Как создать график работы в 1С

График работы сотрудников в 1С — базовый элемент кадрового учёта, без которого невозможно правильно рассчитать зарплату, отпускные, больничные и заполнить табель учёта рабочего времени. Если график не создан или заполнен с ошибками, программа будет неверно считать норму времени, а значит — и начисления.

В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:ERP графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Для каждого графика задаётся способ заполнения — по дням недели, по циклу произвольной длины или по шаблону смен, — а затем формируется календарь на конкретный год.

Ниже разобран полный порядок действий: от выбора вида графика до проверки результата в табеле. Инструкция актуальна для конфигураций на управляемых формах (ЗУП 3.1, ERP 2, КА 2, УТ 11 с кадровым блоком), но общая логика одинакова и в других решениях.

Где находятся графики работы и что нужно подготовить

В 1С:ЗУП 3.1 справочник графиков открывается через меню «Настройка — Графики работы сотрудников». В 1С:ERP и КА путь аналогичен: «Настройки и справочники — Предприятие — Графики работы». Если пункта меню нет, проверьте права пользователя — доступ к справочнику есть у ролей расчётчика и кадровика.

Перед созданием графика убедитесь, что в базе заполнен производственный календарь («Настройка — Производственные календари»). Графики, зависящие от праздничных дней (например, пятидневка), ссылаются на него, и без актуального календаря норма времени посчитается неверно. Производственный календарь можно обновить автоматически через интернет-сервис 1С или заполнить вручную.

Также заранее определите параметры будущего графика: длительность рабочего дня, время начала и окончания, перерывы, чередование рабочих и выходных дней. Эти данные берутся из трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка или приказа о сменном режиме.

Создание простого графика: пятидневка и шестидневка

Самый распространённый вариант — график по дням недели. Откройте справочник «Графики работы сотрудников», нажмите «Создать» и укажите наименование, например «Пятидневка 8 часов». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели».

В таблице дней отметьте рабочие дни (понедельник — пятница) и укажите длительность рабочего дня — 8 часов. Если в пятницу день сокращённый, задайте для него отдельное значение, например 7 часов. В разделе «Время работы» можно детализировать интервалы: с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 — перерыв в счёт рабочего времени не включается.

Установите флажок «Учитывать праздники» — тогда предпраздничные дни автоматически сократятся на час, а праздничные дни станут нерабочими. После настройки нажмите кнопку «Заполнить» в табличной части календаря, укажите год и проверьте сформировавшийся календарь визуально.

Для шестидневки логика та же: рабочими отмечаются понедельник — суббота, воскресенье остаётся выходным. Следите, чтобы суммарная недельная норма не превышала законодательно установленную продолжительность рабочего времени.

1. 1
   Откройте «Настройка — Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите наименование и выберите способ заполнения «По дням недели»
3. 3
   Отметьте рабочие дни и задайте длительность каждого дня в часах
4. 4
   При необходимости детализируйте интервалы рабочего времени и перерывы
5. 5
   Включите флажок «Учитывать праздники»
6. 6
   Нажмите «Заполнить», выберите год и проверьте календарь
7. 7
   Запишите график и назначьте его сотрудникам кадровым документом

Сменные графики: два через два, сутки через трое

Сменные режимы настраиваются способом заполнения «По циклам произвольной длины». В таблице цикла каждая строка — один день цикла: рабочий день с указанием часов или выходной. Для графика «два через два» по 12 часов цикл состоит из четырёх строк: 12, 12, выходной, выходной.

Критически важно правильно указать дату отсчёта — день, с которого начинается первый цикл. От неё зависит, на какие календарные даты попадут рабочие смены. Если сотрудник работает в одной из нескольких бригад со сдвинутыми циклами, для каждой бригады создаётся отдельный график со своей датой отсчёта.

Для графика «сутки через трое» цикл — четыре дня: суточная смена и три выходных. Учтите, что при расчёте нормы времени на суточных сменах часто применяется суммированный учёт рабочего времени — в графике укажите соответствующий вид учёта, если это предусмотрено настройками вашей конфигурации.

Ночные часы внутри смены программа выделяет по интервалам времени: работа с 22:00 до 6:00 автоматически относится к ночному времени и оплачивается по повышенной ставке при наличии соответствующего начисления. Проверьте, что интервалы смены разбиты корректно и ночные часы видны в календаре отдельно.

