Другое · 10 мин
Как составить табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП
Как составить табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП: настройка графиков, документы табеля, заполнение Т-13, проверка данных и типичные ошибки кадровика.
Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП формируется не ручным вводом, а на основе графиков работы сотрудников и кадровых документов — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Поэтому главная задача кадровика или расчётчика — правильно настроить графики и вовремя вносить отклонения, а сам отчёт Т-12 или Т-13 программа соберёт автоматически.
Ошибки в табеле напрямую влияют на расчёт зарплаты: лишний рабочий день приведёт к переплате, пропущенный больничный — к недоплате и претензиям сотрудника. Перед закрытием месяца табель нужно сверить с кадровыми документами и данными по начислениям.
Ниже разобран полный цикл работы: от настройки графиков до вывода печатной формы и проверки результата. Инструкция применима к актуальным релизам 1С:ЗУП редакции 3.1, где учёт времени ведётся именно таким способом.
Как устроен учёт рабочего времени в 1С:ЗУП
В отличие от табеля в Excel, в ЗУП нет документа, где кадровик вручную проставляет явки по каждому дню. Программа рассчитывает рабочее время по формуле: плановое время из графика работы минус отклонения, оформленные документами. Если сотрудник работал по графику и не имел отсутствий — в табеле будут сплошные явки без каких-либо действий пользователя.
Отклонения фиксируются кадровыми и расчётными документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)», «Отгул» и другими. Каждый такой документ замещает плановое время своим видом времени — «ОТ», «Б», «К» и т.д., и именно эти буквенные коды попадут в печатную форму.
Для разовых фактов, которые не влияют на оплату или требуют точного учёта часов (например, работа в выходной по приказу), используются документы «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздничные дни», а также документ «Табель» — о нём отдельно ниже.
Настройка графиков работы сотрудников
График работы — фундамент табеля. Он задаётся в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» либо «Кадры» → «Графики работы» в зависимости от релиза). Для стандартной пятидневки достаточно указать шаблон заполнения «По дням недели» и ссылку на производственный календарь.
Для сменных графиков (сутки через трое, два через два) создайте график с циклом произвольной длины и задайте чередование рабочих и выходных дней. Обязательно проверьте, что заполнение идёт от верной даты отсчёта — сдвиг на один день исказит табель у всех сотрудников на этом графике.
График назначается сотруднику кадровым документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом «Смена графика работы» («Изменение графика работы списком»). Если график поменялся в середине месяца, программа учтёт оба периода автоматически — вручную ничего делить не нужно.
- 1Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент.
- 2Укажите способ заполнения «По дням недели», задайте продолжительность рабочего дня, например 8 часов с понедельника по пятницу.
- 3Убедитесь, что установлен флажок учёта производственного календаря, чтобы праздничные дни автоматически становились выходными.
- 4Заполните график на текущий год кнопкой «Заполнить» и проверьте итоговое количество часов по месяцам.
- 5Назначьте график сотрудникам через приём на работу или документ смены графика.
Как оформить отклонения от графика
Каждое отсутствие или особый вид времени должен быть введён документом до расчёта зарплаты. Основные документы находятся в разделе «Кадры» (отпуска, командировки, отсутствия) и «Зарплата» (больничные, работа сверхурочно). Документ должен быть проведён, а для начисляемых отсутствий — рассчитан и утверждён.
Если сотрудник отсутствовал по причине, которая не оплачивается (прогул, отпуск за свой счёт), используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)» из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Вид отсутствия определяет код в табеле: «ПР» для прогула, «ДО» для отпуска без сохранения.
Важно следить за пересечением периодов. Если больничный введён на даты, где уже проведён отпуск, программа либо откажется проводить документ, либо сторнирует часть отпуска — зависит от настроек. Любое «подвисшее» состояние даст неверную строку в табеле.
Когда нужен документ «Табель» и как его заполнить
Документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Учёт времени» → «Табели») применяется, когда фактическое время нужно зафиксировать вручную: например, для подразделений с посменной явкой по факту или когда данные приходят от руководителя в конце месяца. Если включена настройка учёта по табельным данным, именно этот документ становится источником факта для расчёта.
При создании документа укажите месяц, организацию и подразделение, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет сотрудников и проставит плановое время с учётом уже введённых отклонений. Дальше остаётся скорректировать конкретные дни: выделить ячейку и выбрать нужный вид времени с количеством часов.
Учтите: документ «Табель» имеет приоритет над автоматическим расчётом. Если он проведён с ошибкой — зарплата посчитается по ошибочным данным. Поэтому после ручной правки сверьте итоговые часы по документу с первичными данными (журналом явок, СКУД).
