Как создать нового сотрудника в 1С

Создание нового сотрудника в 1С — базовая операция, от которой зависит корректность расчёта зарплаты, кадрового учёта и отчётности в фонды. Ошибки на этом этапе приводят к неверным начислениям, проблемам с персонифицированным учётом и лишней работе по исправлению данных задним числом.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) учёт сотрудников наиболее полный, в 1С:Бухгалтерии — упрощённый. Ниже разобраны оба варианта, а также типовые ошибки и способы проверки результата. Инструкции актуальны для типовых конфигураций на управляемых формах; в старых версиях на обычных формах названия разделов могут отличаться.

Что подготовить перед созданием сотрудника

Прежде чем открывать программу, соберите данные, которые потребуются при заполнении карточки: ФИО полностью, дату рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации, сведения об образовании и воинском учёте. Также понадобятся реквизиты трудового договора: дата приёма, должность, подразделение, оклад или тарифная ставка, график работы.

Проверьте, что в программе уже созданы связанные объекты: организация, подразделение, в которое принимается сотрудник, должность в штатном расписании (если оно ведётся) и график работы. Если этих элементов нет, программа предложит создать их «на лету», но лучше подготовить заранее, чтобы не плодить дубли.

Создание сотрудника в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового сотрудника. Если сотрудник принимается впервые, оставьте переключатель в положении «Новый сотрудник». Если человек уже работал в организации и его физлицо есть в базе, выберите вариант оформления по существующему физлицу — это предотвратит дубли.

Заполните ФИО, дату рождения и пол. По гиперссылкам в карточке внесите остальные данные: «Личные данные» (паспорт, СНИЛС, ИНН), «Адреса и телефоны», «Семья», «Образование», «Воинский учёт», «Страхование». Для расчёта зарплаты обязательны СНИЛС и данные для отчётности, остальное можно дополнить позже.

После заполнения нажмите «Записать». Карточка сотрудника создана, но он ещё не принят на работу: без кадрового документа начислять зарплату ему нельзя.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
2. 2
   Заполните ФИО, дату рождения, пол
3. 3
   Внесите паспорт, СНИЛС, ИНН по гиперссылкам карточки
4. 4
   Нажмите «Записать»
5. 5
   Оформите документ «Приём на работу»
6. 6
   Проверьте, что сотрудник появился в списке с указанием должности

Оформление приёма на работу

Приём оформляется документом «Приём на работу»: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». Либо прямо из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ». В документе укажите дату приёма, организацию, подразделение, должность и график работы.

На вкладке «Оплата труда» задайте начисления: оклад, надбавки, премии. Для каждого начисления проверьте размер и порядок расчёта. Если ведётся штатное расписание, начисления подтянутся из позиции штатки автоматически — останется проверить их корректность.

На вкладке «Договор» укажите вид договора (трудовой, ГПХ), срок действия, если договор срочный, и условия испытательного срока. После заполнения нажмите «Провести и закрыть». С этого момента сотрудник считается принятым и попадает в кадровые отчёты.

Создание сотрудника в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощён. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Форма карточки компактнее, чем в ЗУП: ФИО, дата рождения, личные данные по гиперссылкам. Здесь же в карточке заполняется блок «Приём на работу»: дата приёма, подразделение, должность и оклад.

Если ведёте учёт по нескольким организациям, убедитесь, что в карточке выбрана правильная организация — от этого зависит, в чью отчётность попадёт сотрудник. После записи карточки сотрудник доступен в документах «Начисление зарплаты» и кадровых приказах.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, отпуска, больничные, воинский учёт, электронные трудовые. Подходит, если сотрудников больше нескольких человек и кадровый учёт ведётся полностью в программе.

1С:Бухгалтерия

Упрощённый учёт: карточка, приём, начисление зарплаты, базовые кадровые документы. Достаточно для небольших организаций без сложных кадровых процессов.

Проверка результата

После создания сотрудника и проведения приёма убедитесь, что всё сделано правильно. Откройте список сотрудников: напротив нового человека должны отображаться подразделение и должность, а не пустые поля. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» — новый сотрудник должен там присутствовать с корректной датой приёма.

Дополнительная проверка — создать черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц и нажать «Заполнить». Если сотрудник принят в текущем периоде, он должен попасть в документ с рассчитанной суммой пропорционально отработанным дням.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Отображаются должность и подразделение

Тревожный признак

Пустые поля — приём не проведён

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник подтягивается при заполнении

Тревожный признак

Сотрудника нет в документе — проверьте дату приёма и график

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Сотрудник виден с датой приёма

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или дублируется

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — дубли физических лиц. Если при повторном приёме человека создать новое физлицо вместо выбора существующего, отчётность по НДФЛ и взносам «раздвоится», и данные придётся объединять вручную. Перед созданием всегда ищите человека по СНИЛС или ФИО в справочнике «Физические лица».

Вторая распространённая ошибка — неверная дата приёма. Если ошибиться в дате, расчёт зарплаты за первый месяц будет неправильным, а стаж и отчёты исказятся. Исправлять дату нужно в самом документе приёма, а не в карточке сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать сотрудника без СНИЛС?

Технически карточка сохранится и без СНИЛС, но сдать отчётность по такому сотруднику не получится — программа выдаст ошибку при проверке. Запросите СНИЛС у работника до первой сдачи отчётов и внесите его в раздел «Страхование» карточки физлица.

Как принять сотрудника, который уже работал в организации раньше?

Не создавайте новое физлицо. При создании сотрудника выберите вариант оформления по существующему физическому лицу и найдите человека в списке. Затем оформите новый документ «Приём на работу» — история предыдущей работы сохранится.

Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?

Чаще всего не проведён документ «Приём на работу» или дата приёма позже расчётного периода. Также проверьте график работы: если он не заполнен или не заполнен календарь на нужный месяц, расчёт не выполнится.

Чем сотрудник отличается от физического лица в 1С?

Физическое лицо — это человек с паспортными данными, СНИЛС и ИНН. Сотрудник — это трудовые отношения физлица с конкретной организацией. Одно физлицо может быть сотрудником несколько раз: основное место работы, совместительство, повторный приём.

Как исправить ошибку в ФИО после приёма на работу?

ФИО меняется в карточке физического лица через кнопку «Изменить ФИО» — программа сохранит историю смены фамилии с указанием даты. Это важно для корректной отчётности: в отчёты за прошлые периоды попадёт старая фамилия, за новые — актуальная.

Нужно ли создавать сотрудника для работника по договору ГПХ?

Да, физлицо и сотрудник создаются так же, но вместо приёма на работу оформляется документ «Договор подряда» или «Договор ГПХ» с указанием суммы вознаграждения. Такой сотрудник не попадёт в штатное расписание, но будет учитываться при расчёте НДФЛ и взносов.