Другое · 10 мин
Как составить табель учета рабочего времени в 1С
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП: настройка графиков, документ «Табель», формы Т-12 и Т-13, проверка данных и типичные ошибки кадровика.
Табель учета рабочего времени — первичный документ, на основании которого в 1С начисляется зарплата, рассчитываются переработки и подтверждается соблюдение норм рабочего времени. В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) табель можно вести двумя способами: автоматически по графикам работы сотрудников с учетом отклонений или вручную документом «Табель». Выбор способа зависит от того, как в компании фиксируют фактические часы.
Основная логика программы проста: плановое время определяется графиком работы сотрудника, а отклонения (отпуска, больничные, командировки, прогулы) регистрируются кадровыми документами. Если все отклонения введены корректно, табель заполняется автоматически при расчете зарплаты, и отдельный документ «Табель» чаще всего не нужен. Ручной табель применяют там, где фактические часы отличаются от графика систематически — например, на объектах с посменным учетом по явкам.
Ниже разобраны оба подхода, настройка графиков, печать унифицированных форм Т-12 и Т-13, проверка данных перед расчетом и ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям в начислениях. Инструкции ориентированы на ЗУП редакции 3.1 — в других конфигурациях (БП, УПП) механизмы похожи, но расположение команд отличается.
Подготовка: графики работы и настройки учета
Прежде чем формировать табель, убедитесь, что в программе корректно настроены графики работы. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и проверьте, что для каждого типа занятости (пятидневка, сменный график, неполное рабочее время) создан отдельный график с правильным расписанием. График заполняется на основе производственного календаря — его тоже стоит актуализировать перед началом года и после переносов праздничных дней.
Проверьте настройку учета отклонений: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Учет отсутствий» должны быть включены те виды отсутствий, которые используются в компании. Если какой-то вид отключен, соответствующий документ не повлияет на табель, и время сотрудника посчитается как отработанное.
Отдельно проверьте, что у каждого сотрудника в кадровых документах (прием на работу, кадровый перевод) указан правильный график. Типичная ситуация: сотрудника перевели на сменный режим приказом, а в программе график оставили пятидневным — тогда табель сформируется с неверными нормами часов.
Автоматический табель по графику и отклонениям
Это основной и рекомендуемый способ. Программа считает, что сотрудник отработал все часы по своему графику, кроме периодов, зарегистрированных документами отклонений: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)», «Работа сверхурочно» и другими. Каждый такой документ должен быть проведен до расчета зарплаты за месяц.
Порядок работы в течение месяца выглядит так: все отсутствия и переработки вводятся документами по мере возникновения, а в конце месяца формируется документ «Начисление зарплаты и взносов», который и рассчитывает отработанное время. Промежуточно проверить картину можно отчетом «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)» — он строится по текущим данным без ожидания расчета.
Преимущество подхода — отсутствие двойного ввода: те же документы используются для начисления отпускных, больничных и оплаты переработок. Недостаток — если фактические часы отличаются от графика (сотрудник ушел раньше, вышел в выходной без приказа), программа об этом не узнает без документа отклонения.
- 1Проверьте и при необходимости обновите производственный календарь и графики работы
- 2В течение месяца вводите документы отклонений: отпуска, больничные, командировки, отсутствия
- 3Перед расчетом сформируйте отчет «Табель (Т-13)» и сверьте с данными подразделений
- 4Введите недостающие документы отклонений по выявленным расхождениям
- 5Создайте «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте отработанные дни и часы в табличной части
Ручной ввод документа «Табель»
Если фактическое время фиксируется по явкам (например, данными СКУД или журнала объекта), используется документ «Табель». Он находится в разделе «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Табели» (в некоторых релизах доступ включается в настройках расчета зарплаты флажком учета отклонений табелями). Документ создается на месяц по организации или подразделению.
При создании табель заполняется автоматически по графикам с учетом уже введенных отклонений, после чего часы можно скорректировать вручную по каждому сотруднику и дню. Виды времени выбираются из классификатора: Я (явка), Н (ночные), РВ (работа в выходной), С (сверхурочные) и другие. Можно вводить составные строки — например, 6 часов явки и 2 часа сверхурочных за один день.
Важное ограничение: проведенный документ «Табель» имеет приоритет над графиком. Если табель введен, расчет зарплаты берет фактическое время именно из него. Поэтому ошибка в табеле напрямую искажает начисления, а удалить или отменить документ после расчета зарплаты можно только с пересчетом.
