Другое · 10 мин
Как создать отпуск без сохранения заработной платы в 1С
Как оформить отпуск без сохранения заработной платы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: документы, настройка вида отпуска, проверка расчёта и типичные ошибки.
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счёт) оформляется в программах 1С кадровым документом, который одновременно фиксирует отсутствие сотрудника и исключает эти дни из расчёта среднего заработка и начислений за время отсутствия. Ошибки при оформлении приводят к лишним начислениям, неверным табелям и искажению стажа для ежегодного отпуска.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный документ «Отпуск без сохранения оплаты», а в 1С:Бухгалтерии отсутствие оформляется либо этим же документом (в новых версиях), либо через «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Ниже разобраны оба варианта, настройка вида расчёта и проверка результата.
Что проверить перед оформлением документа
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе включён нужный функционал. В 1С:ЗУП откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка → Расчёт зарплаты» и проверьте, что доступны документы отсутствий. Если в журнале «Все отсутствия сотрудников» нет пункта «Отпуск без сохранения оплаты», чаще всего дело в правах пользователя или в отключённой настройке учёта отпусков.
Также проверьте вид отпуска в справочнике «Настройка → Виды отпусков». Для отпуска без сохранения оплаты должен существовать предопределённый вид с кодом, соответствующим обозначению в табеле (обычно «ДО» — отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный по соглашению, или «ОЗ» — по основаниям, предусмотренным законодательством). От правильного кода зависит, как отсутствие отразится в табеле учёта рабочего времени (форма Т-13).
Оформление в 1С:ЗУП через документ «Отпуск без сохранения оплаты»
Основной путь: «Кадры → Все отсутствия сотрудников» (в некоторых версиях — «Зарплата → Отпуска»). Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск без сохранения оплаты». В документе укажите организацию, сотрудника и период отсутствия — даты начала и окончания. Программа сама посчитает количество календарных дней.
Поле «Вид отпуска» определяет обозначение в табеле и учёт стажа. Если сотрудник уходит по заявлению без уважительных законодательных оснований, выбирайте вид с обозначением «ДО». Для категорий, которым отпуск положен по закону (участники ВОВ, пенсионеры по возрасту, родители и супруги военнослужащих и др.), используется вид с обозначением «ОЗ».
После заполнения нажмите «Провести». Документ регистрирует отсутствие в учётных данных, и при следующем расчёте зарплаты дни отпуска за свой счёт автоматически уменьшат оплату по окладу или тарифу пропорционально отработанному времени.
- 1Откройте «Кадры → Все отсутствия сотрудников» и нажмите «Создать → Отпуск без сохранения оплаты»
- 2Укажите организацию, сотрудника и период отсутствия
- 3Выберите вид отпуска с нужным обозначением в табеле (ДО или ОЗ)
- 4Проверьте количество дней и проведите документ
- 5Сформируйте табель или расчёт зарплаты и убедитесь, что отсутствие учтено
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 функционал кадрового учёта ограничен. В актуальных версиях перейдите в «Зарплата и кадры → Отпуска» или «Зарплата и кадры → Все начисления → Создать» и выберите документ «Отпуск». В документе есть флажок «Отпуск без сохранения оплаты» — при его установке начисление отпускных не производится, документ фиксирует только отсутствие.
В старых релизах, где отдельного документа нет, отсутствие отражают через документ «Отсутствие» либо вручную корректируют отработанные дни в документе «Начисление зарплаты»: на вкладке «Начисления» у сотрудника уменьшают количество отработанных дней, тогда оплата по окладу пересчитается пропорционально. Этот способ требует внимательности — отсутствие в табеле придётся контролировать вручную.
Сравнение вариантов оформления
Корректный способ в ЗУП и новых версиях Бухгалтерии: автоматически учитывается в табеле, стаже и расчёте зарплаты.
Подходит для Бухгалтерии старых версий; фиксирует невыход, но требует проверки вида отсутствия и обозначения в табеле.
Крайний вариант: зарплата пересчитается, но табель и стаж придётся контролировать вручную, высок риск ошибок.
Как отпуск за свой счёт влияет на расчёт зарплаты
При расчёте зарплаты за месяц, в котором был отпуск без сохранения оплаты, программа уменьшает норму рабочего времени на дни отсутствия. Например, если сотрудник на окладе отсутствовал 10 рабочих дней из 22, начисление по окладу составит 12/22 от месячной суммы. Пересчёт выполняется автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» — отдельных действий не требуется.
