Как составить СЗВ-ТД при увольнении в 1С 8

СЗВ-ТД — это отчет о кадровых мероприятиях, который работодатель обязан направить в Социальный фонд России. При увольнении сотрудника отчет нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Пропуск срока грозит штрафом за каждого работника, поэтому важно настроить процесс так, чтобы отправка происходила в день оформления кадрового документа.

В конфигурациях 1С:ЗУП 8 (редакция 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) формирование СЗВ-ТД автоматизировано: программа сама подхватывает событие «Увольнение» из кадрового приказа, подставляет реквизиты сотрудника и формирует файл для выгрузки. Задача бухгалтера или кадровика — правильно создать документ, проверить данные и отправить отчет.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки исходных данных до контроля приема отчета фондом, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Проверка исходных данных перед формированием отчета

До создания СЗВ-ТД убедитесь, что в базе корректно оформлено само увольнение. В 1С:ЗУП 3.1 это документ «Увольнение» (или «Увольнение списком») в разделе «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения». В 1С:Бухгалтерии 3.0 — документ «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы». Документ должен быть проведен, дата увольнения и основание (статья ТК РФ) — заполнены.

Проверьте карточку сотрудника: СНИЛС, ФИО, наименование должности и структурного подразделения. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина отказа фонда в приеме отчета. Если сотрудник менял фамилию, убедитесь, что в базе актуальные данные, а история изменений ФИО заполнена корректно.

Отдельно проверьте реквизиты организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Они подставляются в отчет автоматически из карточки организации, и устаревший регистрационный номер приведет к отрицательному протоколу.

Контрольные точки

Что проверить перед отправкой

СНИЛС сотрудника

Норма

11 цифр, совпадает с карточкой в СФР

Тревожный признак

Пустое поле, опечатка, чужой номер

Дата мероприятия

Норма

Равна дате увольнения из приказа

Тревожный признак

Дата приказа и дата события перепутаны

Основание увольнения

Норма

Статья и пункт ТК РФ заполнены

Тревожный признак

Поле пустое или указана неверная статья

Регистрационный номер в СФР

Норма

Актуальный номер в карточке организации

Тревожный признак

Номер старого ПФР или пустое поле

Создание документа СЗВ-ТД в 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Отчетность, справки» — «СЗВ-ТД». Нажмите «Создать» и выберите вид отчета «СЗВ-ТД». В шапке документа укажите организацию и отчетный период (месяц, в котором произошло увольнение). Поле «Дата» документа не влияет на срок сдачи — контролируется именно дата мероприятия.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет все кадровые мероприятия за период, по которым отчет еще не сдавался. Если нужно сформировать отчет только по одному уволенному сотруднику, добавьте строку вручную кнопкой «Добавить» и укажите сотрудника: мероприятие «Увольнение», дату и реквизиты приказа подставятся из кадрового документа автоматически.

В строке сотрудника проверьте колонки: «Мероприятие» (должно быть «Увольнение»), «Дата мероприятия», «Основание» (статья ТК РФ), номер и дата приказа. Если организация ведет электронные трудовые книжки, дополнительных полей заполнять не требуется — сведения о трудовой деятельности передаются этим же отчетом.

Если увольнение оформлено задним числом

Когда приказ об увольнении внесен в базу позже фактической даты (например, сотрудник уволен в прошлом месяце, а документ проведен сейчас), создайте СЗВ-ТД за тот период, к которому относится событие. Отчет будет считаться поданным с нарушением срока, но отправить его все равно обязательно — ответственность за несдачу выше, чем за опоздание.

Создание СЗВ-ТД в 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Зарплата и кадры» — «СЗВ-ТД». Логика та же: создайте документ, укажите организацию и период, нажмите «Заполнить» — программа подтянет увольнения за выбранный месяц. Проверьте, что в табличной части у сотрудника указано мероприятие «Увольнение» и корректная дата.

Обратите внимание: в Бухгалтерии кадровый учет ведется в упрощенном виде, поэтому основание увольнения (статью ТК РФ) иногда приходится указывать вручную в самом документе «Увольнение». Если поле основания пустое, заполните его до формирования отчета, иначе выгруженный файл не пройдет форматно-логический контроль.

