Как создать платежную ведомость в 1С

Платежная ведомость в 1С — это документ, которым оформляется выдача денег сотрудникам: зарплаты, аванса, отпускных, премий или компенсаций при увольнении. В зависимости от способа выплаты используется ведомость в банк (перечисление на карты), ведомость через кассу (наличная выдача) или ведомость через раздатчика. Логика работы во всех конфигурациях схожа: сначала начисляются суммы, затем формируется ведомость, после чего регистрируется сам факт оплаты.

Главное условие корректного заполнения — наличие рассчитанных документов начисления. Если зарплата или отпускные не начислены, ведомость либо окажется пустой, либо подтянет неполные суммы. Поэтому перед созданием ведомости убедитесь, что документы «Начисление зарплаты и взносов» (или аналогичные) проведены за нужный период.

Ниже разобран порядок работы в 1С:ЗУП как наиболее распространённой конфигурации для расчёта зарплаты, а также особенности 1С:Бухгалтерии, где ведомость связана с кассовыми и банковскими операциями.

Какие виды ведомостей есть в 1С и какую выбрать

В 1С:ЗУП доступны несколько документов выплаты, и выбор зависит от способа, которым деньги доходят до сотрудника. Ведомость в банк используется, когда компания перечисляет зарплату на карты в рамках зарплатного проекта или по реквизитам счетов. Ведомость через кассу оформляет выдачу наличных из кассы организации. Ведомость через раздатчика применяется, когда наличные выдаёт не работодатель, а посредник — например, уполномоченный сотрудник в обособленном подразделении.

Отдельно стоит ведомость на счета — она нужна, когда сотрудники получают деньги на разные банковские реквизиты вне зарплатного проекта. Если в компании и касса, и карты, на одну дату выплаты создаются две отдельные ведомости: суммы между ними не смешиваются.

Сравнение видов ведомостей

Ведомость в банк

Подходит для зарплатного проекта: формируется реестр в банк. Ограничение — у сотрудников должны быть указаны лицевые счета в договоре с банком.

Ведомость на счета

Для переводов на произвольные реквизиты сотрудников вне зарплатного проекта. Требует заполненных банковских счетов в карточках сотрудников.

Ведомость через кассу

Для наличной выдачи. Ограничение — нужен последующий расходный кассовый ордер, а невыданные суммы придётся депонировать.

Ведомость через раздатчика

Когда деньги выдаёт посредник. Используется редко, требует указания ответственного раздатчика.

Подготовка: что проверить перед созданием ведомости

Первый шаг — убедиться, что все начисления за период проведены. Откройте журнал «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте, что итоговый документ за месяц существует и не помечен на удаление. Если выплачивается аванс, в 1С:ЗУП он обычно оформляется ведомостью с типом выплаты «Аванс» без предварительного полного расчёта, но база для аванса (отработанное время за первую половину месяца) должна быть актуальной.

Второй шаг — проверить задолженность. Отчёт «Расчётный листок» или «Задолженность по зарплате» покажет, какие суммы числятся к выплате по каждому сотруднику. Сверка на этом этапе экономит время: если в отчёте пусто, ведомость тоже заполнится пустой, и причину придётся искать в непроведённых начислениях.

Третий шаг — проверить настройки способа выплаты. Для банковской ведомости у сотрудников в карточке должен быть указан зарплатный проект или лицевой счёт. Сотрудник без реквизитов просто не попадёт в банковскую ведомость, и это частая причина «потерянных» людей при заполнении.

Создание ведомости в 1С:ЗУП пошагово

Откройте раздел «Зарплата» и выберите нужный журнал: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» или «Все ведомости на выплату зарплаты». Нажмите «Создать» и выберите тип документа. В шапке укажите организацию (если их несколько), месяц начисления, дату выплаты и способ выплаты — например, «Зарплата за месяц», «Аванс» или «Отпускные».

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт сотрудников, по которым есть задолженность на указанную дату, и проставит суммы к выплате. Если нужно выплатить деньги только части сотрудников или одному человеку, используйте кнопку «Добавить» или «Подбор» и выберите сотрудников вручную — суммы подтянутся так же автоматически.

Проверьте колонки «К выплате» и «НДФЛ». При выплате зарплаты налог перечисляется одновременно, и ведомость фиксирует сумму НДФЛ к перечислению. Если нужно скорректировать состав выплаты (например, выплатить только часть долга), сумму можно отредактировать вручную в строке сотрудника.

1. 1
   Проведите документы начисления за период и сверьте задолженность отчётом
2. 2
   Откройте раздел «Зарплата» → журнал нужного типа ведомостей → «Создать»
3. 3
   Укажите организацию, месяц начисления, дату выплаты и способ выплаты
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
5. 5
   Проверьте колонку НДФЛ и при необходимости скорректируйте суммы
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму Т-53 при наличной выплате
7. 7
   Зарегистрируйте факт оплаты: РКО для кассы или выписку банка для перечисления

Выплата аванса

Для аванса создаётся та же ведомость, но в поле «Выплачивать» выбирается значение «Аванс». Способ расчёта аванса настраивается в учётной политике: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. Если аванс считается по отработанному времени, убедитесь, что табели и отсутствия за первую половину месяца введены — иначе суммы будут неверными.

Выплата отпускных и увольнения

Межрасчётные выплаты — отпускные, больничные, расчёт при увольнении — удобнее создавать прямо из документа начисления. В документе «Отпуск» или «Увольнение» есть кнопка «Выплатить» или ссылка на создание ведомости: программа сформирует её уже заполненной конкретным сотрудником и точной суммой. Это исключает ошибки ручного подбора.

