Другое · 11 мин
Как сократить штатную единицу в 1С
Как сократить штатную единицу в 1С ЗУП и 1С КАМИН: изменение штатного расписания, увольнение сотрудника, расчёт компенсаций и проверка результата.
Сокращение штатной единицы в 1С — это не просто удаление строки из штатного расписания. Процедура затрагивает кадровый учёт, расчёт зарплаты, отчётность в фонды и права сотрудника, поэтому выполнять её нужно в строгой последовательности. Нарушение порядка приводит к ошибкам в расчёте компенсаций, проблемам при сдаче отчётов и претензиям при проверках.
Материал рассчитан в первую очередь на пользователей 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) редакции 3 — именно там штатное расписание ведётся полноценно. Отдельно разобраны варианты для конфигураций, где штатное расписание не используется (1С:Бухгалтерия), и для случаев сокращения части ставки. Общая логика везде одинаковая: сначала изменяется штатное расписание, затем оформляется увольнение, потом начисляются положенные выплаты.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение кадровых документов и штатного расписания, а база сохранена в резервной копии. Отменить проведённые кадровые документы можно, но если по ним уже рассчитана зарплата и сдана отчётность, откат потребует значительно больше усилий.
Проверьте настройки: как ведётся штатное расписание в вашей базе
Перед любыми действиями откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания» (в ЗУП 3: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо через «Главное» → «Настройка» → «Кадровый учет»). Важны два параметра: ведётся ли штатное расписание вообще и ведётся ли история его изменений.
Если история изменений включена — все сокращения оформляются документом «Изменение штатного расписания», и программа хранит состояние расписания на любую дату. Это правильный режим для большинства организаций. Если история отключена, изменения вносятся прямо в позицию справочника, но тогда восстановить картину «как было» будет невозможно, что рискованно при трудовых спорах.
В 1С:Бухгалтерии штатное расписание как полноценный объект отсутствует: там оформляется только приказ об увольнении сотрудника, а саму «единицу» сокращать не нужно — достаточно корректно провести увольнение и начислить компенсации.
Шаг 1. Утвердите новую редакцию штатного расписания
Юридически сокращение начинается с приказа об изменении штатного расписания и уведомления сотрудника за два месяца. В программе это отражается документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания» или журнал «Все изменения штатного расписания»).
Создайте новый документ, укажите дату, с которой позиция сокращается — это дата, когда единица перестанет существовать в расписании. В табличной части найдите нужную позицию (подразделение, должность), добавьте её в документ и нажмите команду «Сократить позицию» (или измените количество ставок, если сокращается не вся позиция, а часть единиц). Проведите документ.
Если сокращается только часть ставок — например, было 3 единицы менеджера, станет 2 — не закрывайте позицию целиком. Измените количество ставок в строке позиции, и программа сохранит оставшиеся единицы действующими.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания»
- 2Создайте документ «Изменение штатного расписания» и укажите дату изменения
- 3Добавьте нужную позицию в табличную часть
- 4Нажмите «Сократить позицию» или уменьшите количество ставок
- 5Проведите документ и проверьте расписание на дату после сокращения
Шаг 2. Оформите увольнение сотрудника по сокращению
После того как позиция сокращена, оформляется увольнение работника. В ЗУП 3: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Увольнение» (или «Увольнение списком», если сокращается несколько сотрудников одновременно). Укажите сотрудника, дату увольнения и основание — статья 81 ТК РФ, пункт 2 (сокращение численности или штата).
Корректное основание важно не только формально: от него зависят начисления и отчётность. При увольнении по сокращению сотруднику положены зарплата за отработанное время, компенсация неиспользованного отпуска и выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняемый средний заработок на период трудоустройства (в пределах, установленных законодательством). Компенсация отпуска при увольнении по сокращению не облагается НДФЛ в части выходного пособия в пределах установленного лимита — программа учитывает это автоматически при правильно настроенных видах начислений.
Проверьте, что в документе увольнения на вкладке начислений автоматически появились «Компенсация отпуска» и «Выходное пособие». Если пособие не подтянулось — проверьте настройки видов расчёта и основание увольнения.
Шаг 3. Начислите выходное пособие и компенсации
Выходное пособие начисляется либо автоматически в документе «Увольнение», либо отдельным документом «Премия»/разовым начислением — зависит от настроек. В типовой ЗУП 3 при основании «сокращение штата» пособие рассчитывается из среднего заработка за расчётный период, который программа собирает из начислений предыдущих месяцев.
Откройте расчёт среднего заработка в документе и сверьте: вошли ли все месяцы расчётного периода, нет ли месяцев с нулевым доходом из-за незакрытых периодов. Если сотрудник недавно принят и данных для среднего не хватает, программа рассчитает пособие по имеющимся данным — это нормально, но проверьте результат вручную.
Дальнейшие выплаты на период трудоустройства (второй и третий месяц) оформляются позже отдельными начислениями, когда бывший сотрудник предъявит подтверждающие документы. Не начисляйте их заранее в день увольнения.
