Как составить табель рабочего времени за месяц в 1С

Табель учёта рабочего времени — основной документ, по которому рассчитывается зарплата сотрудников с повременной оплатой. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) табель формируется автоматически на основании графиков работы и кадровых документов, но корректный результат получается только при правильной первоначальной настройке и своевременном вводе отклонений: отпусков, больничных, командировок и прогулов.

Ошибка в табеле напрямую влияет на начисления: сотрудник получит меньше или больше положенного, а при проверке трудовой инспекции некорректный учёт рабочего времени грозит штрафом. Поэтому важно не просто сформировать отчёт, а понимать, откуда программа берёт данные и как проверить их перед расчётом зарплаты.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП ред. 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но там табель чаще формируется только как печатная форма на основе начислений зарплаты. Общая логика — график плюс отклонения — сохраняется в обеих программах.

Как 1С формирует табель: источники данных

Табель в 1С:ЗУП — это не самостоятельный документ, который заполняют вручную по дням, а отчёт, собираемый из нескольких источников. Основа — график работы сотрудника, назначенный при приёме или кадровым переводом. График определяет, какие дни рабочие, какие выходные и сколько часов сотрудник должен отработать.

Второй слой данных — документы отклонений. Если сотрудник ушёл на больничный, в отпуск или в командировку, соответствующий документ замещает часы по графику на нужный вид времени: «Б» (больничный), «ОТ» (отпуск), «К» (командировка). Если документ не введён, программа считает, что сотрудник отработал день полностью.

Третий источник — документы учёта фактического времени при сменном или суммированном учёте: «Данные для расчёта зарплаты» с шаблонами табелей, документ «Табель» (в некоторых настройках), сверхурочные, работа в выходные. Они уточняют факт поверх планового графика.

Подготовка: проверка графиков работы сотрудников

Прежде чем формировать табель, убедитесь, что каждому сотруднику назначен актуальный график. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и проверьте, что используемые графики заполнены на нужный год. Если график не заполнен, программа не сможет определить норму времени, и табель сформируется с ошибками или пустыми днями.

Назначение графика конкретному сотруднику видно в документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод». Если сотрудник переведён на другой график в середине месяца, табель автоматически разобьёт период: до даты перевода считается по старому графику, после — по новому. Проверьте, что перевод оформлен документом, а не просто «договорённостью».

Отдельно проверьте производственный календарь: раздел «Настройка» → «Производственные календари». Переносы праздничных дней должны быть актуальны, иначе норма часов за месяц исказится. Обычно календарь обновляется автоматически при обновлении конфигурации, но при отключённых обновлениях его стоит сверить вручную.

Ввод отклонений: отпуска, больничные, командировки

Каждое отсутствие сотрудника должно быть оформлено соответствующим документом до формирования табеля и расчёта зарплаты. Отпуска вводятся документом «Отпуск» (раздел «Кадры»), больничные — документом «Больничный лист», командировки — «Командировка». Все они находятся в разделе «Кадры» или «Зарплата» в зависимости от настроек прав.

Важно вводить документы именно в программе, а не отмечать отсутствие «вручную» в табеле: только проведённый документ создаёт движения по регистрам, корректно замещает время и участвует в расчёте среднего заработка. Ручная правка табеля в обход документов приводит к расхождениям между кадровым учётом и расчётом зарплаты.

Если больничный пришёл после того, как зарплата за месяц уже рассчитана, введите документ текущей датой с периодом прошлого месяца — программа предложит перерасчёт или учтёт отсутствие при следующем расчёте, в зависимости от настроек. Не оставляйте такие ситуации без документа: неявка без основания будет отражена как «НН» или как явка, что исказит оплату.

1. 1
   Соберите все заявления, листки нетрудоспособности и приказы за месяц
2. 2
   Введите отпуска документами «Отпуск» из раздела «Кадры»
3. 3
   Зарегистрируйте больничные документом «Больничный лист», при наличии ЭЛН — загрузите по номеру
4. 4
   Оформите командировки и работу в выходные соответствующими документами
5. 5
   Проверьте, что все документы проведены и даты периодов указаны верно

Формирование табеля за месяц

Когда графики проверены и отклонения введены, сформируйте табель. Стандартный путь: раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Также отчёт доступен из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Укажите период — нужный месяц, выберите организацию и при необходимости подразделение.

Нажмите «Сформировать». Программа выведет унифицированную форму Т-13 со списком сотрудников, отработанными днями и часами по видам времени, итогами за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом. Отчёт можно вывести на печать или сохранить в файл для подписи.

Для нестандартных задач — например, табель по конкретному подразделению с расшифровкой до часов по дням — используйте отчёт «Табель (универсальный)», если он доступен в вашей версии. Он гибче настраивается через «Настройки»: можно менять группировки, отборы и состав выводимых колонок.

Проверка табеля перед расчётом зарплаты

Перед тем как подписывать табель и запускать окончательный расчёт, сверьте ключевые показатели. Итоговое количество отработанных часов по сотруднику не должно превышать норму по его графику без оформленных документов на сверхурочную работу. Дни отсутствия должны совпадать с приказами и больничными листами.

Обратите внимание на сотрудников, у которых весь месяц стоит «НН» — неявка по невыясненным причинам. Часто это признак того, что отсутствие не оформлено документом. Разберитесь с каждой такой строкой до расчёта: после выплаты зарплаты исправлять данные сложнее и дольше.

