Другое · 10 мин
Как сменить организацию в 1С:ЗУП
Как сменить организацию в 1С:ЗУП: перевод сотрудников между организациями, смена организации в базе, перенос данных, настройка учёта и проверка результата.
Смена организации в 1С:ЗУП — задача, которая возникает в трёх разных ситуациях, и путать их нельзя. Первая: сотрудник переходит из одной компании холдинга в другую, и нужно оформить перевод. Вторая: в базе ведётся несколько организаций, и нужно добавить новую или переключиться между ними. Третья: вся база переезжает на другую организацию, например при реорганизации юридического лица.
Каждый сценарий решается своим инструментом: кадровым переводом, справочником «Организации» или обработками переноса данных. Ошибка в выборе сценария приводит к разрыву стажа сотрудника, потере истории расчётов или неверной отчётности по страховым взносам.
Ниже разобраны все три сценария с точными действиями, ограничениями и способами проверить результат до сдачи отчётности.
Определите, какой именно сценарий вам нужен
Прежде чем что-либо менять, ответьте на вопрос: что фактически происходит в хозяйственной жизни? От этого зависит и инструмент, и последствия для учёта.
Если человек продолжает работать, но его работодателем становится другое юридическое лицо — это перевод сотрудника. Если компания открыла новое юрлицо и ведёт учёт по нему в той же базе — это добавление организации. Если старое юрлицо ликвидируется или реорганизуется и весь штат переходит в новое — это массовый перевод, который часто сопровождается настройкой новой организации.
Как выбрать действие
Создайте новую организацию в справочнике
Если организация, в которую переводятся сотрудники, ещё не заведена в базе, начните с неё. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или перейдите в справочник «Организации» через «Настройка» → «Организации» (в зависимости от релиза путь может называться «Предприятие» → «Организации»).
Нажмите «Создать» и заполните ключевые реквизиты: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес. По ИНН программа может подтянуть часть данных автоматически, если подключён сервис заполнения реквизитов. Укажите признак «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» — от этого зависят обязательные поля.
После сохранения карточки обязательно настройте учётную политику новой организации: систему налогообложения, параметры расчёта взносов, особенности оплаты труда. Без этого расчёт зарплаты и отчётность по новой организации будут формироваться с ошибками или не будут формироваться вовсе.
Переведите сотрудников в другую организацию
Когда обе организации есть в базе, переход сотрудника оформляется документом «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Кадровый перевод». В шапке документа укажите новую организацию, дату перевода, подразделение и должность в новой организации.
Программа автоматически создаст увольнение сотрудника из старой организации и приём в новую тем же документом — это ключевая особенность ЗУП. Стаж и накопленные данные по физическому лицу сохраняются, потому что перевод привязан к физлицу, а не только к записи сотрудника.
Для массового перехода используйте «Кадровый перевод списком» — он позволяет одним документом перевести десятки сотрудников с одинаковыми условиями. Это стандартный инструмент при реорганизации, когда весь коллектив переходит в новое юрлицо.
Перевод или увольнение с приёмом
Формально переход между разными юридическими лицами по ТК РФ — это увольнение и новый приём, даже если компании входят в один холдинг. В ЗУП кадровый перевод между организациями как раз и формирует эту пару кадровых событий, поэтому отдельно создавать увольнение и приём не нужно.
Исключение — если между увольнением и приёмом есть разрыв во времени или меняются условия так, что удобнее оформить два отдельных документа. Тогда сначала создаётся «Увольнение» в старой организации, затем «Приём на работу» в новой.
Разберитесь с расчётами в переходном месяце
Главная сложность перевода — зарплата и налоги за месяц, в котором произошёл переход. Сотрудник получает доход от двух организаций в одном периоде, и обе обязаны исчислить взносы и удержать НДФЛ со своей части.
При окончательном расчёте в старой организации проверьте, что документ «Увольнение» (созданный переводом) рассчитал компенсацию неиспользованного отпуска, если она положена. Остаток отпуска в новую организацию не переносится автоматически — по общему правилу при увольнении-приёме отпускные права начинают накапливаться заново, а компенсация выплачивается при увольнении.
Лимиты по страховым взносам и вычетам НДФЛ в новой организации считаются с нуля, потому что работодатель — другой налоговый агент. Это нормальное поведение программы, а не ошибка: у каждого юрлица своя база для предельной величины взносов.
