Как создать документ «Прием на работу» в 1С

Документ «Прием на работу» — первый кадровый документ, который регистрирует трудовые отношения с сотрудником в программе 1С. От корректности его заполнения зависят расчет зарплаты, начисление стажа, формирование отчетности в ПФР и ФНС, а также печать приказа по форме Т-1. Ошибка на этом этапе «тянет» за собой неверные начисления и расхождения в отчетах.

Порядок создания документа зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) доступен полный кадровый учет с графиками, штатным расписанием и электронными трудовыми книжками. В 1С:Бухгалтерии прием оформляется упрощенно — только для расчета зарплаты и взносов. Ниже разобраны оба варианта, а также массовый прием и типичные ошибки.

Где находится документ «Прием на работу» в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 документ доступен по двум путям. Первый: раздел «Кадры» → журнал «Приемы на работу» → кнопка «Создать». Второй: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Оформить документ» → «Прием на работу». Второй способ удобен, когда карточка физического лица уже заведена в справочнике.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь другой: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Прием на работу». Если кадровые документы не отображаются, проверьте настройки учета: в разделе «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройки зарплаты» должен быть включен учет зарплаты и кадров в этой программе, а не во внешней.

В обеих конфигурациях перед созданием приема убедитесь, что заполнены базовые справочники: организация, подразделения, должности. Без них часть полей документа окажется недоступной или придется прерываться на заведение справочников «на лету».

Заполнение основных полей документа

Откройте новый документ и заполните шапку. Поле «Организация» подставляется по умолчанию, если в базе одна организация, иначе выберите нужную. Поле «Сотрудник» — это ссылка на справочник сотрудников: если человек работал в компании раньше, выберите существующую карточку, чтобы не плодить дубли; если нет — создайте новую прямо из поля ввода.

Далее укажите дату приема — именно с нее начнут начисляться зарплата, отпускной стаж и страховой стаж. Поле «Дата приема» не обязано совпадать с датой проведения документа в программе: документ можно оформить позже фактического выхода сотрудника, но отчетность построится по дате приема.

Заполните «Подразделение» и «Должность». Если включено штатное расписание, вместо отдельных полей выбирается «Позиция штатного расписания», а подразделение, должность и график подставляются из позиции автоматически. Укажите количество ставок (1, 0,5 и т.д.) — от этого зависит расчет оклада пропорционально занятой доле.

Вид занятости и условия договора

Поле «Вид занятости» определяет, основное это место работы, внутреннее или внешнее совместительство. Для внешнего совместителя в карточке физлица должен быть указан основной работодатель. Также проверьте вид договора: трудовой договор или договор ГПХ — от этого зависят взносы и отражение в отчетности.

1. 1
   Создайте документ: «Кадры» → «Приемы на работу» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника (или заведите новую карточку физлица)
3. 3
   Укажите дату приема, подразделение, должность или позицию штатного расписания
4. 4
   Задайте вид занятости, количество ставок и график работы
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления и размер оклада
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1

График работы и начисления

График работы сотрудника задается на закладке «График работы» (в ЗУП) или в одноименном поле. Если подходящего графика нет — создайте его в справочнике «Графики работы сотрудников», указав шаблон заполнения (пятидневка, сменный и т.д.) и производственный календарь. Неверный график приведет к ошибкам в расчете нормы времени и оплате за неполный месяц.

На вкладке «Оплата труда» перечисляются плановые начисления: оклад по дням или по часам, надбавки, премии. При работе со штатным расписанием состав начислений подтягивается из позиции, а размер можно скорректировать вручную — например, установить индивидуальную надбавку. Размер оклада указывается на полную ставку либо с учетом занимаемой доли — в зависимости от настроек учета, проверьте итоговую сумму в поле «ФОТ».

Проверьте, что у начислений корректно настроены НДФЛ и страховые взносы. Если используете типовые начисления («Оплата по окладу», «Премия процентом»), настройки уже заданы. Самодельные начисления нужно проверить отдельно: неверный код дохода по НДФЛ исказит 6-НДФЛ и справки о доходах.

Дополнительные сведения: льготы, стаж, отчетность

В карточке сотрудника (по ссылке из документа) заполните данные, влияющие на отчетность: ИНН, СНИЛС, адрес регистрации, налоговый статус. Для сотрудников с правом на льготы по взносам или вычеты по НДФЛ соответствующие сведения вводятся отдельными документами — например, «Заявление на вычеты НДФЛ».

