Как составлять штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С — это не просто печатная форма Т-3, а рабочий механизм учёта: на его основе программа проверяет кадровые документы, рассчитывает оклады и контролирует, не приняли ли сотрудника на несуществующую должность. Если штатное расписание включено, но заполнено с ошибками, в расчёте зарплаты появляются расхождения, которые потом сложно искать.

Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней штатное расписание ведётся документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а история изменений хранится автоматически. В «1С:Бухгалтерии» полноценного учёта штатного расписания нет — там доступна только печатная форма.

Ниже разобран полный цикл: включение настройки, создание позиций, изменение окладов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых штатное расписание «ломает» кадровый учёт.

Включение и настройка штатного расписания

По умолчанию в типовой ЗУП штатное расписание может быть отключено, и кадровые документы тогда ссылаются только на справочник «Должности» без контроля ставок. Чтобы включить механизм, откройте раздел Настройка → Реквизиты и настройки → Кадровый учёт (в некоторых релизах путь: Настройка → Кадровый учёт → Штатное расписание) и установите флажок «Ведётся штатное расписание».

Рядом находятся важные опции: «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию». Историю изменений включать стоит практически всегда — без неё невозможно увидеть, какой оклад действовал на прошлую дату. Проверку кадровых документов тоже рекомендуется оставить включённой: программа будет предупреждать, если приём на работу не совпадает со штатной позицией.

Дополнительная опция «Применяется запрет на приём сотрудников при отсутствии свободных ставок» делает контроль жёстким: документ приёма просто не проведётся, если ставок нет. Это удобно для дисциплины учёта, но требует, чтобы штатное расписание всегда было актуальным.

Создание первого штатного расписания

После включения настройки перейдите в раздел Кадры → Штатное расписание и создайте документ «Утверждение штатного расписания». Укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого расписание начинает действовать. Дата вступления в силу важна: начисления по позициям будут действовать именно с неё.

В табличной части добавляйте позиции по кнопке «Добавить». Для каждой позиции указываются подразделение, должность, количество ставок, оклад (тарифная ставка) и надбавки. Если должности с нужным набором условий ещё нет, программа предложит создать её прямо из документа.

1. 1
   Включите штатное расписание и историю изменений в настройках кадрового учёта
2. 2
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой вступления в силу
3. 3
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад
4. 4
   Заполните надбавки и условия оплаты по каждой позиции
5. 5
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» для проверки
6. 6
   Сверьте позиции с уже принятыми сотрудниками через отчёт о расхождениях

Если в базе уже велись кадровые документы без штатного расписания, после утверждения проверьте соответствие: сотрудники, принятые на должности, которых нет в расписании, будут подсвечиваться в отчётах как расхождение. Такие позиции нужно либо добавить в расписание, либо исправить в кадровых документах.

Позиции штатного расписания: что заполнять

Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность + условия оплаты». Одна и та же должность в разных подразделениях — это разные позиции с собственными ставками и окладами. Именно поэтому приём сотрудника оформляется не на должность, а на позицию штатного расписания.

Ключевые поля позиции: количество ставок (допускаются дробные значения, например 0,5), оклад или тариф, размеры постоянных надбавок, график работы и особые условия труда. Если по должности применяется вредность или особый стаж, это тоже отмечается в позиции — данные потом попадают в отчётность.

Изменение штатного расписания

Все последующие правки — повышение окладов, ввод новых должностей, сокращение ставок — выполняются документом «Изменение штатного расписания» (раздел Кадры → Все кадровые документы или журнал штатного расписания). В документе укажите дату, с которой действуют изменения, и отредактируйте нужные строки: программа покажет текущие значения и позволит ввести новые.

Массовое повышение окладов удобно делать через индексацию: в документе изменения есть возможность увеличить оклады на коэффициент сразу по выбранным позициям. После проведения документа не забудьте отразить изменение в начислениях сотрудников — в ЗУП для этого существует документ «Изменение плановых начислений», который можно создать на основании изменения штатного расписания.

Закрытие позиции

Чтобы вывести позицию из расписания, в документе изменения укажите для неё дату закрытия. Закрытая позиция перестаёт быть доступной для приёма сотрудников, но остаётся в истории. Удалять позицию нельзя, если по ней есть кадровые документы, — только закрывать.

Проверка результата и отчёты

Основной контрольный инструмент — отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты). Он формирует форму Т-3 на любую дату с учётом истории изменений. Сформируйте его на дату утверждения и на текущую дату: количество ставок, оклады и фонд оплаты труда должны совпадать с вашими ожиданиями.

Дополнительно полезны отчёты «Останки отпусков» не нужны, а вот «Сотрудники, занимающие несколько ставок» и сверка «Штатное расписание и фактическая расстановка» помогают найти расхождения: сотрудников без позиции, вакантные ставки, несовпадение окладов в расписании и в назначенных начислениях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на текущую дату

Норма

Все действующие позиции присутствуют, ставки и оклады корректны

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или показаны с нулевыми ставками

Приём на работу сотрудника

Норма

Документ проводится, позиция выбирается из списка

Тревожный признак

Программа сообщает об отсутствии свободных ставок

Начисление зарплаты

Норма

Оклад подтягивается из штатного расписания

Тревожный признак

Оклад пустой или отличается от утверждённого

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка редактировать позиции «задним числом» в старом документе утверждения. Это переписывает историю: отчёты за прошлые периоды начинают показывать новые оклады, а перерасчёты становятся недостоверными. Правильный способ — новый документ изменения с актуальной датой.

Вторая группа проблем связана с рассинхронизацией штатного расписания и плановых начислений сотрудников: оклад в расписании подняли, а документ изменения начислений не создали — сотрудникам продолжает считаться старый оклад. После любой индексации всегда проверяйте, что плановые начисления обновлены.

Частые вопросы

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного механизма учёта штатного расписания с историей и контролем ставок — доступна только печатная форма по справочнику должностей. Для полноценного ведения нужна конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом».

Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?

В позиции штатного расписания укажите количество ставок с учётом неполного времени (например, 1 ставка на должность, а при приёме сотрудника укажите долю ставки 0,5 и соответствующий график работы). Оклад при расчёте будет применяться пропорционально отработанному времени.

Что делать, если сотрудник принят, а позиции в расписании нет?

Создайте документ «Изменение штатного расписания» и добавьте нужную позицию с датой не позднее даты приёма сотрудника. Затем в документе приёма укажите эту позицию. Если включён жёсткий контроль ставок, без этого документ приёма не проведётся.

Как посмотреть, каким было штатное расписание на прошлую дату?

Если включена история изменений, сформируйте отчёт «Штатное расписание», указав нужную дату в параметрах, — программа покажет позиции и оклады, действовавшие на тот момент. Без истории изменений восстановить прошлое состояние можно только по сохранённым печатным формам.

Можно ли удалить позицию из штатного расписания?

Удалить позицию, по которой есть кадровые документы, нельзя — её закрывают документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты закрытия. Удаление без последствий возможно только для позиции, которая ещё нигде не использовалась.

Нужно ли заново утверждать расписание при изменении одного оклада?

Нет. Для точечных правок используется документ «Изменение штатного расписания» — он фиксирует только изменённые строки. Полное переутверждение имеет смысл при массовой реорганизации структуры.