Печать форм Т-12 и Т-13
Для подписания и хранения табель выводится на печать в унифицированных формах. Форма Т-13 содержит только учет рабочего времени и формируется отчетом «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Форма Т-12 дополнительно включает раздел расчета оплаты труда и доступна там же либо из документа «Табель» по кнопке «Печать».
В настройках отчета можно выбрать период, организацию, подразделение и вариант итогов — за первую и вторую половину месяца (как принято в унифицированной форме) или за месяц целиком. Перед печатью проверьте, что в шапке корректно указаны реквизиты организации и ответственные лица — они подтягиваются из карточки организации и настроек подписантов.
Если компания использует самостоятельно разработанную форму табеля (что допустимо), в типовой конфигурации ее придется реализовывать как внешнюю печатную форму. Для большинства организаций достаточно Т-13: она удовлетворяет требованиям к первичным документам и принимается проверяющими.
Проверка табеля перед расчетом зарплаты
Главный инструмент контроля — сверка отчета Т-13 с первичными данными до создания начисления зарплаты. Обратите внимание на сотрудников с незаполненными днями, на дни с буквенными кодами без документов-оснований и на расхождение нормы часов с производственным календарем. Для анализа удобен также отчет «Остатки отпусков» и «Анализ неявок и превышения нормы» из раздела кадровых отчетов.
Проверьте совпадение данных табеля с документом «Начисление зарплаты и взносов»: в табличной части по каждому сотруднику указаны отработанные дни и часы. Если цифры отличаются от ожидаемых, ищите непроведенный документ отклонения или табель, введенный ошибочно. Расшифровка по сотруднику (двойной щелчок по строке) покажет, из каких документов сложилось время.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарем
Отличается — проверьте график и обновление календаря
Каждому коду соответствует проведенный документ
Есть коды без документов или пустые дни
Равны данным отчета Т-13 за тот же период
Расходятся — ищите лишний документ «Табель» или непроведенные отклонения
Типичные ошибки и способы их исправления
Самая частая проблема — отклонения, введенные «задним числом» после расчета. Если больничный проведен после начисления зарплаты, программа корректно пересчитает время только при следующем расчете или при явном перерасчете. Поэтому кадровые документы следует вводить до расчета, а не после.
Вторая группа ошибок — дублирование учета: введен и документ отклонения, и ручной табель с теми же корректировками. В этом случае возможны двойные удержания времени или, наоборот, лишние часы. Правило простое: либо учет документами отклонений, либо табелями, смешивать их для одних и тех же сотрудников и периодов не стоит.
Третья типичная ситуация — сотрудник без назначенного графика или с графиком, не заполненным на текущий год. Табель по нему окажется пустым, а зарплата не рассчитается. Лечится заполнением графика в справочнике (кнопка «Заполнить» по шаблону) и проверкой кадровых документов.
Как выбрать способ ведения табеля
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли вводить документ «Табель» в 1С:ЗУП?
Нет. В типовой методике табель формируется автоматически по графикам и документам отклонений при расчете зарплаты. Документ «Табель» нужен только когда фактические часы систематически отличаются от плановых и фиксируются вручную.
Почему в табеле у сотрудника пустые дни?
Чаще всего не заполнен график работы на текущий период или сотруднику не назначен график в кадровом документе. Откройте справочник «Графики работы сотрудников», заполните график по шаблону и проверьте документы приема или перевода.
Как отразить работу в выходной день в табеле?
Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата») — он добавит в табель код РВ с указанными часами и создаст основу для оплаты или предоставления отгула. Ручная правка табеля без документа не даст начисления.
Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?
Т-13 содержит только учет рабочего времени и используется чаще всего. Т-12 дополнительно включает раздел расчета оплаты труда. Организация вправе применять любую из них или собственную форму, утвержденную в учетной политике.
Сотрудник был в отпуске, а табель показывает рабочие дни. Что делать?
Проверьте, что документ «Отпуск» проведен и его период попадает в отчетный месяц. Если отпуск введен после расчета зарплаты, выполните перерасчет. Также убедитесь, что не введен ручной табель, перекрывающий данные отклонений.
Можно ли вести табель в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии учет времени ведется в упрощенном виде — через графики и документы отсутствий, отдельного полноценного табеля там нет. Для полноценного кадрового учета с формами Т-12/Т-13 предназначена конфигурация «Зарплата и управление персоналом».
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП табель строится автоматически из графиков работ и документов отклонений; ручной документ «Табель» нужен лишь при систематических отклонениях фактических часов от графика. Перед расчетом зарплаты сверяйте данные отчетом Т-13, не смешивайте два способа учета для одних сотрудников и не правьте табель за закрытый период без отмены расчетов.