Другое · 11 мин
Как создать увольнение в 1С:ЗУП
Как создать мероприятие увольнение в 1С:ЗУП: оформление документа, расчёт компенсации отпуска, печать приказа Т-8, передача данных в ЭДО и типичные ошибки.
Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется кадровым документом «Увольнение», который одновременно регистрирует кадровое событие и запускает расчёт выходных выплат: компенсации за неиспользованный отпуск, задолженности по зарплате и, при необходимости, выходного пособия. Ошибка в этом документе влияет сразу на несколько участков учёта — расчётный листок работника, отчётность в налоговую, сведения для СФР и трудовую книжку, поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику проверок.
Инструкция ниже ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 и подходит для увольнения по инициативе работника, по соглашению сторон и по другим основаниям. Для конфигурации «Бухгалтерия предприятия» с включённым кадровым учётом порядок аналогичен, но часть функций (например, массовое увольнение списком) там ограничена. Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права кадровика-расчётчика: без полных прав на кадровые документы кнопка создания может быть недоступна.
Что подготовить до создания документа увольнения
Прежде чем создавать документ, проверьте, что в базе корректно оформлены все предыдущие кадровые события сотрудника: приём на работу, переводы, отпуска, больничные и отсутствия. Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается на основе остатков отпусков, и если какой-то отпуск не был зарегистрирован документом, программа завысит сумму компенсации. Остатки можно посмотреть через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчёты, справки».
Второй обязательный шаг — убедиться, что все начисления за месяц увольнения введены: премии, надбавки, больничные, командировки. Если оформить увольнение до ввода этих документов, окончательный расчёт придётся пересчитывать и перепроводить увольнение, что создаёт лишние исправления в учёте. Также проверьте, нет ли у сотрудника невозвращённых подотчётных сумм или займов — их нужно удержать при окончательном расчёте.
Как создать документ «Увольнение» пошагово
Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Увольнения» (в некоторых настройках интерфейса путь выглядит как «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Увольнение»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма документа, где последовательно заполняются поля: организация, сотрудник, дата увольнения, основание увольнения (статья ТК РФ) и при необходимости дата документа-основания, например заявления работника.
После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитает средний заработок и количество дней компенсации за неиспользованный отпуск. Эти данные отображаются на вкладках «Компенсация отпуска» и «Начисления и удержания». Не проводите документ сразу — сначала сверьте расчёт: количество дней компенсации должно совпадать с остатком отпуска по данным отчёта, а средний заработок — с расчётом за последние 12 месяцев.
- 1Откройте «Кадры» → «Увольнения» → «Создать»
- 2Заполните организацию, сотрудника и дату увольнения
- 3Выберите основание увольнения (статью ТК РФ) и укажите реквизиты заявления
- 4Проверьте расчёт компенсации отпуска и среднего заработка на соответствующих вкладках
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
- 6Сформируйте окончательный расчёт с выплатой и сведения для СФР
Как проверить расчёт компенсации и начислений
На вкладке «Компенсация отпуска» документ показывает, за какие рабочие периоды накоплены неиспользованные дни. Если сотрудник отработал половину месяца и более в месяце увольнения, этот месяц включается в расчёт; менее половины — исключается. Программа делает это автоматически, но при нестандартных ситуациях (длительные отпуска без сохранения зарплаты, декрет) стаж для отпуска может считаться иначе, и его стоит проверить вручную через ссылку «Как сотрудник использовал отпуск».
Средний заработок для компенсации рассчитывается из начислений за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник проработал меньше, берётся фактически отработанный период. Нажмите на сумму среднего заработка — откроется детализация расчёта по месяцам, где видно, какие начисления и дни вошли в базу. Отсутствие какого-либо месяца или нулевые значения — сигнал проверить, проведены ли документы начисления зарплаты за этот период.
Как проверить результат
Совпадают с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Дней больше или меньше — не проведены документы отпусков или некорректные остатки
В детализации видны все 12 месяцев с начислениями
Пустые месяцы или нули — не проведена зарплата за период
Документ проведён, приказ Т-8 печатается без ошибок
Документ сохранён, но не проведён — кадровое событие не зарегистрировано
Печать приказа и кадровых документов
Из формы проведённого документа по кнопке «Печать» доступен унифицированный приказ о прекращении трудового договора по форме Т-8, а также записка-расчёт Т-61 и печатные формы для трудовой книжки. Если организация утвердила собственную форму приказа, внешнюю печатную форму подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Проверьте, что в приказе корректно выведены формулировка основания со ссылкой на статью ТК РФ и реквизиты заявления сотрудника.
Записка-расчёт Т-61 формируется на основании данных увольнения и окончательного расчёта, поэтому её правильнее печатать после того, как рассчитаны все начисления и удержания. Если печатная форма выводится с пустыми суммами, значит, окончательный расчёт ещё не выполнен или выполнен другим документом, не связанным с увольнением.
