Другое · 10 мин
Как создать работника в 1С: пошаговая инструкция
Подробная инструкция по созданию сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: заполнение карточки, приём на работу, начисления, проверка данных и типичные ошибки.
Карточка сотрудника — базовый объект кадрового учёта в 1С. Без неё невозможно оформить приём на работу, начислить зарплату, рассчитать отпуск или сформировать отчётность в фонды. Ошибки на этапе создания работника приводят к сбоям в расчётах НДФЛ, страховых взносов и к расхождениям в регламентированной отчётности, поэтому важно сразу внести данные корректно.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) учёт ведётся через справочник «Сотрудники» и кадровые документы, в 1С:Бухгалтерии — через сокращённую карточку сотрудника с возможностью оформления приёма на работу. В обеих программах логика схожа: сначала создаётся физическое лицо, затем сотрудник, после чего оформляется кадровый документ.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата, с разбором типичных ошибок и особенностей разных конфигураций.
Какие данные подготовить перед созданием сотрудника
Прежде чем открывать программу, соберите документы нового работника. Понадобятся: паспорт (серия, номер, кем и когда выдан), СНИЛС, ИНН (если есть), адрес регистрации и фактического проживания, номер телефона. Для расчёта зарплаты и пособий дополнительно нужны реквизиты банковского счёта или номер карты для перечисления зарплаты.
Если работник имеет право на вычеты по НДФЛ (например, на детей), подготовьте заявление и подтверждающие документы — свидетельства о рождении. Для инвалидов, ветеранов и других льготных категорий потребуются справки, влияющие на налогообложение. Также заранее уточните условия трудового договора: должность, подразделение, оклад или тарифная ставка, график работы, дата приёма и испытательный срок.
Создание сотрудника в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Сотрудники». Нажмите кнопку «Создать». Программа предложит ввести ФИО — после ввода 1С автоматически проверит, нет ли в базе физического лица с такими данными. Если человек ранее работал в организации, система предложит выбрать существующую запись, чтобы не создавать дубликат.
В карточке сотрудника заполните основные поля: организацию (если в базе их несколько), дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. По гиперссылке «Паспортные данные» или «Документ, удостоверяющий личность» внесите реквизиты паспорта. В поле «Адрес» укажите адрес регистрации — он используется при заполнении отчётности и справок.
Обратите внимание на поле «Головная организация» и «Подразделение» в шапке — на этапе создания карточки эти данные могут быть пустыми, они подтянутся из документа приёма на работу. Само по себе сохранение карточки сотрудника не означает, что человек принят в штат: это лишь справочная запись.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
- 2Введите ФИО и выберите существующее физлицо или создайте новое
- 3Заполните СНИЛС, ИНН, дату рождения, паспортные данные
- 4Запишите карточку и оформите документ «Приём на работу»
- 5Проверьте, что сотрудник появился в списке работающих
Оформление приёма на работу
Ключевой шаг — документ «Приём на работу». Без него сотрудник существует в справочнике, но не числится в штате, не получает начислений и не попадает в табель. Создать документ можно двумя способами: из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ» → «Приём на работу» или из журнала «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения».
В документе укажите дату приёма, подразделение, должность (выбирается из штатного расписания, если оно ведётся), график работы и количество ставок. На вкладке «Оплата труда» задайте плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Если ведётся штатное расписание, начисления подтянутся из позиции автоматически — проверьте их суммы.
На вкладках «Договор» и «Дополнительно» укажите вид занятости (основное место работы или совместительство), условия испытательного срока и номер трудового договора. После проведения документа сотрудник считается принятым, а программа начнёт учитывать его в расчёте зарплаты с даты приёма.
Приём по совместительству и на несколько ставок
Внутреннее совместительство оформляется как отдельный сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу. При создании выберите существующее физлицо, а в приёме укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Для внешнего совместителя создаётся новое физлицо с видом занятости «Внешнее совместительство». Количество ставок (0,5; 0,25 и т.д.) задаётся в документе приёма и влияет на расчёт оклада пропорционально.
Создание сотрудника в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 карточка сотрудника находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Нажмите «Создать» и заполните ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН и паспортные данные по соответствующим закладкам. Интерфейс проще, чем в ЗУП, но основные реквизиты те же.
Приём на работу оформляется кнопкой «Оформить документ» → «Приём на работу» из карточки сотрудника или через журнал «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу». Укажите дату, подразделение, должность, тип занятости и оклад. В бухгалтерской конфигурации начисления обычно ограничены окладом и простыми надбавками — сложные схемы мотивации требуют ЗУП.