Для электронной трудовой книжки прием на работу должен попасть в отчет СЗВ-ТД (или актуальную форму сведений о трудовой деятельности). В 1С:ЗУП мероприятие «Прием» формируется автоматически на основании кадрового документа — проверьте, что в разделе «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» сотрудник появился с корректной датой и должностью.

Если сотрудник принимается на вредные или опасные работы, укажите особые условия труда в позиции штатного расписания — от этого зависят дополнительные тарифы взносов и досрочная пенсия в отчетности. Пропуск этой настройки — частая причина ошибок при сдаче персонифицированной отчетности.

Печать приказа о приеме (форма Т-1)

После проведения документа внизу формы появляются печатные формы. Кнопка «Приказ о приеме на работу (Т-1)» формирует унифицированный бланк с данными из документа: ФИО, должность, подразделение, дата приема, условия оплаты и характер работы. Проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты руководителя — иначе подпись в приказе окажется пустой.

Если в компании используется собственная форма приказа, ее можно подключить как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Стандартная форма Т-1 при этом остается доступной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведение документа

Норма

Документ проведен без ошибок, сотрудник виден в списке сотрудников с текущим местом работы

Тревожный признак

Программа сообщает о незаполненных полях или конфликте с другим кадровым документом на ту же дату

Начисление зарплаты

Норма

В документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приема сотрудник заполняется автоматически с верной нормой дней

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в начисление или оклад рассчитан за полный месяц

Приказ Т-1

Норма

Все поля заполнены, указаны руководитель и условия оплаты

Тревожный признак

Пустые поля подписи, неверная дата или должность

Массовый прием и особые сценарии

Когда принимается сразу несколько сотрудников на одинаковые условия, в 1С:ЗУП используйте документ «Прием на работу списком» (в журнале приемов — стрелка рядом с кнопкой «Создать»). В табличную часть добавляются сотрудники, общие условия (подразделение, график, начисления) задаются один раз. Это сокращает время и исключает разночтения между документами.

Для сотрудника, который раньше работал в организации, не создавайте новую карточку физлица — выберите существующую, иначе в отчетности появятся дубли с одинаковым СНИЛС, и формы будут отклонены. Повторный прием оформляется обычным документом на ту же карточку.

При приеме по срочному трудовому договору укажите дату окончания договора в соответствующем поле — программа напомнит о необходимости увольнения или продления. Для договоров ГПХ в ЗУП вместо приема используется документ «Договор (работы, услуги)» — не путайте эти сценарии, так как они по-разному отражаются во взносах и отчетности.

Частые вопросы

Можно ли изменить дату приема после проведения документа?

Да, если по сотруднику еще не рассчитана зарплата и не сдана отчетность — откройте документ, исправьте дату и перепроведите. Если зарплата уже начислена, сначала отмените или скорректируйте расчетные документы, иначе возникнут расхождения в учете.

Что делать, если сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: документ приема проведен, дата приема попадает в расчетный месяц, сотруднику назначено плановое начисление на вкладке «Оплата труда». Также убедитесь, что прием оформлен на ту же организацию, по которой выполняется расчет.

Как оформить прием на 0,5 ставки?

В документе в поле «Количество ставок» укажите 0,5 и задайте соответствующий график неполного рабочего времени. Оклад в штатном расписании обычно хранится на целую ставку, а фактическая оплата рассчитается пропорционально занятой доле.

Нужно ли создавать отдельный документ для внешнего совместителя?

Да, оформляется обычный «Прием на работу», но с видом занятости «Внешнее совместительство». Карточку физлица выбирайте существующую, если человек уже есть в базе, чтобы не создавать дубль по СНИЛС.

Можно ли оформить прием в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, если в настройках зарплаты выбран учет в этой программе. Функционал упрощенный: нет штатного расписания и полноценных графиков, но для расчета зарплаты, взносов и печати приказа этого достаточно.

Как исправить ошибочно созданный прием?

Если сотрудник фактически не принимался, документ можно пометить на удаление или отменить проведение — при условии, что по нему не было начислений и отчетности. Если прием уже отражен в отчетах, оформляется кадровое увольнение или сторнирующие документы.