Дни отпуска за свой счёт исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпускных и командировок. Это важно при последующих расчётах: если документ оформлен правильно, средний заработок посчитается корректно без ручных правок.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом ДО или ОЗ
Дни отмечены как явка или код отсутствует
Оклад начислен пропорционально отработанным дням
Оклад начислен полностью или за дни отпуска есть начисление
Совпадает с заявлением сотрудника
Период захватывает лишние дни или обрывается раньше
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление отсутствия не документом, а ручной правкой табеля или начислений. Такая правка «затирается» при следующем пересчёте, а стаж и средний заработок искажаются. Всегда оформляйте отсутствие первичным документом.
Вторая ошибка — дублирование: кадровик создаёт «Отпуск без сохранения оплаты», а расчётчик дополнительно вводит «Отсутствие» на тот же период. В результате дни могут задвоиться в учёте стажа, и рабочий год сотрудника для ежегодного отпуска сдвинется неверно. Перед проведением проверяйте журнал отсутствий на наличие пересекающихся документов.
Третья ошибка — неверный вид отпуска. Если вместо «ДО» выбран вид с другим обозначением, табель будет сформирован неправильно, что вызовет вопросы при проверке. Исправляется это отменой проведения документа, сменой вида отпуска и повторным проведением.
Если документ создан после расчёта зарплаты
Когда отпуск за свой счёт оформляется задним числом после того, как зарплата за месяц уже начислена и выплачена, возникает переплата. В 1С:ЗУП при проведении документа за прошлый период программа предложит выполнить перерасчёт — он появится в документе «Начисление зарплаты и взносов» следующего месяца как сторнирование излишне начисленных сумм.
Удержать переплату из зарплаты сотрудника можно только в ограниченных случаях и с соблюдением требований трудового законодательства — как правило, нужно согласие сотрудника. Программа зафиксирует долг, но юридическую сторону удержания должен оценивать кадровый специалист.
Проверка влияния на отпускной стаж
В 1С:ЗУП стаж для ежегодного отпуска считается автоматически. Посмотреть остаток отпуска и рабочий год можно в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через отчёт «Кадры → Остатки отпусков». Если суммарная продолжительность отпусков без сохранения оплаты за рабочий год превысила 14 календарных дней, дата окончания рабочего года должна сдвинуться.
Если сдвига не произошло, проверьте, что все отсутствия оформлены документами «Отпуск без сохранения оплаты», а не приказами вне программы или ручными записями. Ручные корректировки стажа допустимы, но должны быть крайней мерой — каждая такая правка усложняет дальнейший аудит.
Что важно запомнить
Отпуск без сохранения оплаты оформляется только документом: «Отпуск без сохранения оплаты» в ЗУП или «Отпуск» с соответствующим флажком в Бухгалтерии. Проверьте вид отпуска (ДО/ОЗ), отсутствие дублей, пропорциональное уменьшение оклада и сдвиг рабочего года при превышении 14 дней. Оформление задним числом после расчёта требует перерасчёта и оценки последствий для отчётности.
Частые вопросы
Нужен ли приказ на отпуск без сохранения оплаты, если документ проведён в 1С?
Да. Документ в 1С — это учётная запись, а основание для отпуска — заявление сотрудника и приказ руководителя. В ЗУП из документа можно распечатать приказ по унифицированной или собственной форме.
Почему после проведения документа оклад не уменьшился?
Чаще всего расчёт зарплаты за месяц уже был выполнен до создания документа. Перепроведите «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц или дождитесь автоматического перерасчёта в следующем периоде. Также проверьте, что период в документе указан верно.
Как оформить отпуск за свой счёт на несколько часов, а не на целый день?
В ЗУП документ «Отпуск без сохранения оплаты» работает с целыми днями. Для внутрисменного отсутствия используйте документ с указанием часов, если он доступен в вашей версии, либо оформите отсутствие на день с ручной корректировкой отработанного времени — но такие правки требуют контроля.
Что делать, если сотрудник вышел из отпуска раньше срока?
Отмените проведение исходного документа и создайте новый с фактическим периодом, либо скорректируйте даты в существующем документе, если зарплата за период ещё не рассчитана. После правки пересчитайте начисления за затронутый месяц.
Влияет ли отпуск без сохранения оплаты на больничный, если сотрудник заболел в этот период?
Пособие по больничному за дни, совпадающие с отпуском без сохранения оплаты, по общему правилу не назначается. В ЗУП при вводе больничного, пересекающегося с таким отпуском, программа учитывает это ограничение — оплате подлежат только дни после окончания отпуска за свой счёт.
Можно ли отменить проведённый документ отпуска без сохранения оплаты?
Да, если период не закрыт: откройте документ и нажмите «Отменить проведение». Если зарплата за месяц уже рассчитана, после отмены пересчитайте начисления. Если сдана отчётность, сначала оцените необходимость уточнённых расчётов.