Как создать раздел 1.2 в ЕФС-1 в 1С 8.3

Раздел 1.2 отчета ЕФС-1 предназначен для передачи в Социальный фонд России сведений о страховом стаже работников — по сути, он заменил ранее существовавший отчет СЗВ-СТАЖ. Его сдают один раз по итогам календарного года, а также при увольнении пенсионера и в некоторых других ситуациях. В 1С 8.3 (ЗУП и Бухгалтерия) раздел формируется автоматически на основе кадровых данных, но требует проверки корректности периодов работы.

Ошибки в разделе 1.2 приводят к отказу в приеме отчета или к тому, что стаж сотрудника учитывается неверно, что в перспективе влияет на назначение пенсии. Поэтому важно не просто нажать кнопку «Заполнить», а понимать, какие события попадают в отчет, как проверить данные и что делать при расхождениях.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки учетных данных до отправки готового отчета, с разбором типичных проблем и способов их устранения.

Что такое раздел 1.2 ЕФС-1 и когда его сдают

ЕФС-1 — единая форма сведений для Социального фонда России, объединившая несколько ранее самостоятельных отчетов. Раздел 1.2 содержит сведения о трудовой (иной) деятельности застрахованных лиц: периоды работы, условия труда, основания для досрочного назначения пенсии.

Основные случаи сдачи раздела 1.2:

• ежегодная отчетность — по всем сотрудникам, работавшим в отчетном году, в срок до 25 января следующего года;
• при подаче работником заявления о назначении пенсии — в течение трех календарных дней;
• при увольнении пенсионера — в составе сведений о кадровых событиях.

Важно понимать: раздел 1.2 не существует отдельно от формы ЕФС-1. В 1С вы создаете отчет ЕФС-1 и включаете в него нужные подразделы — в данном случае 1.2.

Подготовка данных перед формированием раздела

Качество раздела 1.2 напрямую зависит от состояния кадрового учета в базе. Отчет заполняется автоматически из документов: приемов на работу, переводов, увольнений, отпусков без сохранения заработной платы, командировок и других событий.

Перед формированием отчета выполните следующие проверки:

• все сотрудники, работавшие в отчетном периоде, оформлены документами «Прием на работу» и «Увольнение» (если применимо), а не только приказами в бумажном виде;
• периоды отпусков без сохранения зарплаты отражены документами, а не введены вручную в табеле;
• у сотрудников заполнены СНИЛС, ФИО без ошибок, даты рождения;
• указаны коды особых условий труда для вредных и опасных профессий, если применимо.

Для проверки персональных данных удобно использовать встроенный сервис проверки СНИЛС и ИНН, доступный в карточке сотрудника. Ошибка в одной букве фамилии приведет к тому, что СФР не сопоставит сведения с лицевым счетом человека.

Пошаговое создание раздела 1.2 в 1С 8.3

Порядок действий приведен для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3». В «1С:Бухгалтерии 8» логика аналогична, отличается только расположение пунктов меню.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» (или «Отчеты» → «Регламентированные отчеты»).
2. 2
   Нажмите «Создать» и в списке форм найдите «ЕФС-1» (форма для СФР).
3. 3
   Укажите организацию и отчетный период — календарный год.
4. 4
   В структуре отчета отметьте для включения подраздел 1.2 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».
5. 5
   Нажмите «Заполнить» — программа автоматически сформирует сведения по сотрудникам из кадровых документов.
6. 6
   Проверьте заполненные периоды работы, коды условий труда и персональные данные.
7. 7
   Выполните встроенную проверку отчета кнопкой «Проверить» и устраните выявленные ошибки.
8. 8
   Сохраните отчет, затем отправьте в СФР через 1С-Отчетность или выгрузите файл для передачи иным способом.

После нажатия «Заполнить» программа формирует по каждому сотруднику строки с датами начала и окончания периодов, кодами территориальных и особых условий труда, основаниями исчисления стажа. Если сотрудник работал весь год без прерываний, будет одна строка на весь период.

