Другое · 9 мин
Как создать личную карточку сотрудника в 1С
Как создать и заполнить личную карточку сотрудника (Т-2) в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пошаговая инструкция, печать формы, исправление ошибок и ответы на вопросы.
Личная карточка сотрудника (форма Т-2) — обязательный кадровый документ, который заводится на каждого работника независимо от формы трудового договора. В программах 1С карточка формируется автоматически на основе данных справочника «Сотрудники» и связанных документов, поэтому задача пользователя сводится к корректному вводу сведений и выводу формы на печать. Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии, где работа с карточкой устроена иначе.
Прежде чем заводить карточку, убедитесь, что у вас настроена информационная база: заполнены организация, структурные подразделения и графики работы. Если эти справочники пустые, часть полей карточки не удастся заполнить корректно, а при приёме на работу возникнут ошибки. Также проверьте права доступа: редактировать данные сотрудников может пользователь с ролью кадровика или расчётчика.
Что такое личная карточка и где она хранится в 1С
Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата и включает разделы: общие сведения, воинский учёт, приём и переводы, отпуска, аттестации, повышение квалификации, награды, социальные льготы и дополнительная информация. В 1С эти данные не хранятся в одном документе — они собираются из справочника «Сотрудники», документов кадрового учёта (приёмы, переводы, увольнения) и регистров сведений (образование, семья, паспортные данные).
Поэтому «создать карточку» в 1С означает две вещи: во-первых, завести элемент справочника «Сотрудники» и заполнить все необходимые сведения; во-вторых, сформировать печатную форму Т-2, которая подтянет информацию автоматически. Если какой-то раздел печатной формы пустой, причина почти всегда в незаполненных данных, а не в ошибке программы.
Создание карточки сотрудника в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». Нажмите кнопку «Создать». Программа предложит ввести фамилию, имя, отчество и дату рождения — эти поля обязательны для сохранения. Если сотрудник уже работал в организации или база ведётся по нескольким компаниям, программа проверит дубликаты по ФИО и дате рождения и покажет предупреждение.
После ввода базовых данных заполните разделы карточки через гиперссылки в верхней части формы: «Личные данные» (паспорт, адрес, телефон), «Семья», «Образование», «Трудовая деятельность», «Воинский учёт». Каждый раздел открывает отдельную форму, где данные сохраняются в соответствующие регистры. Паспортные данные указывайте строго по документу, включая код подразделения — эти сведения попадают в отчётность в фонды.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать»
- 2Введите ФИО, дату рождения и пол сотрудника
- 3Заполните личные данные: паспорт, адрес, СНИЛС, ИНН
- 4Добавьте сведения об образовании, семье и воинском учёте
- 5Оформите документ «Приём на работу» с указанием должности и условий оплаты
- 6Откройте карточку сотрудника и вызовите печатную форму Т-2 через кнопку «Печать»
Оформление приёма на работу
Карточка сотрудника без документа приёма — это только справочная запись: по ней нельзя начислять зарплату, и разделы «Приём и переводы» в Т-2 останутся пустыми. Документ «Приём на работу» находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». В нём указываются организация, подразделение, должность, дата приёма, график работы и условия оплаты труда.
На вкладке оплаты добавьте начисления — оклад или тарифную ставку по штатному расписанию. Если организация ведёт штатное расписание, выбирайте позицию из него, тогда оклад подставится автоматически. Проверьте дату приёма: именно она фиксируется в карточке Т-2 и влияет на стаж для отпуска.
Как вывести личную карточку Т-2 на печать
Откройте карточку нужного сотрудника в справочнике «Сотрудники». В командной панели формы нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует документ со всеми заполненными разделами. Если кнопки «Печать» нет, проверьте права пользователя или воспользуйтесь меню «Ещё» → «Печать».
Перед печатью просмотрите каждый раздел формы. Пустые строки в разделах «Отпуск» или «Переводы» — норма для нового сотрудника, но пустые паспортные данные или отсутствие записи о приёме говорят о том, что информация не внесена. Исправьте данные в карточке и сформируйте форму заново — она пересчитывается при каждом открытии.