Для перечисления зарплаты на карту заполните в карточке сотрудника поле с банковским счётом или укажите лицевой счёт в зарплатном проекте. Если зарплата выдаётся через кассу, этот шаг можно пропустить.
Сравнение вариантов
Полный кадровый учёт: штатное расписание, отпуска, больничные, воинский учёт. Подходит при штате от десятка человек и выше.
Упрощённый кадровый блок: приём, оклад, простые начисления. Достаточно для небольшой организации с простой системой оплаты.
Альтернатива для микробизнеса, но требует выгрузки данных в бухгалтерскую программу для сводного учёта.
Настройка налогов, вычетов и начислений
После приёма проверьте налоговый статус сотрудника. В карточке физического лица по ссылке «Налог на доходы» указывается статус: резидент или нерезидент. От этого зависит ставка НДФЛ. Также здесь фиксируются данные о стандартных вычетах — в ЗУП они вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» из раздела «Налоги и взносы».
Плановые начисления назначаются документом приёма, но при необходимости их можно изменить позже документом «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод». Не редактируйте начисления напрямую в карточке, минуя документы: история изменений потеряется, и расчёт за прошлые периоды станет невоспроизводимым.
Удержания (алименты, займы) оформляются отдельными документами — «Исполнительный лист», «Постоянное удержание в пользу третьих лиц». Их вводят только после того, как сотрудник принят и ему назначены начисления.
Проверка результата
После оформления убедитесь, что всё сделано правильно. Откройте журнал «Сотрудники» — новый работник должен отображаться в списке с указанием подразделения и должности. Если колонки пустые, документ приёма не проведён или проведён с ошибкой.
Сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату приёма — сотрудник должен присутствовать в списке. Затем создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и проверьте, что сотрудник подбирается в табличную часть и ему рассчитывается оклад пропорционально отработанным дням.
Как проверить результат
Отображается подразделение и должность
Пустые колонки — приём не проведён
Работник есть в списке с даты приёма
Сотрудника нет или дата неверна
Оклад рассчитывается пропорционально дням
Сотрудник не подбирается или сумма нулевая
Программа не выдаёт предупреждений о контрольном числе
Сообщение о неверном СНИЛС при записи
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать сотрудника без СНИЛС?
Технически карточка сохранится, но провести приём и сдать отчётность без СНИЛС не получится. Если сотрудник впервые устраивается на работу, СНИЛС оформляет работодатель через СФР. До получения номера введите данные черновиком и обязательно дополните карточку, как только свидетельство будет выдано.
Сотрудник раньше работал в компании — создавать новую карточку?
Нет. При вводе ФИО программа предложит выбрать существующее физическое лицо — согласитесь. Затем оформите новый документ «Приём на работу» на ту же запись сотрудника или создайте нового сотрудника, привязанного к старому физлицу. Дубликат физлица приведёт к раздвоению персонифицированных данных.
Почему сотрудник создан, но зарплата ему не начисляется?
Чаще всего не проведён документ «Приём на работу» или в нём не назначены плановые начисления. Также проверьте дату приёма: если она позже расчётного периода, сотрудник не попадёт в начисление. Реже причина — незаполненный график работы, по которому программа считает отработанное время.
Как исправить ошибку в ФИО или СНИЛС после создания?
Откройте карточку физического лица и отредактируйте данные напрямую — справочная информация исправляется без кадровых документов. Смену фамилии в реальной жизни (замужество и т.п.) в ЗУП оформляют документом «Изменение личных данных», чтобы сохранилась история для отчётности за прошлые периоды.
Нужно ли создавать сотрудника для договора ГПХ?
Да, физическое лицо по договору ГПХ тоже вносится в справочник сотрудников, но вместо приёма оформляется документ «Договор (работы, услуги)» или «Договор ГПХ». Вид занятости при этом не назначается, и человек не включается в среднесписочную численность.
Как перенести сотрудников из другой программы?
Используйте типовую обработку переноса данных или загрузку из файла (в ЗУП есть механизмы обмена с 1С:Бухгалтерией и загрузки из Excel через расширения). При ручном переносе сначала заводите физлиц, затем приёмы с корректными датами, а начисления проверяйте сверкой с расчётными листками из старой системы.
Что важно запомнить
Создание работника в 1С состоит из трёх обязательных шагов: карточка физического лица с корректными СНИЛС и паспортными данными, документ «Приём на работу» с должностью и графиком, назначение плановых начислений. Проверяйте результат через отчёт «Штатные сотрудники» и черновик начисления зарплаты.