Как составить уведомление в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) уведомления используются в нескольких сценариях: информирование сотрудников о начисленной зарплате через расчетные листки, напоминания пользователям о предстоящих событиях (окончание испытательного срока, отпуск, день рождения), а также служебные оповещения внутри программы. Способ составления зависит от того, какой именно вид уведомления требуется, и от редакции конфигурации.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть соответствующие права: настройку рассылок и шаблонов обычно выполняет администратор или специалист с ролью «Настройка и администрирование», а отправку расчетных листков — расчетчик или кадровик. Ниже разобраны основные сценарии с точными путями по меню.

Определяем, какое уведомление нужно

Под «уведомлением» в ЗУП чаще всего понимают три разные задачи. Первая — отправка сотрудникам расчетных листков по электронной почте после начисления зарплаты. Вторая — автоматические напоминания пользователям программы о кадровых событиях: окончании испытательного срока, приближении отпуска, юбилеях. Третья — разовые сообщения сотрудникам по шаблону, например уведомление об изменении условий труда.

От задачи зависит инструмент: рассылка отчетов настраивается в одном месте, напоминания — в другом, а шаблоны писем — в третьем. Если перепутать механизм, можно потратить время на настройку, которая не даст нужного результата.

Сравнение вариантов

Рассылка отчетов

Подходит для регулярной отправки расчетных листков и отчетов руководителям. Требует настройки учетной записи почты.

Напоминания пользователям

Подходит для уведомлений о событиях по сотрудникам внутри программы. Не отправляет письма внешним получателям.

Шаблоны сообщений

Подходит для разовых писем сотрудникам по готовому образцу с подстановкой данных из базы.

Настраиваем учетную запись электронной почты

Любая рассылка писем из ЗУП начинается с почтовой учетной записи. Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» → «Учетные записи электронной почты» и создайте новую запись. Укажите адрес отправителя, параметры SMTP-сервера (сервер, порт, защищенное соединение) и пароль. Для корпоративных почтовых сервисов параметры берутся из документации вашего почтового провайдера.

После ввода параметров нажмите «Проверить настройки» — программа попытается подключиться к серверу. Если проверка не проходит, чаще всего причина в том, что почтовый сервис требует отдельный пароль для внешних приложений либо блокирует доступ из сторонних программ. Это настраивается на стороне почты, а не в 1С.

Составляем уведомление о зарплате: рассылка расчетных листков

Стандартный способ уведомить сотрудников о начислениях — рассылка отчета «Расчетный листок». Перейдите в раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок» (или «Отчеты, справки» → «Расчетные листки» в зависимости от редакции). Сформируйте отчет за нужный месяц.

Далее используйте команду рассылки: в форме отчета выберите «Отправить по почте» или настройте регулярную рассылку через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов». В настройках рассылки укажите получателей, тему письма и текст сопроводительного сообщения. В тексте можно использовать автоподстановку — например, имя сотрудника и период отчета.

Текст уведомления должен быть нейтральным: укажите, что во вложении расчетный листок за конкретный месяц, и к кому обращаться при вопросах. Не включайте в тело письма суммы начислений — файл с персональными данными безопаснее держать во вложении, а не в открытом тексте.

1. 1
   Настройте учетную запись почты в разделе «Администрирование» и проверьте соединение
2. 2
   Сформируйте отчет «Расчетный листок» за нужный период
3. 3
   Создайте рассылку: укажите получателей, тему и текст письма
4. 4
   Отправьте тестовое письмо себе и проверьте вложение
5. 5
   Запустите рассылку по сотрудникам или настройте расписание

Настраиваем напоминания о кадровых событиях

Для уведомлений внутри программы — например, напомнить кадровику об окончании испытательного срока — используется механизм напоминаний. В ЗУП есть предопределенные напоминания: об окончании испытательного срока, о днях рождения сотрудников, о необходимости оформить отпуск. Они отображаются на начальной странице или в разделе «Кадры».

Проверьте, что функциональность включена: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Напоминания». Пользователь может настроить и личное напоминание к конкретному документу или сотруднику — через команду «Напомнить» в форме объекта, указав текст и время срабатывания.

Используем шаблоны сообщений для разовых уведомлений

Когда нужно отправить однотипное письмо нескольким сотрудникам — например, уведомление об изменении графика работы — удобны шаблоны сообщений. Откройте «Администрирование» → «Общие настройки» → «Шаблоны сообщений» и создайте новый шаблон. В тексте доступны параметры автоподстановки: ФИО сотрудника, должность, подразделение и другие данные из базы.

Пример структуры уведомления: тема письма, обращение по имени, суть изменения с датой вступления в силу, ссылка на приказ или документ-основание, контакт ответственного лица. Избегайте размытых формулировок — сотрудник должен понимать, что именно меняется и что от него требуется.

Перед массовой рассылкой всегда отправляйте тестовое письмо на свой адрес. Так вы проверите и работоспособность почты, и корректность подстановки параметров в шаблоне — ошибка в параметре может подставить чужие данные.

Проверяем результат и исправляем типичные проблемы

После отправки проверьте журнал рассылки: в форме рассылки отчетов есть информация о выполнении — какие письма ушли, а по каким возникли ошибки. Типичные причины сбоев: не заполнен адрес электронной почты в карточке сотрудника, неверные параметры SMTP, слишком большой объем вложения.

Адреса сотрудников проверяются в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица» → контактная информация. Если рассылка идет по расписанию, убедитесь, что сервер 1С запущен в момент срабатывания — регламентные задания выполняются только при работающем сервере или открытом сеансе в файловой базе.

Частые вопросы

Можно ли отправлять уведомления без настройки почты?

Нет, отправка писем из ЗУП требует настроенной учетной записи электронной почты. Альтернатива — сформировать печатные формы и раздать их на бумаге или через личный кабинет сотрудника, если он внедрен.

Почему напоминание не появляется у пользователя?

Проверьте, включена ли функциональность напоминаний в общих настройках и не истек ли срок напоминания. Также убедитесь, что у пользователя есть права на объект, к которому привязано напоминание.

Как подставить данные сотрудника в текст письма?

В шаблонах сообщений и рассылках используются параметры автоподстановки — они вставляются через кнопку выбора параметра в редакторе текста. Доступный набор параметров зависит от типа объекта, по которому строится рассылка.

Можно ли настроить автоматическую рассылку по расписанию?

Да, рассылки отчетов поддерживают расписание. Учтите, что в файловой базе рассылка выполнится только при открытом сеансе с запущенным выполнением регламентных заданий, а в клиент-серверном варианте — при работающем сервере 1С.

Что делать, если письма попадают в спам у сотрудников?

Это настраивается на стороне почтового сервиса отправителя: проверьте записи SPF и DKIM для домена служебного ящика. В тексте письма избегайте типичных спам-маркеров — чрезмерных восклицательных знаков и текста заглавными буквами.