Как проверить результат
ФИО, дата рождения, паспорт и СНИЛС заполнены
Поля пустые или содержат устаревший паспорт
Есть запись с датой, должностью и подразделением
Запись отсутствует — не проведён документ приёма
Номер присвоен и уникален в базе
Поле пустое или дублируется у другого сотрудника
Создание карточки в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ограничен, но личную карточку сформировать можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», создайте новый элемент и заполните личные данные по гиперссылкам. Затем оформите документ «Приём на работу» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы».
Печатная форма Т-2 в типовой 1С:Бухгалтерии вызывается из карточки сотрудника через кнопку «Печать», если в вашей версии она предусмотрена. В некоторых базовых версиях форма Т-2 отсутствует — тогда карточку заполняют вручную на бумаге или используют внешнюю печатную форму. Учтите, что для полноценного кадрового учёта с отпусками, больничными и воинским учётом предназначена именно 1С:ЗУП.
Где вести личные карточки
Полный кадровый учёт: Т-2 формируется автоматически со всеми разделами, включая отпуска и воинский учёт. Подходит для штатных кадровиков.
Упрощённый учёт: сотрудник, приём и базовые личные данные. Форма Т-2 доступна не во всех версиях, часть разделов придётся вести вручную.
Допустима как основной вариант, но требует ручного ведения и хранения 75 лет. Данные в 1С всё равно нужны для расчётов и отчётности.
Типичные ошибки при заполнении карточки
Чаще всего проблемы возникают из-за дублирования сотрудников: пользователь создаёт новую запись вместо поиска существующей, и в базе появляются два элемента с одинаковым СНИЛС. Это ломает отчётность в ПФР и персонифицированный учёт. Перед созданием всегда ищите сотрудника по СНИЛС или ФИО через строку поиска в справочнике.
Вторая группа ошибок — неверные или устаревшие личные данные. При смене паспорта или фамилии сведения нужно вносить через механизм изменения с указанием даты, а не затирать старые значения: в ЗУП для этого есть кнопка «Изменить» в форме личных данных. Иначе в отчётах за прошлые периоды появятся новые данные, что вызовет расхождения с уже сданными формами.
Как исправить данные и повторно сформировать карточку
Если в печатной форме обнаружена ошибка, не правьте её вручную в табличном документе — изменения не сохранятся в базе. Вернитесь к источнику данных: личные сведения правятся в карточке сотрудника, сведения о приёме и переводах — в соответствующих кадровых документах, данные об отпусках — в документах «Отпуск». После исправления сформируйте Т-2 заново.
Для массовой проверки карточек используйте отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты», например «Личные данные сотрудников» или «Штатная расстановка». Они позволяют быстро найти записи с пустыми полями, не открывая каждую карточку по отдельности.
Что важно запомнить
Карточка Т-2 в 1С формируется автоматически из справочника «Сотрудники» и кадровых документов. Заполните личные данные, проведите приём на работу и вызовите печатную форму через кнопку «Печать». Ошибки исправляйте в источниках данных, а не в готовом документе.
Частые вопросы
Можно ли вести личную карточку только в электронном виде в 1С?
Законодательство допускает электронный документооборот по кадрам при соблюдении ряда условий, однако для формы Т-2 многие организации сохраняют бумажный вариант из-за длительного срока хранения и требований проверяющих. Безопасная практика — распечатывать карточку из 1С и подписывать её у сотрудника.
Почему в форме Т-2 пустой раздел об отпусках?
Раздел заполняется только по проведённым документам «Отпуск» в 1С:ЗУП. Если отпуска оформлялись приказами вне программы или в другой базе, данных в карточке не будет — их нужно внести документами или вручную в бумажной форме.
Что делать, если сотрудник попал в базу дважды?
Найдите оба элемента по СНИЛС, определите, к какому привязаны документы и начисления, а дубликат пометьте на удаление. Если документы разделены между двумя записями, сначала перенесите их на одну карточку, иначе нарушится расчёт стажа и среднего заработка.
Нужно ли заводить карточку на сотрудника по договору ГПХ?
Форма Т-2 предусмотрена для работников по трудовым договорам. На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, личная карточка не заводится, хотя в 1С такой сотрудник всё равно создаётся в справочнике для начисления вознаграждения и отчётности.
Как распечатать карточки сразу по нескольким сотрудникам?
В 1С:ЗУП выделите нужных сотрудников в списке справочника с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите «Печать» и выберите форму Т-2 — программа сформирует отдельные карточки по каждому выделенному сотруднику одной операцией.