1. 1
   Проведите документ «Увольнение» с корректной датой и основанием
2. 2
   Проверьте СНИЛС и ФИО в карточке сотрудника
3. 3
   Создайте документ «СЗВ-ТД» за месяц увольнения
4. 4
   Нажмите «Заполнить» или добавьте сотрудника вручную
5. 5
   Проверьте мероприятие «Увольнение», дату и реквизиты приказа
6. 6
   Проведите документ и нажмите «Проверить» для контроля ошибок
7. 7
   Отправьте отчет через 1С-Отчетность или выгрузите файл XML
8. 8
   Дождитесь положительного протокола из СФР

Проверка, выгрузка и отправка отчета

Перед отправкой используйте встроенную проверку: кнопка «Проверить» в документе СЗВ-ТД запускает контроль заполнения и форматно-логический контроль файла. Программа покажет ошибки — например, незаполненное основание или некорректный СНИЛС — с указанием строки, в которой проблема.

Если у вас подключена 1С-Отчетность, отправка выполняется прямо из документа: «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» либо кнопка «Отправить» в форме документа. Статус отправки отслеживается в журнале обмена с контролирующими органами. Дождитесь положительного протокола — только он подтверждает, что отчет принят.

Альтернативный вариант — выгрузка файла: кнопка «Выгрузить» сохраняет XML-файл, который затем загружается в личный кабинет страхователя на сайте СФР или передается через оператора ЭДО. Файл должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Исправление ошибок и отмена отчета

Если отчет уже принят фондом, а в данных обнаружилась ошибка (неверная дата, ошибка в основании), создайте новый документ СЗВ-ТД с видом «Корректирующий». В нем укажите те же сведения с правильными значениями — программа сформирует файл с признаком корректировки.

Для полной отмены ошибочно отправленного мероприятия используется отчет с признаком «Отмена»: строка с сотрудником помечается как отменяемая, и фонд аннулирует ранее принятую запись. В 1С это делается через ручное добавление сотрудника в корректирующий документ с установкой соответствующего признака.

Если фонд вернул отрицательный протокол, откройте его в журнале обмена — в протоколе указан код и текст ошибки. Чаще всего это несовпадение СНИЛС или ФИО с данными фонда. Исправьте данные в карточке сотрудника, перезаполните документ и отправьте повторно.

Сроки сдачи и ответственность

При увольнении (как и при приеме на работу) СЗВ-ТД сдается не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Если увольнение оформлено в пятницу, крайний срок — понедельник. По остальным кадровым мероприятиям (переводы, переименования) действует другой срок — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

За несвоевременную сдачу или недостоверные сведения предусмотрен штраф за каждое застрахованное лицо, по которому нарушен срок. Кроме того, сотрудник вправе пожаловаться в трудовую инспекцию, если запись об увольнении не появилась в его электронной трудовой книжке вовремя.

Ответы на частые вопросы

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если сотрудник уволен в том же месяце, что и принят?

Да, оба события отражаются в отчете: прием и увольнение включаются отдельными строками в один документ СЗВ-ТД. Каждое мероприятие должно быть отправлено не позднее следующего рабочего дня после своего приказа.

Что делать, если 1С не заполняет документ автоматически?

Проверьте, что кадровый документ «Увольнение» проведен и относится к выбранному в СЗВ-ТД периоду. Также убедитесь, что по этому событию отчет еще не сдавался — программа не включает в заполнение уже отправленные мероприятия. При необходимости добавьте сотрудника вручную.

Можно ли отправить СЗВ-ТД без 1С-Отчетности?

Да. Выгрузите XML-файл кнопкой «Выгрузить», подпишите его электронной подписью и загрузите через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через любого оператора электронного документооборота.

Как отменить ошибочно отправленный отчет?

Создайте корректирующий СЗВ-ТД, добавьте сотрудника с теми же данными и установите признак отмены мероприятия. После приема фондом запись будет аннулирована, затем при необходимости отправьте отчет с правильными сведениями.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД при увольнении совместителя?

Да, мероприятие «Увольнение» отражается по каждому трудовому договору, включая внутреннее и внешнее совместительство, если по нему передаются сведения о трудовой деятельности.