Как создать личную карточку сотрудника в 1С

Личная карточка сотрудника в 1С — это не просто справочная запись, а основа всех кадровых и расчётных операций: без корректно заведённого сотрудника нельзя оформить приём на работу, начислить зарплату, рассчитать отпуск или сформировать отчётность в фонды. Ошибки на этапе создания карточки приводят к сбоям в расчёте НДФЛ, страховых взносов и к проблемам при сдаче персонифицированной отчётности.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок реализован полностью, а в 1С:Бухгалтерии — в усечённом виде, достаточном для начисления зарплаты. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки и способы проверки результата.

Где в 1С хранятся данные о сотрудниках

В типовых конфигурациях 1С данные о работнике разделены на несколько сущностей. Справочник «Физические лица» хранит персональные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Справочник «Сотрудники» связывает физическое лицо с организацией и содержит табельный номер, подразделение и должность. Кадровые документы (приём, перевод, увольнение) фиксируют изменения состояния сотрудника во времени.

Такое разделение важно понимать, потому что одно физическое лицо может быть оформлено в компании несколько раз: например, как основной работник и как внутренний совместитель. В этом случае создаётся одна запись физического лица и две записи сотрудника. Если по ошибке завести два физических лица для одного человека, отчётность по НДФЛ и взносам раздвоится, и исправлять это придётся вручную.

Создание карточки в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». Нажмите кнопку «Создать». Программа предложит сначала ввести ФИО — по нему выполняется поиск среди существующих физических лиц, чтобы избежать дублей. Если человек ранее работал в организации, система покажет совпадение, и нужно выбрать существующую запись, а не создавать новую.

После ввода ФИО откроется форма сотрудника. Заполните организацию, если в базе их несколько. Табельный номер программа присвоит автоматически, но его можно изменить вручную — главное, чтобы он оставался уникальным. Далее перейдите по ссылкам в карточке к данным физического лица: укажите дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес регистрации. Эти сведения обязательны для отчётности.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
2. 2
   Введите ФИО и проверьте отсутствие дублей физического лица
3. 3
   Заполните организацию и при необходимости скорректируйте табельный номер
4. 4
   По ссылке в карточке внесите ИНН, СНИЛС, дату рождения и документ, удостоверяющий личность
5. 5
   Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть»
6. 6
   Оформите документ «Приём на работу» с датой, подразделением, должностью и условиями оплаты

Само по себе сохранение карточки не делает сотрудника «работающим» в программе. Обязательно оформите документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В нём указываются дата приёма, подразделение, должность, график работы и начисления (оклад, надбавки). Без этого документа сотрудник не появится в документах начисления зарплаты и в штатной расстановке.

Создание сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность. В форме сотрудника сразу указываются дата приёма на работу, подразделение и должность — отдельный кадровый документ здесь не обязателен, хотя в свежих релизах доступны документы «Приём на работу» и «Увольнение».

Обратите внимание на поле «Вид занятости»: от него зависит расчёт страховых взносов и заполнение отчётности. Для основного работника выбирается «Основное место работы», для совместителей — соответствующие значения. Если сотрудник работает по договору ГПХ, его тоже заводят в справочник, но с соответствующим видом договора, иначе начисления попадут не на те счета учёта.

Какие данные обязательны к заполнению

Минимальный набор, без которого карточка бесполезна для учёта, включает ФИО полностью, дату рождения, ИНН (если есть), СНИЛС, реквизиты документа, удостоверяющего личность, и адрес регистрации. Для иностранных работников дополнительно указывается статус налогового резидентства и данные разрешительных документов.

Данные о праве на вычеты по НДФЛ (на детей, имущественные) вводятся отдельно — в ЗУП через документ «Заявление на вычеты НДФЛ», в Бухгалтерии — по ссылке «Вычеты» в карточке сотрудника. Адрес регистрации важен для формы 6-НДФЛ и справок о доходах: он должен быть указан в формате ФИАС, поэтому вводите его через классификатор, а не произвольным текстом.