Проверка заполненных сведений о стаже

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность: программа отражает то, что введено в учет. Особое внимание уделите сотрудникам с нестандартными ситуациями.

Контрольные точки

Как проверить результат

Периоды работы сотрудника

Норма

Периоды идут подряд без разрывов и наложений, даты совпадают с приказами

Тревожный признак

Пропущены месяцы, даты пересекаются или не совпадают с кадровыми документами

Отпуска без сохранения зарплаты

Норма

Отражены отдельными периодами с соответствующим кодом, если превышают нормативную длительность

Тревожный признак

Отпуск не отражен вовсе или включен в обычный период работы без кода

Персональные данные

Норма

СНИЛС, ФИО, дата рождения совпадают с документами сотрудника

Тревожный признак

Опечатки в ФИО, устаревшая фамилия после ее смены

Коды особых условий труда

Норма

Проставлены для профессий из списков вредных и опасных работ

Тревожный признак

Коды отсутствуют у сотрудников, которым положена досрочная пенсия

Если вы обнаружили расхождение, не исправляйте данные вручную прямо в форме отчета. Ручная правка «оторвет» отчет от учетных данных: при следующем перезаполнении исправления пропадут, а в учете ошибка останется. Правильный путь — исправить кадровый документ (или ввести недостающий) и перезаполнить отчет.

Проверка через встроенный контроль

Кнопка «Проверить» в форме отчета запускает контроль формата и логики: обязательность реквизитов, корректность СНИЛС, непротиворечивость дат. При подключенной 1С-Отчетности дополнительно доступна проверка по контрольным соотношениям СФР перед отправкой.

Отправка отчета в СФР

Если у вас подключена 1С-Отчетность, отправка выполняется непосредственно из формы отчета кнопкой «Отправить». Отслеживайте статус сдачи: после отправки должны прийти квитанция о приеме и протокол контроля. Отчет считается принятым только при положительном результате протокола.

Если электронного обмена нет, отчет выгружается в файл XML кнопкой «Выгрузить» и передается через личный кабинет страхователя на сайте СФР или иной операторский сервис. Убедитесь, что выгружаете файл именно в актуальном формате — при обновлении форматов СФР старые версии конфигурации могут формировать файл, который не пройдет прием.

Типичные ошибки и их устранение

Отдельная ситуация — сотрудники, у которых в течение года менялась фамилия. Перед формированием отчета убедитесь, что в карточке физического лица отражена актуальная фамилия, а в СФР ранее подавались сведения об изменении персональных данных.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли включать в раздел 1.2 сотрудников, уволенных в начале года?

Да. В годовой раздел 1.2 включаются все сотрудники, которые работали хотя бы один день в отчетном году, включая уволенных. Для них указывается период с начала года (или с даты приема) по дату увольнения.

Что делать, если раздел 1.2 заполнился пустым?

Проверьте, что в базе есть проведенные кадровые документы за отчетный период и что в настройках отчета выбран правильный период и организация. Также убедитесь, что сотрудники оформлены именно по трудовым договорам в этой организации, а не в другой базе или по договорам ГПХ (для ГПХ предусмотрены другие подразделы).

Можно ли сдать только раздел 1.2 без остальных разделов ЕФС-1?

Да. Форма ЕФС-1 состоит из независимых подразделов, и вы включаете в отчет только те, которые обязаны сдать в конкретной ситуации. Для годовой отчетности о стаже достаточно подраздела 1.2 с титульными сведениями.

Как исправить ошибку в уже сданном разделе 1.2?

Сформируйте корректирующий отчет ЕФС-1 за тот же период с видом «корректировка» (или дополнение), исправив предварительно данные в учете. Корректировка подается по тем сотрудникам, чьи сведения изменились.

Почему отпуск без сохранения зарплаты не отражается в стаже?

Наиболее частая причина — отпуск оформлен только отметкой в табеле, а не документом «Отсутствие» (или аналогичным). Введите соответствующий документ за нужный период и перезаполните отчет.