Окончательный расчёт и выплата при увольнении
В типовой настройке документ «Увольнение» сам рассчитывает компенсацию и удержания, но зарплату за отработанные дни месяца увольнения можно рассчитать либо в этом же документе (если включена соответствующая настройка учётной политики), либо отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов» с видом расчёта «Окончательный расчёт». Какой вариант используется в вашей базе, видно по наличию табличной части с зарплатой в документе увольнения.
Выплата оформляется ведомостью с характером выплаты «Увольнение» или «Зарплата» — в зависимости от того, когда производится расчёт. По законодательству все суммы должны быть выплачены в день увольнения. НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск удерживается в полном объёме, а выходное пособие в пределах установленного лимита налогом не облагается — программа применяет эти правила автоматически по кодам дохода, но при ручной корректировке сумм коды могут сбиться.
Передача сведений в СФР и трудовая книжка
После проведения увольнения сведения о прекращении трудовой деятельности нужно передать в Социальный фонд России. В ЗУП это делается через документ «Сведения о трудовой деятельности работников» (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «СФР»). Увольнение должно попасть в отчёт не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Если обмен с фондом настроен, документ формируется автоматически по кадровым событиям, но отправку нужно контролировать вручную.
Запись в электронную трудовую книжку формируется теми же сведениями. Если сотрудник продолжает вести бумажную трудовую, запись вносится в книжку на основании приказа. Проверьте, что в личной карточке сотрудника корректно указан способ ведения трудовой книжки — от этого зависит состав передаваемых данных.
Особые сценарии: списочное увольнение и отмена документа
Массовое увольнение списком
При сокращении штата или ликвидации подразделения удобнее использовать документ «Увольнение списком», который доступен в том же журнале через кнопку «Создать» → «Увольнение списком». В табличную часть добавляются сотрудники, для каждого указывается своя дата и основание. Расчёт компенсаций выполняется индивидуально по каждой строке, а печатные формы формируются пакетно.
Отмена ошибочного увольнения
Если документ создан по ошибке, его можно пометить на удаление — но только если по нему ещё не созданы ведомости на выплату и не отправлены сведения в СФР. Если выплата прошла или сведения ушли в фонд, простое удаление невозможно: потребуется сторнирующий документ и подача корректирующих сведений. Поэтому перед проведением увольнения всегда сверяйте сотрудника и дату — восстановление после ошибки занимает значительно больше времени, чем проверка.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли оформить увольнение задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но требуется пересчёт всех последующих начислений, зарегистрированных после этой даты. Кроме того, задним числом нельзя подать сведения в СФР без нарушения сроков. Если увольнение реально состоялось раньше, а документ вводится позже, оформляйте его фактической датой создания с корректной датой события и будьте готовы к пояснениям при проверке.
Почему компенсация отпуска рассчиталась с минусом?
Отрицательная компенсация означает, что сотрудник использовал отпуск авансом — дней отгуляно больше, чем заработано. Программа предложит удержать излишне выплаченные отпускные при окончательном расчёте. Удержание возможно только в пределах сумм, причитающихся работнику, и с учётом ограничений по размеру удержаний.
Нужен ли отдельный документ для расчёта зарплаты при увольнении?
Зависит от настроек учётной политики. Если в настройках расчёта зарплаты включён расчёт зарплаты в документе увольнения, всё считается в одном документе. Если нет — зарплата за отработанные дни рассчитывается отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов» с пометкой окончательного расчёта. Проверить настройку можно в разделе «Настройка» → «Расчёт зарплаты».
Что делать, если сотрудник передумал увольняться?
Если приказ издан, но день увольнения ещё не наступил и сотрудник отозвал заявление, документ увольнения в программе помечается на удаление или отменяется — при условии, что выплаты и сведения в СФР ещё не оформлены. Если сведения уже переданы, потребуется подать корректирующие сведения с отменой записи.
Как уволить сотрудника, находящегося на больничном?
По инициативе работодателя уволить сотрудника в период временной нетрудоспособности нельзя, а по собственному желанию работника — можно. В программе документ увольнения создаётся в обычном порядке; больничный лист, приходящийся на период до увольнения, должен быть введён и оплачен до проведения окончательного расчёта, иначе суммы придётся пересчитывать.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры»: заполните сотрудника, дату и основание, проверьте автоматический расчёт компенсации отпуска и среднего заработка, проведите документ и напечатайте приказ Т-8. Порядок важен: сначала все начисления и отпуска введены и проведены, потом увольнение, затем выплата и сведения в СФР. Ошибочный документ удаляйте только до выплаты и отчётности — после этого потребуется сторнирование.