Типовые ошибки при заведении карточки

Самая распространённая ошибка — дубли физических лиц. Она возникает, когда при повторном приёме сотрудника или при исправлении опечатки заводят новую запись вместо поиска существующей. Признак проблемы: в отчётах по НДФЛ один человек фигурирует дважды, а вычеты и доходы разрываются между записями. Лечится объединением дублей через специальную обработку или ручным переносом данных, что трудоёмко.

Вторая частая ошибка — заполнение карточки без оформления приёма на работу. Сотрудник виден в справочнике, но зарплата ему не начисляется, и бухгалтер тратит время на поиск причины. Третья ошибка — неверный график работы в приёме: если оставить график по умолчанию, а сотрудник работает сменами, расчёт зарплаты и нормы времени будет неправильным.

Проверка результата и печать формы Т-2

После создания карточки и оформления приёма убедитесь, что сотрудник корректно встал в учёт. Откройте отчёт «Штатная расстановка» (в ЗУП) или журнал «Приёмы на работу» — сотрудник должен отображаться с верными подразделением, должностью и датой. Затем создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц: сотрудник должен подтянуться автоматически при заполнении.

Если требуется классическая личная карточка по форме Т-2, в ЗУП она формируется из карточки сотрудника: кнопка «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». Документ заполняется автоматически из введённых данных, поэтому любые неточности в карточке сразу видны на печатной форме — это удобный способ финальной визуальной проверки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в штатной расстановке

Норма

Отображается с верными подразделением, должностью и датой приёма

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке — приём на работу не проведён

Подбор в начисление зарплаты

Норма

Сотрудник подтягивается при автозаполнении документа

Тревожный признак

Сотрудник недоступен для выбора — проверьте даты приёма и увольнения

Печатная форма Т-2

Норма

Все поля заполнены, данные совпадают с документами

Тревожный признак

Пустые поля или неверные данные — ошибки в карточке физического лица

Поиск дублей

Норма

По ФИО и СНИЛС находится одна запись физического лица

Тревожный признак

Несколько записей на одного человека — требуется объединение

Особые ситуации: совместители, ГПХ, переход из другой базы

Внутренний совместитель заводится как новый сотрудник, но при вводе ФИО обязательно выбирается существующее физическое лицо. Внешний совместитель создаётся так же, как основной работник, с соответствующим видом занятости. Работник по договору ГПХ в ЗУП оформляется документом «Договор (работы, услуги)», а не приёмом на работу.

При переходе учёта из другой программы (например, из ЗУП 2.5 или стороннего ПО) не заводите карточки вручную — используйте штатные механизмы переноса данных или обработки загрузки. Ручной ввод сотен сотрудников почти гарантированно приведёт к рассинхронизации остатков по НДФЛ и взносам. Если перенос выполнялся обработкой, после него сверьте количество сотрудников и ключевые данные выборочно, по нескольким записям.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать сотрудника без ИНН?

Да, ИНН не является обязательным полем — у части работников его может не быть. Программа позволит сохранить карточку и сдать отчётность без ИНН, но СНИЛС при этом обязателен. Если ИНН появится позже, внесите его в карточку физического лица.

Сотрудник уволен и принят снова — создавать новую карточку?

Нет. Найдите существующую запись сотрудника и оформите новый документ «Приём на работу». В ЗУП можно создать новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу, но новое физическое лицо заводить нельзя — иначе нарушится учёт НДФЛ нарастающим итогом.

Почему сотрудник не появляется в документе начисления зарплаты?

Чаще всего не оформлен или не проведён документ «Приём на работу», либо дата приёма позже периода начисления. Также проверьте, не установлено ли в карточке увольнение и совпадает ли организация в документе и в карточке сотрудника.

Как исправить опечатку в ФИО сотрудника?

ФИО меняется в карточке физического лица по ссылке «Изменить ФИО» (в ЗУП) — изменение фиксируется с датой, что важно при смене фамилии. Если это была просто опечатка, исправьте значение напрямую. Учтите: если отчётность с ошибочным ФИО уже сдана, потребуется подать корректировку.

Чем карточка в 1С отличается от формы Т-2?

Карточка в программе — это рабочая запись справочника, с которой связаны все кадровые и расчётные документы. Форма Т-2 — печатный документ, который 1С формирует автоматически из данных карточки. Вести Т-2 отдельно от программы не требуется.