Как создать позицию (должность) в 1С: пошаговое руководство

Позиция (должность) — один из базовых элементов кадрового учёта в 1С. Без корректно созданной должности нельзя оформить приём сотрудника на работу, перевод, заполнить штатное расписание и правильно рассчитать зарплату. Ошибки на этом этапе приводят к сбоям в отчётах, неверным начислениям и проблемам при сдаче регламентированной отчётности.

Порядок создания позиции зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется справочник «Должности» и, при включённом учёте, «Штатное расписание», а в 1С:Бухгалтерии должность создаётся прямо из карточки сотрудника или документа приёма на работу. Ниже разобраны оба сценария, настройка связанных параметров и проверка результата.

Где находится справочник должностей в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 справочник «Должности» открывается через раздел «Настройка» → «Должности» или «Кадры» → «Должности». Это простой справочник: минимально в нём достаточно наименования, но для полноценного учёта заполняют дополнительные реквизиты — категорию должности, условия труда, ОКПДТР и другие.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 должность добавляется из раздела «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности», либо непосредственно при приёме сотрудника: в поле «Должность» нажимают «Создать» и вводят наименование. Учёт здесь упрощённый, поэтому реквизитов меньше.

Создание должности в справочнике: пошагово

Откройте справочник «Должности» и нажмите кнопку «Создать». В карточке заполните наименование — оно должно соответствовать формулировкам, используемым в трудовых договорах и штатном расписании, чтобы не было расхождений в кадровых документах.

Далее заполните дополнительные реквизиты, если они требуются вашей учётной политике: краткое наименование, категория должности (руководитель, специалист, рабочий), код по ОКПДТР, особые условия труда. Эти данные попадут в отчёты, в том числе в статистическую отчётность и сведения о вредных условиях труда.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка» → «Должности» (или «Кадры» → «Должности»)
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите полное наименование должности
3. 3
   Заполните категорию, код ОКПДТР и условия труда при необходимости
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть»
5. 5
   Проверьте, что должность выбирается в документе приёма на работу

Создание позиции в штатном расписании

Если в настройках учёта включено ведение штатного расписания (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»), простого создания должности недостаточно — нужно завести позицию. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» либо «Изменить штатное расписание», если ведётся история изменений.

В карточке позиции укажите подразделение, должность из справочника, количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тарифную ставку и надбавки. Проверьте дату утверждения — приём сотрудника на эту позицию возможен только с даты, не ранее утверждения позиции.

Настройка начислений и условий для позиции

Для позиции штатного расписания важно корректно указать состав начислений: оклад, районный коэффициент, процентные надбавки, премии. Эти начисления автоматически подставятся при приёме сотрудника, поэтому ошибка здесь размножится на всех принятых позже работников.

Также проверьте вкладку с дополнительными параметрами: график работы, ежегодные отпуска (в том числе дополнительные), вредные и особые условия труда для страховых взносов по дополнительному тарифу. Если условия труда указаны неверно, исказятся взносы и сведения в отчётности.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания должности или позиции выполните контрольный приём сотрудника в тестовом порядке или откройте форму приёма на работу и убедитесь, что новая позиция доступна для выбора, оклад и начисления подставляются автоматически, а количество свободных ставок отображается корректно.

Частые проблемы: позиция не видна в документе приёма (проверьте дату утверждения и то, что позиция не закрыта), неверный оклад (отредактируйте позицию штатного расписания, а не карточку сотрудника), дубли должностей с похожими наименованиями (объедините или пометьте лишние, предварительно убедившись, что по ним нет работающих сотрудников).

Как выбрать правильный сценарий

Маршрут решения

Как выбрать действие

В программе ведётся штатное расписаниеСоздавайте позицию в штатном расписании с указанием подразделения, ставок и начислений

Штатное расписание отключено (упрощённый учёт)Достаточно создать должность в справочнике и выбрать её при приёме сотрудника

Нужна новая должность в нескольких подразделенияхСоздайте одну должность в справочнике и несколько позиций штатного расписания для каждого подразделения

Должность уже есть, но изменился окладНе создавайте новую позицию — оформите изменение штатного расписания с новой даты

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать должность прямо из документа приёма на работу?

Да. В поле «Должность» документа приёма нажмите «Создать», введите наименование и заполните реквизиты. Но если ведётся штатное расписание, позицию всё равно придётся завести в нём отдельно, иначе приём не проведётся.

Почему новая позиция не отображается при приёме сотрудника?

Чаще всего дата приёма раньше даты утверждения позиции в штатном расписании, либо позиция закрыта. Проверьте даты в карточке позиции и статус «Закрыта».

Как удалить ошибочно созданную должность?

Пометьте её на удаление в справочнике, затем выполните «Удаление помеченных объектов». Если по должности есть сотрудники или документы, удаление будет заблокировано — сначала разберитесь со ссылками на объект.

Чем должность отличается от позиции штатного расписания?

Должность — это просто наименование и характеристики работы (справочник). Позиция — конкретное место в структуре организации: подразделение, количество ставок, оклад и начисления, связанные с этой должностью.

Можно ли указать дробное количество ставок?

Да, в позиции штатного расписания количество ставок может быть дробным, например 0,5 или 0,25. Сотрудник затем принимается на часть ставки, и расчёт оклада выполняется пропорционально.