Другое · 9 мин
Как создать позицию в 1С: подробная инструкция
Как создать позицию штатного расписания в 1С:ЗУП и позицию номенклатуры в 1С:УТ и ERP. Пошаговые инструкции, типичные ошибки, проверка результата и ответы на частые вопросы.
Термин «позиция» в программах 1С используется в двух разных смыслах, и от этого зависит порядок действий. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) позиция — это элемент штатного расписания: связка подразделения и должности с условиями оплаты труда. В торговых конфигурациях (1С:Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) под позицией обычно понимают карточку номенклатуры — товара или услуги.
Прежде чем создавать позицию, определите, какая задача стоит: оформить новую штатную единицу для приёма сотрудника или добавить товар в справочник для продаж и складского учёта. Ниже разобраны оба сценария с точными действиями, проверками результата и типичными ошибками.
Определяем, какая позиция нужна
Если вы работаете в 1С:ЗУП и готовите документы на сотрудника, вам нужна позиция штатного расписания. Без неё невозможно провести приём на работу или кадровый перевод: программа потребует указать позицию из справочника. Такая позиция хранит количество ставок, оклад, надбавки, график работы и период действия.
Если вы ведёте торговый или складской учёт, позиция — это элемент справочника «Номенклатура». Он нужен для оформления поступлений, реализаций, перемещений и формирования отчётов по товарам. Создание такой позиции занимает пару минут, но требует правильно выбранного вида номенклатуры, от которого зависят счета учёта и настройки.
Как выбрать действие
Создаём позицию штатного расписания в 1С:ЗУП
Перед созданием позиции убедитесь, что в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика». Если штатное расписание не ведётся, позиции создавать не требуется — в кадровых документах указываются только подразделение и должность.
Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции укажите организацию, подразделение и должность из соответствующих справочников. Если нужного подразделения или должности нет, создайте их заранее — позиция не может существовать без этих реквизитов.
Далее заполните условия: количество ставок, дату утверждения, оклад или тарифную ставку, надбавки и доплаты, график работы сотрудников. Проверьте итоговый фонд оплаты труда — программа рассчитывает его автоматически на основании введённых начислений. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».
- 1Проверьте, что в учётной политике включено штатное расписание
- 2Создайте подразделение и должность, если их нет в справочниках
- 3Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать»
- 4Заполните организацию, подразделение, должность и количество ставок
- 5Укажите оклад, надбавки, график работы и дату утверждения
- 6Запишите позицию и проверьте её появление в списке штатного расписания
Изменение и закрытие позиции
Если условия по позиции меняются — например, увеличивается оклад или количество ставок — не редактируйте старую запись задним числом. Используйте документ «Изменение штатного расписания» из раздела «Кадры»: он сохранит историю изменений, и расчёт зарплаты за прошлые периоды не пострадает. Для закрытия позиции предусмотрено поле «Дата закрытия» или аналогичный документ.
Создаём позицию номенклатуры в торговых конфигурациях
В 1С:Управление торговлей, ERP и Комплексной автоматизации откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в некоторых версиях — «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура»). Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры: «Товар», «Услуга», «Работа» и т.д. Вид определяет, как позиция будет участвовать в учёте: товары учитываются на складе, услуги — нет.
Заполните наименование — оно попадёт в документы и печатные формы. Укажите единицу измерения, артикул, ставку НДС. Если используется несколько цен, перейдите на вкладку цен или воспользуйтесь обработкой установки цен номенклатуры. Для товаров, требующих серийного учёта или характеристик (размер, цвет), включите соответствующие опции в виде номенклатуры.
После сохранения позиция станет доступна во всех документах: поступлениях, реализациях, счетах, заказах. Проверьте, что она корректно подставляется в документ и цена заполняется автоматически, если настроено ценообразование.
