Как создать позицию штатного расписания в 1С

Позиция штатного расписания — это базовая единица кадрового учёта в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:КАМИН: от неё зависят приёмы на работу, переводы, начисления и кадровые отчёты. Если позиция создана неправильно — с ошибкой в подразделении, графике или начислениях, — ошибка «провалится» во все последующие документы сотрудника, и исправлять её придётся через отмену кадровых приказов.

Прежде чем создавать позицию, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания и заполнены справочники: организация, подразделения, должности, графики работы. Без этих данных карточку позиции заполнить не получится — поля просто не дадут выбрать нужные значения.

Ниже разобран полный цикл: от включения функциональности до проверки результата, с разбором типовых ошибок и сценариев для разных ситуаций.

Проверьте, включено ли ведение штатного расписания

В типовой 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание может быть отключено настройкой. Перейдите в раздел «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка → Кадровый учёт» (в разных релизах путь отличается) и найдите флажок «Ведется штатное расписание». Без него раздел «Штатное расписание» в меню «Кадры» не появится.

Дополнительно в настройках задаются важные параметры: ведение истории изменения штатного расписания, использование «вилки» окладов, контроль соответствия фактических начислений штатному расписанию. Если планируете отслеживать изменения позиций по датам — сразу включите историю: задним числом восстановить прошлые состояния без истории не получится.

Подготовьте справочники перед созданием позиции

Карточка позиции собирается из готовых элементов справочников. Проверьте их заранее, чтобы не прерываться на создание в процессе:

• Организация — должна быть заведена и заполнена (раздел «Настройка → Реквизиты организации»).
• Подразделение — создаётся в справочнике «Подразделения» с указанием родительской структуры при необходимости.
• Должность — справочник «Должности»; именно здесь, а не в позиции, задаётся наименование профессии.
• График работы сотрудников — пятидневка, сменный график и т.д. (раздел «Настройка → Графики работы сотрудников»).
• Начисления — оклад, надбавки, премии, если они планируются как плановые для позиции.

Если какого-то элемента нет, его можно создать прямо из поля выбора в карточке позиции — программа откроет форму нового элемента справочника. Но для подразделений и графиков лучше работать последовательно: у них есть собственные настройки, влияющие на расчёты.

Создайте новую позицию: пошаговый порядок

Основной путь в 1С:ЗУП 3.1: «Кадры → Штатное расписание» (или «Настройка → Штатное расписание» — в зависимости от релиза). В открывшемся списке нажмите «Создать» и выберите «Позиция штатного расписания», если программа предлагает выбор вида документа.

1. 1
   Откройте «Кадры → Штатное расписание» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите организацию, если в базе их несколько.
3. 3
   Укажите подразделение и должность из справочников.
4. 4
   Задайте количество ставок (например, 1 или 0,5).
5. 5
   Выберите график работы сотрудников.
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» добавьте плановые начисления и укажите размеры (оклад или вилку).
7. 7
   При необходимости заполните дополнительные условия: характер работы, вредные условия, районный коэффициент.
8. 8
   Проведите документ и проверьте, что позиция появилась в списке штатного расписания.

Поле «Количество ставок» допускает дробные значения — для совместителей на полставки укажите 0,5. Если включена вилка окладов, вместо одного размера начисления задаются минимальное и максимальное значения; конкретный оклад тогда фиксируется уже в приказе о приёме сотрудника.

После проведения позиция становится доступной для выбора в документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Непроведённая позиция в этих документах не отображается — это частая причина вопроса «почему не вижу созданную позицию».

Утверждение штатного расписания и история изменений

Если в настройках включено утверждение штатного расписания документом, то позиции создаются и изменяются не напрямую, а через документы «Изменение штатного расписания» и «Утверждение штатного расписания». В этом режиме прямое редактирование карточки позиции заблокировано — программа предложит создать документ изменения.

Такой режим удобен, когда требуется хранить историю: какие позиции существовали на конкретную дату, когда изменился оклад, когда позиция была закрыта. Отчёт «Штатное расписание» тогда строится на любую выбранную дату с корректным состоянием.

Два режима работы со штатным расписанием

Без истории изменений

Позиции редактируются напрямую в карточке. Проще, но прошлое состояние не восстановить; подходит для небольших организаций без частых изменений.