Как проверить результат
Позиция отсутствует или количество ставок уменьшено
Позиция по-прежнему активна — документ изменения не проведён или дата неверна
Основание — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, начисления заполнены
Основание «по собственному желанию» — потеряются пособие и льготы по НДФЛ
Расчётный период заполнен, сумма соответствует ручной прикидке
Пустой период или аномально малая сумма — не закрыты месяцы начислений
Особые сценарии
Сокращение вакантной позиции
Если сокращается незанятая ставка, достаточно документа «Изменение штатного расписания» — увольнение не оформляется. Это самый простой случай: провели изменение, и позиция закрыта с указанной даты.
Сокращение части ставки
Когда сотрудник занимает 1 ставку, а остаётся 0,5, в документе изменения штатного расписания уменьшите количество ставок, а затем оформите сотруднику кадровый перевод или изменение условий труда (документ «Кадровый перевод» с изменением количества ставок или «Изменение оплаты труда»). Зарплата пересчитается пропорционально с даты изменения.
Сокращение в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 нет штатного расписания как объекта. Порядок такой: создайте документ «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»), укажите основание по сокращению, начислите компенсацию отпуска и выходное пособие вручную через документ «Начисление зарплаты» с соответствующим видом начисления. Виды начислений для пособия при необходимости создайте сами с правильными кодами дохода по НДФЛ и страховым взносам.
Сравнение вариантов оформления
Полный и корректный путь в ЗУП 3 с историей изменений. Подходит всегда, когда ведётся штатное расписание
Допустимо только при выключенной истории изменений. Быстро, но безвозвратно и рискованно при спорах
Подходит для 1С:Бухгалтерии, где расписания нет. В ЗУП приведёт к «висящей» вакантной позиции
Частые ошибки при сокращении
Самая распространённая ошибка — попытка удалить позицию из справочника «Штатное расписание» вручную. Программа либо не даст этого сделать из-за ссылок в документах, либо, если удаление пройдёт, нарушится целостность кадровых данных. Позиции не удаляют — их закрывают документом.
Вторая ошибка — неверная дата сокращения. Дата в документе изменения расписания должна совпадать с датой увольнения или быть не позднее неё. Если позиция сокращена «задним числом» раньше даты увольнения, программа может некорректно рассчитать плановые начисления за последний месяц.
Третья группа ошибок — налоговые: выбор неверного основания увольнения («по собственному желанию» вместо сокращения) лишает сотрудника льготы по НДФЛ с выходного пособия и искажает отчётность. Всегда проверяйте код дохода в расчёте пособия.
Проверка отчётности после сокращения
После проведения всех документов сформируйте штатное расписание на дату после сокращения («Кадры» → «Штатное расписание» → печатная форма) и убедитесь, что позиция закрыта. Затем проверьте расчётный листок уволенного: в нём должны быть зарплата, компенсация отпуска и выходное пособие с корректными суммами.
Дополнительно проверьте, что сотрудник корректно попал в отчёты: персонифицированные сведения и формы по страховым взносам должны отразить увольнение в соответствующем периоде. Если увольнение оформлено после сдачи отчётности за период, потребуется корректировка — это отдельная процедура, которую лучше не допускать, планируя сокращение до закрытия периода.
Что важно запомнить
Сокращение оформляется документом «Изменение штатного расписания», затем увольнением по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с автоматическим расчётом пособия. Позиции не удаляют вручную, даты документов согласуют, результаты проверяют по расписанию и расчётному листку.
Частые вопросы
Можно ли сократить позицию, если сотрудник в отпуске или на больничном?
Технически в программе документы проведутся, но юридически увольнение по сокращению в период временной нетрудоспособности или отпуска запрещено. Дождитесь выхода сотрудника и только после этого проводите увольнение, иначе оно будет признано незаконным.
Что делать, если штатное расписание в ЗУП не ведётся?
Тогда сокращение единицы как таковое не оформляется — просто создайте документ «Увольнение» с основанием по сокращению штата. Все компенсации рассчитаются так же, поскольку они привязаны к основанию увольнения, а не к расписанию.
Как отменить ошибочно проведённое сокращение?
Распроведите или пометьте на удаление документ «Изменение штатного расписания» и документ «Увольнение». Если по увольнению уже начислены выплаты и закрыт период, сначала отмените начисления и сторнируйте расчёты, иначе программа не даст отменить кадровый документ.
Облагается ли выходное пособие НДФЛ и взносами в 1С?
Программа автоматически применяет установленный законодательством необлагаемый лимит, если пособие начислено типовым видом расчёта с корректными кодами дохода. Если вы создавали вид начисления вручную — проверьте в его настройках коды дохода по НДФЛ и обложение взносами.
Как сократить несколько позиций одной датой?
Добавьте все сокращаемые позиции в один документ «Изменение штатного расписания» — это корректно и удобно для печати единой формы. Увольнения сотрудников при этом можно оформить отдельными документами или документом «Увольнение списком».
Нужно ли что-то делать в программе после истечения периода трудоустройства?
Если бывший сотрудник предъявит подтверждение нетрудоустройства, начислите сохраняемый заработок отдельным разовым начислением за соответствующий месяц. Если обращения не было — никаких действий в базе не требуется.