Формирование печатного табеля Т-13 и Т-12
Готовый табель выводится отчётом «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» из раздела «Отчёты, справки» → «Отчёты по кадрам». В настройках укажите период, организацию и при необходимости подразделение. Форма Т-12 отличается наличием раздела по оплате труда; в ЗУП чаще используют именно Т-13 как унифицированную форму учёта времени.
Отчёт строится по данным учёта времени, а не по документу «Табель», поэтому он корректен в обоих режимах работы. Если в вашей организации принята собственная форма табеля (постановление Госкомстата допускает самостоятельные формы при соблюдении обязательных реквизитов), её реализуют через внешнюю печатную форму или доработку отчёта.
Перед подписанием проверьте итоги: количество явок, часов, отработанных дней по каждому сотруднику и сводные итоги по подразделению. Расхождение с производственным календарём по норме часов — первый сигнал, что где-то не введено отклонение или неверно настроен график.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём с учётом отпусков и больничных
Часы больше или меньше нормы без документальных оснований
Каждому коду соответствует проведённый документ
Код есть, документа нет — значит, правили табель вручную
Явки начинаются с даты приёма и заканчиваются датой увольнения
Явки до приёма или после увольнения — ошибка в кадровых документах
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — в табеле у сотрудника пусто или нули. Причина почти всегда в том, что не назначен график работы: проверьте кадровые данные сотрудника и историю изменения графика. Вторая по частоте — уволенный сотрудник продолжает «ходить на работу»: не проведено увольнение или дата увольнения указана неверно.
Если больничный или отпуск не отражается в табеле, убедитесь, что документ проведён и попадает в нужный месяц. Для переходящих отпусков (конец месяца — начало следующего) программа распределяет дни автоматически, но только при корректных датах в документе.
Отдельный случай — донастройка видов времени. Если организация использует нестандартные обозначения (например, вахтовый метод, суммированный учёт), проверьте соответствие видов времени кодам классификатора в справочнике «Виды использования рабочего времени».
Проверка перед закрытием месяца
Перед начислением зарплаты полезно сформировать отчёт «Остатки отпусков и табель» либо сверить данные через «Анализ неявок» и «Полный свод начислений». Задача — убедиться, что каждому дню отсутствия соответствует документ, а каждому документу — строка в табеле.
Удобный контрольный приём: сформируйте Т-13 до расчёта зарплаты и после. Форма не должна измениться, если между этими моментами не вводились новые кадровые документы. Изменение табеля после расчёта — признак поздно введённых документов, и тогда потребуется перерасчёт.
Что важно запомнить
Табель в 1С:ЗУП строится автоматически: график задаёт план, документы отклонений — факт. Настройте графики, вводите все отсутствия документами, используйте документ «Табель» только там, где нужен ручной учёт факта, и сверяйте Т-13 с нормой часов перед закрытием месяца.
Частые вопросы
Почему в табеле у нового сотрудника пустые строки?
Чаще всего при приёме на работу не указан график работы или график не заполнен на текущий год. Откройте карточку сотрудника, проверьте назначенный график и перейдите в справочник графиков — нажмите «Заполнить» на нужный период, затем пересформируйте отчёт.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» из раздела «Зарплата». В табеле день получит код «РВ» с указанием часов, а в расчёте появится оплата в повышенном размере или будет начислен отгул — в зависимости от выбора в документе.
Можно ли вести табель только вручную, без графиков?
Технически документ «Табель» позволяет вводить факт вручную, но график всё равно нужен: от него зависит расчёт оклада пропорционально норме времени. Полностью отказаться от графиков нельзя — можно лишь переложить фиксацию факта на табельщика.
Чем Т-12 отличается от Т-13 и что выбрать?
Т-12 дополнительно содержит раздел о начисленной оплате труда, Т-13 — только учёт времени. В ЗУП расчёт зарплаты отражается в расчётных листках и сводах, поэтому большинство организаций используют Т-13. Обе формы необязательны: организация вправе утвердить собственную форму с обязательными реквизитами.
Переходящий отпуск попал в табель только одного месяца — это ошибка?
Нет, если документ оформлен корректно. Программа распределяет дни отпуска по месяцам автоматически: дни каждого месяца попадут в свой табель. Если часть дней пропала, проверьте даты в документе «Отпуск» и то, что он проведён и утверждён.
Как исправить табель прошлого месяца, если нашли ошибку?
Не редактируйте документы закрытого периода напрямую. Введите корректирующий документ текущей датой с указанием периода исправления (например, сторно отсутствия или новый больничный) — программа выполнит перерасчёт в текущем месяце, а табель прошлого периода при необходимости переформируют отдельно по согласованию с расчётчиком.