С ведением истории (через документы)

Все изменения оформляются документами «Утверждение/Изменение штатного расписания» с датами. Даёт корректные отчёты на любую дату, но требует дисциплины: ручные правки карточек недопустимы.

Проверьте результат после создания

Минимальная проверка: откройте список штатного расписания и убедитесь, что новая позиция видна, количество ставок и начисления отображаются корректно. Затем сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры → Кадровые отчёты») — позиция должна попасть в отчёт с указанными условиями оплаты.

Практический тест: создайте черновик документа «Приём на работу» и попробуйте выбрать позицию. Если она выбирается и начисления подставляются автоматически — позиция настроена правильно. Черновик после проверки можно не проводить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке штатного расписания

Норма

Видна, статус «Утверждена» (при включённом утверждении), ставки и оклад корректны

Тревожный признак

Позиции нет в списке или она не проведена

Выбор позиции в документе приёма

Норма

Позиция доступна для выбора, начисления подставляются автоматически

Тревожный признак

Позиция не отображается в списке выбора

Отчёт «Штатное расписание»

Норма

Позиция попадает в отчёт с правильными суммами

Тревожный признак

Позиция отсутствует или суммы не совпадают с карточкой

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с позициями возникает не при создании, а из-за подготовки и последующих действий. Ниже — самые частые ситуации.

Отдельно отметим работу с подразделениями: если позицию создали в неверном подразделении, не редактируйте её «вживую» при включённой истории — оформите изменение штатного расписания документом. Иначе кадровые отчёты за прошлые периоды перестанут сходиться.

Особые сценарии

Позиция с вилкой оклада

Если в настройках включена «вилка» окладов, в карточке позиции вместо одного размера начисления укажите минимум и максимум. Конкретный оклад в пределах вилки задаётся при приёме сотрудника. Удобно для позиций с градацией оплаты, но требует контроля: кадровик может случайно указать значение вне вилки, если контроль в настройках отключён.

Временно свободная и закрытая позиция

Позиция с нулевым количеством ставок или пометкой «закрыта» используется, когда штатную единицу сократили, но удалять её из истории нельзя. Закрытие при включённой истории оформляется документом изменения штатного расписания с указанием даты закрытия.

Групповое создание позиций

Когда нужно завести много однотипных позиций (например, 20 продавцов в новые магазины), не создавайте каждую вручную: используйте копирование существующей позиции (кнопка «Скопировать» в списке) с последующей сменой подразделения, либо документ «Утверждение штатного расписания», где позиции добавляются строками табличной части.

Перед массовым вводом позиций выгрузите структуру подразделений и список должностей в Excel и сверьте с реальным штатным расписанием организации. Расхождения в названиях подразделений — главная причина, по которой после ввода приходится переделывать позиции и переводить сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

Почему созданная позиция не отображается в документе приёма на работу?

Чаще всего документ позиции не проведён или (при включённом утверждении) не создан утверждающий документ. Также проверьте дату приёма: позиция должна действовать на эту дату, и организация в документе приёма должна совпадать с организацией позиции.

Можно ли изменить позицию, на которой уже работают сотрудники?

Да, но при включённой истории изменений — только документом «Изменение штатного расписания». Изменение оклада позиции не пересчитывает автоматически начисления уже принятых сотрудников: для них оформляется «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда».

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — это элемент справочника с названием профессии («бухгалтер», «инженер»). Позиция — это конкретная штатная единица: должность + подразделение + количество ставок + условия оплаты. На одну должность может приходиться много позиций в разных подразделениях.

Как удалить ошибочно созданную позицию?

Если позиция не использовалась в документах, её можно пометить на удаление стандартным способом. Если по позиции есть приёмы или переводы, удаление невозможно — позицию закрывают документом изменения штатного расписания с нужной даты.

Нужно ли создавать позицию для внешнего совместителя?

Да, в типовой ЗУП любой приём оформляется на позицию штатного расписания, включая внешнее совместительство. Обычно для таких случаев создают позицию с дробным количеством ставок (0,5 или меньше) и соответствующим графиком работы.

Что делать, если раздел «Штатное расписание» отсутствует в меню?

Проверьте настройку «Ведется штатное расписание» в разделе настроек кадрового учёта. Если флажок установлен, а раздела нет — возможно, у пользователя ограничены права; обратитесь к администратору базы для проверки ролей доступа.