Проверяем результат
Для штатной позиции контрольный признак — появление строки в списке «Штатное расписание» с верными подразделением, должностью и ставками. Дополнительно откройте отчёт «Штатное расписание» или «Остатки штатных единиц» и убедитесь, что позиция видна на нужную дату. Затем создайте тестовый документ «Приём на работу» и проверьте, что позиция выбирается, а начисления подставляются автоматически.
Для номенклатуры проверьте карточку на полноту: наименование, вид, единица измерения, НДС. Создайте черновик реализации или поступления и убедитесь, что позиция подставляется, цена и счета учёта заполняются корректно, остатки по складу двигаются после проведения.
Как проверить результат
Строка видна с нужными подразделением, должностью и ставками
Позиция отсутствует или отображается с нулевой датой
Позиция выбирается, начисления подставляются автоматически
Позиции нет в списке выбора или оклад пустой
Цена, НДС и счета учёта заполняются автоматически
Поля пустые или подставляется чужой счёт учёта
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка в ЗУП — создание дублей позиций вместо изменения существующей. Это раздувает штатное расписание и приводит к путанице в кадровых документах. Перед созданием воспользуйтесь поиском по подразделению и должности: возможно, позиция уже существует, но закрыта — тогда достаточно снять дату закрытия или создать изменение.
Вторая ошибка — редактирование позиции задним числом после того, как по ней рассчитана зарплата. Это может изменить расчёты прошлых периодов и привести к расхождениям в отчётности. Всегда используйте документы изменения штатного расписания с датой вступления в силу.
В торговых конфигурациях типичная проблема — неверный вид номенклатуры: услуга, созданная как товар, попадает в складские отчёты и искажает остатки. Также не забывайте про права доступа: если кнопка «Создать» недоступна, у пользователя нет прав на добавление элементов справочника — обратитесь к администратору системы.
Когда обращаться к специалисту
Самостоятельное создание позиций безопасно, если вы работаете в типовой конфигурации и понимаете структуру учёта. Однако есть ситуации, где лучше привлечь специалиста по 1С: доработанная конфигурация с нестандартными документами, массовая загрузка позиций из внешних файлов, настройка обмена между ЗУП и бухгалтерской программой.
Также не экспериментируйте с групповой обработкой справочников в рабочей базе без резервной копии. Перед массовыми изменениями создайте копию информационной базы или выполните операцию сначала в тестовой среде.
Частые вопросы
Можно ли удалить позицию штатного расписания?
Да, но только если по ней нет проведённых документов. При наличии ссылок программа не даст удалить позицию физически — используйте пометку на удаление и обработку «Удаление помеченных объектов», либо просто закройте позицию датой, чтобы она не предлагалась в новых документах.
Почему созданная позиция не видна при приёме на работу?
Чаще всего не заполнена дата утверждения или дата приёма сотрудника раньше даты утверждения позиции. Проверьте также, что позиция принадлежит той же организации, что и кадровый документ, и не установлена дата закрытия.
Как создать сразу много позиций номенклатуры?
Используйте встроенную обработку загрузки данных из табличного документа (в разделе «НСИ и администрирование» или через «Все функции»). Подготовьте файл Excel или CSV с наименованиями, артикулами и ценами и сопоставьте колонки с реквизитами справочника.
Чем позиция отличается от должности в 1С:ЗУП?
Должность — это просто название из справочника («менеджер», «бухгалтер»). Позиция — это должность в конкретном подразделении с конкретными условиями: ставками, окладом и графиком. Одна должность может использоваться в десятках разных позиций.
Можно ли скопировать позицию вместо создания с нуля?
Да. В списке штатного расписания или номенклатуры выделите существующую строку и используйте кнопку «Скопировать» (или F9). Затем измените отличающиеся реквизиты — подразделение, оклад, наименование — и запишите новую позицию.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП позиция создаётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание» с указанием подразделения, должности, ставок и начислений; изменения оформляйте документами, а не редактированием задним числом. В торговых конфигурациях позиция — это элемент справочника «Номенклатура», где критично правильно выбрать вид (товар или услуга). Перед массовыми операциями делайте резервную копию базы.