Другое · 13 мин
Как создать приказ о приеме на работу в 1С
Пошаговая инструкция по созданию приказа о приеме на работу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: заполнение документа, печать формы Т-1, проверка данных и типичные ошибки.
Приказ о приеме на работу — первый кадровый документ, который оформляется на нового сотрудника в программе 1С. От корректности его заполнения зависят дальнейший расчет зарплаты, начисление налогов и взносов, отчетность в фонды и формирование сведений для СЭДО. Ошибка в дате приема, подразделении или размере оклада приведет к неверным начислениям, которые придется исправлять сторнирующими документами.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Прием на работу», в 1С:Бухгалтерии 8 — документ «Прием на работу» из раздела «Зарплата и кадры». Логика в обоих случаях схожа: сначала проверяется наличие сотрудника в справочнике, затем заполняются условия трудоустройства, после чего документ проводится и при необходимости распечатывается унифицированная форма Т-1 или произвольный бланк организации.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки результата, а также типичные ошибки и способы их исправления.
Подготовка: что проверить перед созданием приказа
До создания документа убедитесь, что в программе корректно заполнены связанные справочники. Приказ о приеме ссылается на организацию, подразделение, должность и график работы — если какого-то элемента нет, его придется создавать «на лету», что повышает риск ошибок и дублей.
Проверьте следующие данные: актуальное наименование организации и ее реквизиты, наличие нужного подразделения в структуре, должность в штатном расписании (если оно ведется), график работы сотрудника и виды начислений (оклад, премии, надбавки). Если в базе ведется штатное расписание, убедитесь, что по нужной позиции есть свободная ставка — иначе документ либо не проведется, либо создаст сверхштатную единицу в зависимости от настроек.
Также подготовьте первичные данные нового сотрудника: ФИО точно как в паспорте, дату рождения, ИНН, СНИЛС, сведения о трудовом договоре (номер, дата, срочный или бессрочный). Эти сведения понадобятся при создании физического лица и сотрудника.
Создание сотрудника и физического лица
В 1С сотрудник и физическое лицо — разные объекты. Физическое лицо хранит персональные данные (ФИО, документы, ИНН, СНИЛС), а сотрудник — это физлицо в привязке к конкретной организации. У одного физлица может быть несколько сотрудников: например, основное место работы и внутреннее совместительство.
При создании нового сотрудника программа обычно предлагает подобрать существующее физлицо по ФИО. Обязательно проверьте список похожих: если человек уже работал в организации ранее, нужно выбрать существующую карточку, а не создавать дубль. Дубли физических лиц — одна из самых проблемных ошибок: они ломают персонифицированную отчетность, расчет НДФЛ нарастающим итогом и стаж для больничных.
Заполните в карточке физического лица ФИО строго по паспорту, дату рождения, пол, гражданство. ИНН и СНИЛС внесите до проведения приема — эти данные обязательны для отчетности, и корректнее внести их сразу, чем возвращаться позже.
Заполнение документа «Прием на работу» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы») и нажмите «Создать» → «Прием на работу». Документ состоит из нескольких логических блоков, каждый из которых влияет на дальнейшие расчеты.
Основные поля: организация, сотрудник, дата приема (с этой даты начинается стаж и начисление зарплаты), подразделение, должность (или позиция штатного расписания), количество ставок, график работы. Если прием оформляется на испытательный срок, укажите его окончание — программа напомнит о завершении срока.
На вкладке «Оплата труда» укажите основное начисление — как правило, «Оплата по окладу» — и его размер. Если штатное расписание ведется, размер подтянется из позиции автоматически; при ручном вводе проверьте сумму по трудовому договору. Здесь же добавьте постоянные надбавки и премии, если они предусмотрены. Не добавляйте разовые выплаты (например, премию к юбилею) — они оформляются отдельными документами.