Полезно сверить табель с отчётом «Анализ ФОТ» или расчётными листками: если у сотрудника отработано меньше нормы, но начисление полное (или наоборот), ищите причину в графике, кадровых документах или настройке вида расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма часов по видам времени за месяц

Норма

Явки плюс отклонения покрывают все рабочие дни по графику

Тревожный признак

Есть дни без отметок или часы превышают норму без сверхурочных

Периоды отпусков и больничных

Норма

Даты в табеле совпадают с датами в документах

Тревожный признак

Отклонение есть в табеле, но документа нет, или даты сдвинуты

Сотрудники с «НН»

Норма

Неявки объяснены и оформлены (прогул, отпуск за свой счёт)

Тревожный признак

Причина отсутствия неизвестна, документ не введён

Уволенные и принятые в течение месяца

Норма

Табель заполнен только за период работы

Тревожный признак

Явки стоят до приёма или после увольнения

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — табель заполнен явками у сотрудника, который фактически отсутствовал. Причина всегда одна: документ отклонения не введён, не проведён или введён на другого сотрудника либо на другой период. Решение — найти документ, проверить даты и провести его, затем пересоздать отчёт.

Вторая типичная ситуация — неверная норма часов. Если у всех сотрудников на одном графике норма не совпадает с производственным календарём, проверьте заполнение самого графика: возможно, он не заполнен на текущий год или в нём неправильно указан шаблон (например, пятидневка настроена как шестидневка).

Третья ошибка — «двойное» время: сотруднику одновременно идёт явка и отпуск. Такое бывает, когда отпуск введён, но за тот же период внесены данные о фактической работе через «Данные для расчёта зарплаты». Удалите или откорректируйте лишний документ — приоритеты видов времени программа расставит сама, но конфликтующие ручные вводы лучше устранить.

Особые сценарии: сменные графики и суммированный учёт

При сменном графике или суммированном учёте рабочего времени плановый график часто не совпадает с фактом: сотрудники подменяют друг друга, выходят в праздники. В этом случае фактическое время вводится документом «Данные для расчёта зарплаты» с настроенным шаблоном (например, «Табель по сотруднику») или документом «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники».

Чтобы такой ввод был доступен, в настройках расчёта зарплаты должны быть включены соответствующие опции: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылки на настройку состава начислений и учёта времени. Без включённой опции документы фактического времени могут быть скрыты из интерфейса.

Для суммированного учёта дополнительно контролируйте норму за учётный период (квартал, год), а не только за месяц: переработка в одном месяце может компенсироваться недоработкой в другом. Табель за месяц в этом случае — промежуточный срез, а окончательные выводы о сверхурочных делаются по итогам учётного периода.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Все сотрудники на стандартной пятидневке, отклонения только отпуска и больничныеПроверьте графики, введите документы отсутствий и сформируйте Т-13 — ручной ввод времени не нужен

Сменный график, факт часто не совпадает с планомВключите ввод фактического времени и заполняйте «Данные для расчёта зарплаты» по шаблону табеля

Сотрудник работал в выходной или праздникОформите документ «Работа в выходные и праздники» — он добавит время и оплату, а не правьте табель вручную

Табель нужен для подразделения с особыми отборамиИспользуйте универсальный табель с настройкой отборов и группировок вместо стандартного Т-13

FAQ по табелю рабочего времени в 1С

Можно ли в 1С:ЗУП заполнить табель вручную по дням, без графиков?

Да, через документ «Данные для расчёта зарплаты» с шаблоном табеля или через документ «Табель», если соответствующая настройка включена. Но даже при ручном вводе график нужен: программа сравнивает факт с планом для расчёта нормы. Полностью отказаться от графиков нельзя — можно лишь заменить автоматическое заполнение ручным вводом фактического времени.

Почему в табеле у нового сотрудника пусто?

Чаще всего причина в том, что в документе приёма на работу не указан график или график не заполнен на текущий период. Проверьте карточку сотрудника, документ приёма и заполнение графика в разделе «Настройка». Также убедитесь, что дата приёма попадает в выбранный период отчёта.

Как отразить в табеле отпуск без сохранения зарплаты?

Введите документ «Отпуск» и в нём выберите вид отпуска «без сохранения оплаты» (или используйте документ «Отсутствие» с соответствующей причиной, в зависимости от настроек). В табеле дни отразятся кодом «ДО» или «ОЗ», время по графику будет замещено, начисление за эти дни не производится.

Что делать, если табель сформирован, а потом пришёл больничный за этот месяц?

Введите «Больничный лист» с фактическими датами нетрудоспособности. Если зарплата за месяц уже рассчитана, программа зафиксирует необходимость перерасчёта — выполните его через механизм перерасчётов или при следующем расчёте. Затем заново сформируйте табель: ранее выгруженная печатная форма устареет.

Чем отличается табель в 1С:Бухгалтерии от табеля в 1С:ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 табель Т-13 формируется как печатная форма на основе документа «Начисление зарплаты» и данных о графиках; полноценного учёта отклонений документами там нет или он ограничен. В 1С:ЗУП табель строится из графиков и полного набора кадровых документов, поэтому для организаций с отпусками, больничными и сменными графиками корректнее вести учёт именно в ЗУП.