Гибкие и неполные графики

Для сотрудников на неполном рабочем времени (0,5 ставки, неполная неделя) создаётся отдельный график с сокращённой длительностью дня или меньшим числом рабочих дней. Не рекомендуется назначать таким сотрудникам полный график и «закрывать» разницу отсутствиями — это искажает табель и кадровую отчётность.

В настройках графика можно указать, что норма времени считается по другому графику — например, по полной пятидневке. Это нужно, чтобы зарплата за неполное время рассчитывалась пропорционально правильной норме: фактически отработанные часы делятся на норму полного графика.

Гибкий график с плавающими выходными, не привязанный к недельному циклу, настраивается через цикл произвольной длины или через шаблоны смен, если конфигурация их поддерживает. При сложном чередовании иногда проще создать несколько графиков и переводить сотрудников между ними кадровыми документами.

Назначение графика сотрудникам

Созданный график сам по себе ни на что не влияет — его нужно связать с сотрудником. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если график меняется у уже работающего сотрудника, используется документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» (в ЗУП 3.1 — «Изменение графика работы списком» для групповых изменений).

Массовая смена графика удобна при переводе целого подразделения на новый режим: в документе выбираются сотрудники, новый график и дата начала действия. Программа автоматически зафиксирует изменение в кадровых данных, и с указанной даты расчёт нормы времени пойдёт по новому графику.

Проверить, какой график действует у сотрудника на конкретную дату, можно в карточке сотрудника по ссылке истории изменений места работы или через отчёт «Штатное расписание» / «Остатки отпусков и кадровые отчёты» в зависимости от конфигурации.

Проверка результата и типовые проблемы

После создания графика и назначения его сотрудникам сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13» в разделе «Зарплата — Отчёты по зарплате»). Табель должен показать рабочие и выходные дни в соответствии с задуманным режимом, а итоговое количество часов — совпасть с нормой графика.

Дополнительно сверьте норму времени в документе «Начисление зарплаты и взносов»: при заполнении документа по сотруднику программа показывает норму дней и часов по его графику. Расхождение с ожидаемым значением — признак того, что график не заполнен на нужный год, назначен с неверной даты или содержит ошибку в цикле.

Если табель пустой или норма равна нулю, проверьте три вещи: заполнен ли календарь графика на текущий год (кнопка «Заполнить» в графике), назначен ли график сотруднику кадровым документом с правильной даты, обновлён ли производственный календарь для графиков с учётом праздников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Календарь графика

Норма

На весь год проставлены рабочие и выходные дни, итоговая норма соответствует режиму

Тревожный признак

Календарь пуст с какой-то даты или не заполнен вовсе

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Явки и выходные совпадают с реальным режимом работы

Тревожный признак

Табель пустой, все дни выходные или смены смещены

Норма в начислении зарплаты

Норма

Норма дней и часов равна норме графика за месяц

Тревожный признак

Норма нулевая или не совпадает с календарём графика

Частые вопросы

Можно ли изменить график у сотрудника в середине месяца?

Да. Оформите кадровый перевод или документ «Изменение графика работы» с датой перехода. Программа рассчитает норму времени за месяц по двум графикам пропорционально периодам их действия. Убедитесь, что новый график заполнен на весь год до назначения.

Что делать, если график не заполнился на новый год?

Откройте элемент справочника «Графики работы сотрудников», перейдите в табличную часть календаря и нажмите «Заполнить», выбрав нужный год. Для графиков с учётом праздников сначала обновите производственный календарь, иначе праздничные дни не перенесутся.

Как настроить график с разной длительностью смен внутри цикла?

Используйте способ заполнения «По циклам произвольной длины» и задайте в каждой строке цикла своё количество часов. Если внутри дня есть перерывы или ночные интервалы, детализируйте их в таблице «Время работы», чтобы программа корректно выделила ночные часы.

Почему зарплата считается неправильно, хотя график создан?

Чаще всего причина в том, что график создан, но не назначен сотруднику кадровым документом, либо назначен с неверной даты. Также проверьте настройку «Норма времени рассчитывается по другому графику» у сотрудников на неполной ставке и актуальность производственного календаря.

Можно ли скопировать существующий график?

Да. В списке графиков выделите нужный элемент и используйте кнопку «Скопировать» (F9). Затем измените наименование, цикл или дату отсчёта и заполните календарь. Это удобно при создании графиков для нескольких бригад с одинаковым циклом, но разным сдвигом смен.