Другое · 9 мин
Как создать должность в 1С: инструкция для ЗУП и Бухгалтерии
Как создать должность в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: заполнение справочника «Должности», штатное расписание, настройка прав и типичные ошибки при вводе.
Должность в 1С — это элемент справочника, который используется при приёме сотрудника на работу, кадровом переводе, формировании штатного расписания и печатных форм приказов. От правильного заполнения зависит корректность отчётности: наименование должности попадает в трудовой договор, личную карточку Т-2, отчёты в СФР и статистику. Ошибка в справочнике приводит к дублям, расхождениям в документах и лишней работе по исправлению.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) должности тесно связаны со штатным расписанием и могут создаваться либо напрямую в справочнике, либо вместе с позицией штатного расписания. В 1С:Бухгалтерии справочник проще — там достаточно ввести наименование. Ниже разобраны оба сценария, а также настройка прав доступа и типичные ошибки.
Где находится справочник должностей в разных конфигурациях
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Должности». Если его нет в меню, зайдите через «Настройка» → «Должности» либо воспользуйтесь поиском по функциям (кнопка с лупой или строка «Найти» в главном меню) — введите слово «Должности», и система покажет нужный справочник.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь другой: раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». В конфигурациях «Управление нашей фирмой» и «Комплексная автоматизация» справочник также находится в разделе кадрового учёта, но состав реквизитов может отличаться.
Если пункт меню не виден даже через поиск, скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на чтение справочника. В этом случае нужно обратиться к администратору базы — самостоятельно расширить права без профиля «Администратор» нельзя.
Создание должности напрямую в справочнике
Откройте справочник «Должности» и нажмите кнопку «Создать». Заполните поля:
- Наименование — полное название должности в именительном падеже, как оно должно выводиться в приказах и трудовом договоре: «Инженер-конструктор», «Специалист по кадрам». Сокращений лучше избегать, если должность фигурирует в официальных документах.
- Код — заполняется автоматически, менять его обычно не требуется.
- Дополнительные реквизиты — в ЗУП могут присутствовать поля вроде «Воинский учёт», «Особые условия труда», класс условий труда по спецоценке. Заполните их, если они используются в вашей отчётности.
Нажмите «Записать и закрыть». Должность появится в списке и станет доступна для выбора в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод», кадровых приказах.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Должности»
- 2Нажмите «Создать» и введите наименование должности
- 3Заполните дополнительные реквизиты, если они используются
- 4Нажмите «Записать и закрыть»
- 5Проверьте, что должность выбирается в документе «Приём на работу»
Создание должности через штатное расписание в ЗУП
Если в программе ведётся штатное расписание (настройка «Кадровый учёт» → «Штатное расписание» включена), должность удобнее создавать вместе с позицией. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание», нажмите «Создать» (или «Утвердить штатное расписание» при документальном ведении) и выберите подразделение.
В поле «Должность» вместо выбора существующего элемента нажмите «Создать» (плюсик или кнопку с многоточием) и введите новое наименование. Программа создаст элемент справочника автоматически. Далее укажите количество ставок, оклад или вилку, надбавки и запишите позицию.
Такой способ предпочтительнее, когда должность вводится ради конкретной вакансии: вы сразу видите, в каком подразделении она открыта и с какими условиями оплаты. Если штатное расписание не ведётся, документы приёма будут ссылаться напрямую на справочник должностей без привязки к ставкам.
Создание должности в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». Нажмите «Создать», введите наименование и запишите. Состав полей минимальный — чаще всего только наименование, поэтому вся операция занимает меньше минуты.
Альтернативный путь — создать должность «на лету» прямо из документа «Приём на работу»: в поле «Должность» начните вводить название, и если совпадений нет, программа предложит создать новый элемент. Это удобно, но повышает риск дублей, если похожая должность уже есть с другим написанием.
Способы создать должность
Подходит для предварительного заполнения справочника перед началом учёта; требует отдельной настройки штатного расписания
Оптимально, когда должность привязана к подразделению и ставкам; не работает, если штатное расписание отключено
Быстрый способ для разовой операции; главный риск — дубли из-за разного написания одной должности
Права доступа и ограничения
Для создания должностей пользователю нужны права на добавление и изменение справочника. В ЗУП это обычно профили «Кадровик» или «Старший кадровик», в Бухгалтерии — права на раздел зарплаты и кадров. Если кнопка «Создать» неактивна или справочник открывается только на просмотр, проверьте профиль группы доступа через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
В разделённых базах (несколько организаций) справочник должностей общий для всех организаций. Учитывайте это: созданная должность будет видна всем, а удалить её после использования в документах уже не получится — только пометить на удаление.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания откройте документ «Приём на работу» (или кадровый перевод) и убедитесь, что новая должность выбирается в соответствующем поле. В ЗУП дополнительно проверьте отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков» — должность должна корректно отображаться в кадровых отчётах.
Ещё одна распространённая ситуация: пользователь ищет, как «создать должность», имея в виду позицию штатного расписания с окладом. Помните о разделении: название — в справочнике «Должности», условия оплаты и ставки — в штатном расписании. Если после создания должности приём на работу выдаёт ошибку о ставках, проблема именно в отсутствии позиции штатного расписания.
Как проверить результат
Отображается один элемент с нужным наименованием, без дублей
Несколько похожих записей с разным написанием
Должность доступна в поле «Должность» и подставляется в приказ
Элемент не находится поиском или документ ругается на ставки
Наименование выводится полностью и без сокращений
Обрезанный или устаревший текст в печатной форме
Частые вопросы
Можно ли удалить созданную по ошибке должность?
Если должность не использовалась ни в одном документе, её можно пометить на удаление и затем удалить через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если ссылки на неё есть, программа заблокирует удаление — останется только переименовать элемент или оставить его неиспользуемым.
Чем должность отличается от позиции штатного расписания?
Должность — это просто название из справочника. Позиция штатного расписания — связка «подразделение + должность + количество ставок + условия оплаты». Одна должность может входить в несколько позиций разных подразделений.
Почему кнопка «Создать» в справочнике недоступна?
У учётной записи нет прав на изменение справочника. Проверьте профиль группы доступа в разделе «Администрирование» или обратитесь к администратору базы — для роли кадровика нужны права на добавление элементов справочников кадрового учёта.
Нужно ли указывать код должности по ОКПДТР?
Действующие типовые конфигурации не требуют обязательного заполнения классификатора — достаточно наименования. Коды профессий и должностей могут понадобиться для отдельных отраслевых отчётов или при обмене с внешними системами, тогда их вводят в дополнительные реквизиты.
Как переименовать должность, не испортив старые приказы?
Безопасный способ — создать новую должность с актуальным названием и оформить кадровые переводы сотрудников. Прямое переименование старого элемента изменит текст во всех документах, включая ранее напечатанные приказы, что недопустимо при проверках.
Можно ли загрузить список должностей из Excel?
Да, в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (раздел «Администрирование» или «Интеграция»), которая позволяет импортировать табличный список в справочник. Перед загрузкой подготовьте файл с колонкой наименований и проверьте его на дубли.
Что важно запомнить
Должность создаётся в справочнике «Должности» за пару минут: в ЗУП — через раздел «Кадры» или вместе с позицией штатного расписания, в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры». Главные правила — проверять справочник на дубли перед созданием, не переименовывать должности, использованные в приказах, и помнить, что ставки и оклад задаются в штатном расписании, а не в самом справочнике.