На вкладке «Трудовой договор» внесите номер и дату договора, вид занятости (основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство), условия труда. Для срочного договора обязательно укажите дату окончания и основание — эти данные попадут в отчетность.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Прием на работу»
- 2Выберите организацию и сотрудника (при необходимости создайте нового)
- 3Укажите дату приема, подразделение, должность, количество ставок и график работы
- 4На вкладке «Оплата труда» задайте оклад и постоянные начисления
- 5Заполните номер и дату трудового договора, вид занятости
- 6Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Приказ о приеме на работу (Т-1)»
Прием на работу в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Приемы на работу» (или «Кадровые документы»). Нажмите «Создать», укажите сотрудника, дату приема, подразделение, должность, график работы и размер оклада. Документ проще, чем в ЗУП: нет штатного расписания и расширенных настроек начислений.
Обратите внимание на поле «Способ отражения в учете» — от него зависит, на какой счет затрат будет отнесена зарплата сотрудника (например, 20, 25, 26 или 44). Если оставить значение по умолчанию, проводки могут попасть не на тот счет, и затраты придется перераспределять вручную.
Если в базе несколько организаций, дважды проверьте поле «Организация» до проведения. Прием, оформленный на другую организацию, не попадет в нужную отчетность, а исправление потребует отмены проведения и пересоздания документа.
Печать приказа: форма Т-1 и свои бланки
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. Стандартно доступна унифицированная форма Т-1 (для приема одного сотрудника) и Т-1а (для нескольких сотрудников одним приказом). В ЗУП также могут быть доступны произвольные формы приказа, если их добавили в настройки.
Унифицированные формы с 2013 года не обязательны для коммерческих организаций — можно использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике. В 1С собственные макеты подключаются через механизм дополнительных печатных форм или доработку конфигурации. Для типовой Т-1 проверьте, что в приказ подтянулись номер и дата трудового договора, условия оплаты и испытательный срок.
Подписанный бумажный приказ хранится в кадровом деле. Электронный документ в 1С юридической силы сам по себе не имеет — он служит основанием для учетных записей, поэтому бумажный (или подписанный квалифицированной электронной подписью) экземпляр все равно нужен.
Сравнение вариантов печатных форм
Стандартный приказ на одного сотрудника. Подходит большинству организаций, не требует настройки.
Приказ на прием нескольких сотрудников одновременно. Удобна при массовом найме, но в ЗУП оформляется отдельным механизмом.
Допустим для коммерческих организаций при утверждении в учетной политике. Требует подключения внешней печатной формы или доработки.
Проверка результата после проведения
Проведенный приказ создает записи в регистрах: кадровая история сотрудника, плановые начисления, график работы. Чтобы убедиться, что все отразилось корректно, откройте карточку сотрудника — там должны появиться текущее место работы, подразделение, должность и размер оплаты.
Проверьте, что сотрудник попал в отчет «Штатные сотрудники» (или «Список сотрудников») на дату приема, и что в расчетном листке за первый месяц плановое начисление соответствует договору. Если дата приема — середина месяца, оклад должен рассчитаться пропорционально отработанным дням по графику.
Дополнительно сверьте, что документ попал в журнал кадровых документов с правильным номером и датой. Если нумерация сбилась (например, после ручного изменения номера), восстановите ее до конца периода, чтобы не было пробелов при проверках.
Как проверить результат
Отображаются подразделение, должность, оклад и дата приема
Поля пустые или показывают старое место работы
Оклад соответствует трудовому договору, действует с даты приема
Начисление отсутствует или сумма отличается от договора
Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням
Начислен полный оклад при приеме в середине месяца или начисления нет вовсе
Номер, дата, должность и условия оплаты совпадают с договором
В приказе пустые поля или устаревшие реквизиты организации
Типичные ошибки и их исправление
Самая частая ошибка — неверная дата приема. Если документ уже проведен и по сотруднику рассчитана зарплата, просто изменить дату нельзя: сначала отмените начисления, затем исправьте приказ и пересчитайте зарплату заново. В ЗУП для исправления кадровых данных предусмотрен механизм исправительных документов — используйте его вместо прямой отмены проведения.