Особенности платежной ведомости в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии документ называется «Ведомость на выплату зарплаты» и находится в разделе «Зарплата и кадры». Принцип тот же: указывается период, вид выплаты, нажимается «Заполнить» — программа подтягивает долг по кредиту счёта 70. Отличие в том, что бухгалтерская конфигурация теснее связана с учётными регистрами: после проведения ведомости на её основании создаётся расходный кассовый ордер или платёжное поручение.

Для наличной выплаты последовательность такая: ведомость → расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата зарплаты по ведомости». РКО формирует проводку Дт 70 Кт 50. Для перечисления на карты — платёжное поручение и последующая загрузка выписки банка. Пока денежный документ не проведён, в учёте зарплата считается невыплаченной.

Печать и подписание ведомости

Для наличной выдачи ведомость распечатывается по унифицированной форме Т-53 (или по самостоятельно разработанной и утверждённой форме). Кнопка «Печать» в документе предлагает нужные формы: сама ведомость и, при необходимости, расчётно-платёжная форма Т-49. Документ подписывает руководитель, сотрудники расписываются при получении денег.

Для банковской ведомости печатная форма обычно не требуется — вместо неё формируется электронный реестр в банк. В 1С:ЗУП реестр выгружается через обмен с банком: кнопка выгрузки доступна из ведомости или из раздела обмена электронными документами. Проверьте, что в реестре совпадают количество сотрудников и итоговая сумма с ведомостью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников в ведомости

Норма

Все, кому положена выплата, присутствуют, суммы совпадают с расчётными листками

Тревожный признак

Кого-то не хватает или суммы занижены — проверяйте начисления и реквизиты

Движения по взаиморасчётам

Норма

После проведения задолженность по выплаченным суммам закрыта

Тревожный признак

Долг остался — ведомость не проведена или дата выплаты раньше даты начисления

Кассовый/банковский документ

Норма

РКО или выписка созданы на ту же сумму и дату

Тревожный признак

Денежного документа нет или сумма отличается — выплата в учёте не завершена

НДФЛ к перечислению

Норма

Сумма налога в ведомости соответствует исчисленному НДФЛ по выплачиваемым доходам

Тревожный признак

НДФЛ нулевой или явно искажён — проверьте дату выплаты и статус вычетов

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустая ведомость при нажатии «Заполнить». Причины: не проведены начисления, неверно указан месяц начисления в шапке, дата выплаты стоит раньше даты начисления, либо выбран не тот тип ведомости (сотрудник с реквизитами карты не попадёт в кассовую ведомость и наоборот). Проверьте эти четыре пункта — в большинстве случаев причина находится среди них.

Вторая типичная ситуация — ведомость проведена, а деньги фактически не выданы или выданы частично. Для наличных в 1С предусмотрено депонирование: невыданные суммы фиксируются документом депонирования, и сотрудник получит их позже по требованию. Не оставляйте «висящие» суммы — это искажает и кассу, и отчётность по НДФЛ.

Третья ошибка — выплата «в обход» ведомости, когда бухгалтер оформляет только РКО без ведомости. В 1С:ЗУП это приводит к тому, что взаиморасчёты не закрываются, а НДФЛ не считается перечисленным. Денежный документ всегда создавайте на основании ведомости или с явной ссылкой на неё.

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Заполнить» не добавляет сотрудников в ведомость?

Проверьте четыре условия: проведены ли документы начисления за указанный месяц, совпадает ли месяц начисления в шапке ведомости с периодом расчёта, не стоит ли дата выплаты раньше даты начисления и соответствует ли тип ведомости способу выплаты сотрудника (карта или касса). Если всё верно, посмотрите задолженность отчётом — возможно, долга по сотрудникам просто нет.

Можно ли выплатить зарплату одному сотруднику отдельной ведомостью?

Да. Создайте ведомость нужного типа, не нажимайте «Заполнить», а используйте «Добавить» или «Подбор» и выберите конкретного сотрудника — сумма долга подтянется автоматически. Ещё удобнее создать ведомость из документа начисления (отпуск, премия, увольнение) кнопкой «Выплатить».

Что делать, если сотрудник не получил наличные в срок?

Невыданную сумму нужно депонировать: в 1С оформляется документ депонирования по ведомости, деньги сдаются в банк. Когда сотрудник обращается за выплатой, создаётся новая ведомость на выплату депонированных сумм и расходный кассовый ордер на её основании.

Нужно ли создавать ведомость для выплаты аванса?

Да, аванс оформляется той же ведомостью, но со способом выплаты «Аванс». Без ведомости выплата не отразится во взаиморасчётах. Способ расчёта аванса — фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за первую половину месяца — задаётся в настройках учётной политики зарплаты.

Чем ведомость в банк отличается от ведомости на счета?

Ведомость в банк работает в рамках зарплатного проекта: формируется реестр с лицевыми счетами, открытыми в банке-партнёре. Ведомость на счета используется, когда сотрудники получают деньги на произвольные реквизиты в разных банках. Выбор зависит от того, оформлен ли у организации зарплатный проект.

Как исправить ошибочно проведённую ведомость?

Если денежный документ по ней ещё не создан, распроведите ведомость, исправьте данные и проведите заново. Если РКО или выписка уже проведены, сначала отмените их проведение, затем исправьте ведомость и пересоздайте денежный документ. При уже сданной отчётности по НДФЛ действуйте осторожно: может потребоваться уточнённый расчёт.