.
Если в организации несколько обособленных подразделений с собственными расписаниями, учтите, что в ЗУП штатное расписание ведется в целом по организации, а не по обособкам — фильтрация выполняется через подразделения. Для групп компаний с централизованным кадровым учетом может понадобиться настройка прав доступа, чтобы кадровики филиалов видели только свои позиции.
Перед любой доработкой зафиксируйте требования: какие отчеты не получается получить типовыми средствами, какие согласования нужны. Часто оказывается, что задача решается настройкой прав, дополнительными реквизитами позиции или пользовательскими полями в отчетах — без изменения кода конфигурации и потери поддержки обновлений.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?
Полноценного механизма штатного расписания в 1С:Бухгалтерии нет — там доступны только справочники подразделений и должностей для кадровых документов. Если нужны позиции, ставки, плановый ФОТ и форма Т-3, используйте 1С:ЗУП. Частая схема — вести кадры и зарплату в ЗУП, а в бухгалтерию выгружать только проводки.
Как оформить изменение оклада одной позиции?
Создайте документ «Изменение штатного расписания», укажите дату, с которой действует новый оклад, найдите позицию и измените размер начисления. Проведите документ. Помните: у сотрудников, занимающих позицию, плановое начисление изменится только после оформления кадрового перевода или изменения оплаты труда — само по себе изменение позиции зарплату людям не пересчитывает.
Можно ли указать дробную ставку, например 0,5?
Да, в поле количества ставок допускаются дробные значения. При приеме сотрудника на такую позицию укажите долю ставки в кадровом документе — тогда оклад будет рассчитываться пропорционально. Следите, чтобы сумма занятых долей по позиции не превышала утвержденное количество ставок.
Что делать, если позиция не появляется при приеме на работу?
Проверьте три вещи: проведен ли документ утверждения или изменения расписания, не раньше ли даты вступления расписания в силу дата приема, и не закрыта ли позиция более поздним документом изменения. Также убедитесь, что в приеме выбрана та же организация, для которой утверждено расписание.
Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?
Если включена история изменений, сформируйте отчет «Штатное расписание (Т-3)» и укажите нужную дату — программа покажет срез на этот момент. Если история не велась, восстановить прошлое состояние можно только из архивных копий базы или по сохраненным печатным формам.
Нужно ли перенастраивать расписание при обновлении релиза ЗУП?
Нет, настройки и данные штатного расписания сохраняются при типовом обновлении. Но после обновления стоит проверить, не появились ли новые опции в настройках (например, дополнительные проверки соответствия), и сформировать контрольный отчет Т-3, чтобы убедиться в корректности данных.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:ЗУП создается в четыре шага: включение механизма и истории изменений, заполнение подразделений, должностей и начислений, ввод позиций документом «Утверждение штатного расписания», проверка отчетами Т-3 и «Штатная расстановка». Все дальнейшие правки оформляйте только документами изменения с новой датой, а перед включением механизма в базе с действующими сотрудниками делайте резервную копию.