Вторая типичная ситуация — создание дубля физического лица или сотрудника. Если дубль уже создан, не удаляйте его напрямую: сначала перенесите документы на правильную карточку или воспользуйтесь штатной обработкой поиска и объединения дублей, затем пометьте лишний элемент на удаление.
Третья группа ошибок — неправильные плановые начисления: оклад введен с ошибкой в сумме, добавлена лишняя надбавка или выбран не тот вид расчета. Проверяйте вкладку «Оплата труда» по трудовому договору до проведения документа — исправить до расчета зарплаты намного проще, чем после.
Особые случаи: совместительство, срочный договор, испытательный срок
Внутреннее совместительство
Для внутреннего совместителя в ЗУП создается отдельный сотрудник для того же физического лица. В документе приема укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» и отдельную должность с собственным окладом. Начисления по основному месту и совместительству рассчитываются независимо, а НДФЛ — суммарно по физлицу.
Срочный трудовой договор
При приеме на определенный срок обязательно заполните дату окончания договора и основание срочности (по Трудовому кодексу). Программа будет сигнализировать о приближении окончания срока, а данные попадут в отчетность. Если срочность не указать, уведомление о расторжении можно пропустить, что создает юридические риски.
Испытательный срок
Поле испытательного срока влияет только на печатную форму приказа и напоминания. Укажите дату окончания испытания, чтобы она отобразилась в форме Т-1. Увольнение по результатам испытания оформляется отдельным документом с соответствующим основанием.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить прием задним числом в 1С?
Технически документ можно создать любой датой, но период должен быть открыт для редактирования. Если месяц закрыт и отчетность сдана, прием задним числом потребует корректировки уточненными отчетами. Вводите документ фактической датой приказа и не «переносите» прием ради удобства расчетов.
Чем прием отличается от кадрового перевода?
Прием создает новое трудовое отношение с сотрудником, которого раньше не было в организации. Кадровый перевод меняет условия работы действующего сотрудника — подразделение, должность, оклад. Если человек уже числится в базе, используйте «Кадровый перевод», а не новый прием.
Почему сотрудник не появляется в расчете зарплаты?
Чаще всего причина в том, что документ приема не проведен, указана неверная дата приема (позже расчетного периода) или не задано плановое начисление на вкладке «Оплата труда». Также проверьте, что график работы сотрудника заполнен на нужный месяц.
Нужно ли распечатывать приказ, если ведется электронный кадровый документооборот?
При полноценном КЭДО с квалифицированной электронной подписью бумажный приказ не обязателен. Если КЭДО не внедрен, подписанный руководителем бумажный экземпляр формы Т-1 или собственного бланка обязателен — документ в 1С сам по себе его не заменяет.
Как исправить оклад, если ошибка найдена через несколько месяцев?
В ЗУП используйте документ «Изменение плановых начислений» или исправление кадрового документа с даты обнаружения, а доначисление за прошлые периоды оформите отдельно. Прямое редактирование старого приказа после расчетов и выплат нарушит последовательность учета.
Можно ли оформить один приказ на нескольких сотрудников?
В 1С:ЗУП есть механизм группового приема с печатью формы Т-1а. В 1С:Бухгалтерии документ оформляется на каждого сотрудника отдельно. Для массового найма в ЗУП удобнее использовать обработку группового ввода кадровых документов.
Что важно запомнить
Приказ о приеме создается документом «Прием на работу»: в ЗУП — из раздела «Кадры», в Бухгалтерии — из «Зарплата и кадры». Проверьте справочники до создания, не допускайте дублей физических лиц, сверьте оклад с трудовым договором до проведения и распечатайте форму Т-1 после. Ошибки, обнаруженные после расчета зарплаты, исправляйте документами-исправлениями, а не прямым редактированием.