Настройте работу с несколькими организациями в базе
Когда в базе несколько юрлиц, важно правильно выбирать организацию в каждом документе. В большинстве документов ЗУП поле «Организация» стоит в шапке и фильтрует доступных сотрудников: в ведомости на выплату по организации А не попадут сотрудники организации Б.
В журналах документов и отчётах используйте отбор по организации. В отчётах типа «Расчётный листок» или «Свод начислений» организация — обязательный или ключевой параметр, и свод по всей базе без отбора может смешивать данные разных юрлиц, что недопустимо для отчётности.
Отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения) всегда формируется строго по одной организации. Перед сдачей проверьте, что в форме выбрано правильное юрлицо и что все сотрудники, переведённые в течение квартала, отражены у обоих налоговых агентов за соответствующие периоды.
Как проверить результат
Видны увольнение из старой организации и приём в новую одной датой или с корректным разрывом
Сотрудник числится работающим в обеих организациях одновременно
Доход разделён между двумя организациями по дням работы
Вся сумма месяца начислена одной организацией при переводе в середине месяца
Сотрудник отражён с даты приёма в новую организацию
Сотрудник отсутствует или показан с доходами старой организации
При увольнении рассчитана компенсация либо задолженность по отпуску закрыта
Отрицательный или завышенный остаток отпуска перекочевал в новую организацию
Типичные ошибки при смене организации
Самая частая ошибка — редактирование реквизитов существующей организации вместо создания новой. Внешне всё выглядит работающим, но вся история начислений «переписывается» на новое юрлицо, и восстановить корректную отчётность за прошлые периоды становится крайне трудоёмко.
Вторая ошибка — перевод сотрудника без проверки открытых расчётов: незакрытые авансы, займы, невыданные суммы остаются висеть на старой организации и искажают её задолженность. Перед переводом сформируйте по старой организации отчёт по задолженности и закройте взаиморасчёты.
Третья группа ошибок — забытая учётная политика новой организации и непроверенные отчёты. РСВ или 6-НДФЛ по новой организации, сформированные «на автомате» без сверки, часто содержат пустые разделы или неверные тарифы взносов.
Частые вопросы о смене организации в 1С:ЗУП
Можно ли просто поменять организацию в карточке сотрудника?
Нет. Место работы сотрудника фиксируется кадровыми документами (приём, перевод, увольнение), а не редактированием карточки. Прямое изменение реквизитов нарушит историю кадровых событий и расчёт среднего заработка. Используйте документ «Кадровый перевод».
Сохранится ли стаж и история сотрудника при переводе в другую организацию?
Да, если перевод оформлен штатным документом. Все данные привязаны к физическому лицу, поэтому история начислений, больничных и справки остаются доступны. Однако лимиты по взносам и вычетам НДФЛ у нового работодателя считаются заново — это требование законодательства, а не сбой программы.
Как перевести сразу всех сотрудников при реорганизации?
Используйте документ «Кадровый перевод списком»: он создаёт увольнения и приёмы для произвольного списка сотрудников одним действием. Перед этим создайте новую организацию, настройте её учётную политику и проверьте, что подразделения и должности для перевода существуют.
Что делать, если перевод нужно оформить задним числом?
Сначала распроведите документы начисления зарплаты и ведомости за затронутый период, затем введите перевод нужной датой и пересчитайте зарплату. Если отчётность за период уже сдана, потребуется уточнённая отчётность — оцените объём корректировок до начала работ.
Почему после перевода сотрудник не виден в ведомости на выплату?
Проверьте поле «Организация» в шапке ведомости: оно фильтрует сотрудников. Если ведомость создана по старой организации, а сотрудник уже переведён, он в неё не попадёт. Также убедитесь, что дата выплаты попадает в период работы в выбранной организации.
Нужно ли переносить остатки отпусков в новую организацию?
При увольнении-приёме между разными юрлицами остаток отпуска по общему правилу компенсируется деньгами при увольнении, а в новой организации отпускной стаж начинается заново. Если по договорённости сторон остаток сохраняется, его вводят вручную через документ начальных остатков отпусков в новой организации.
Что важно запомнить
Смена организации в ЗУП всегда делается документами, а не редактированием реквизитов: новое юрлицо — новый элемент справочника, переход сотрудника — кадровый перевод. Перед переводом настройте учётную политику новой организации и закройте взаиморасчёты в старой, после — проверьте расчётный листок и отчётность по обоим налоговым агентам.