Другое · 9 мин
Как скачать штатное расписание из 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как выгрузить штатное расписание из 1С:ЗУП в Excel, PDF и Word, какие отчёты использовать и как проверить результат.
Штатное расписание в 1С:ЗУП хранится не как отдельный файл, а как данные внутри информационной базы. Поэтому «скачать» его означает сформировать печатную форму или отчёт и сохранить результат в нужном формате — Excel, PDF, Word или на бумаге. Способ зависит от того, ведётся ли в программе учёт по штатному расписанию и какая редакция конфигурации используется.
Чаще всего задача решается стандартными средствами без доработок: через отчёт «Штатное расписание» в разделе кадровых отчётов. Реже требуется выгрузка списка позиций штатного расписания как таблицы — для сверки, анализа или передачи в другую систему. Оба сценария описаны ниже.
Перед началом убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на просмотр кадровых данных и формирование отчётов. Если кнопки отчётов не видны, обратитесь к администратору 1С — ограничение прав частая причина «пропавших» пунктов меню.
Проверьте, ведётся ли учёт по штатному расписанию
Отчёт «Штатное расписание» корректно работает только если в настройках программы включён учёт по штатному расписанию. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» (в разных версиях путь может называться «Настройка кадрового учёта»). Убедитесь, что флаг ведения штатного расписания установлен.
Если учёт по штатному расписанию не ведётся, типового отчёта с актуальными позициями не будет — программе просто неоткуда брать данные. В этом случае есть два пути: включить настройку и заполнить штатное расписание документами, либо использовать отчёт «Штатные сотрудники», который показывает фактически занятые должности.
Как проверить настройку
Флаг установлен, позиции созданы документами
Флаг снят — отчёт будет пустым или недоступным
Список содержит позиции с подразделениями и должностями
Список пуст — сначала нужно внести позиции
Сформируйте отчёт «Штатное расписание»
Основной способ — типовой отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите «Штатное расписание». Если отчёта нет в списке, проверьте также раздел «Отчёты, справки» — состав пунктов меню зависит от версии конфигурации.
В открывшейся форме укажите дату, на которую нужно расписание, и при необходимости отбор по организации и подразделению. Нажмите «Сформировать». Программа построит табличный документ с позициями, количеством ставок, окладами, надбавками и фондом оплаты труда.
Обратите внимание на поле «Дата»: по умолчанию подставляется текущая. Если нужно расписание на прошлую или будущую дату (например, с учётом утверждённых, но ещё не вступивших в силу изменений), укажите её вручную — отчёт построится с учётом истории изменений позиций.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание»
- 2Укажите дату и при необходимости отбор по организации и подразделению
- 3Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа
- 4Проверьте состав колонок и итоги
- 5Сохраните результат через «Файл» → «Сохранить как» в нужном формате
Настройте состав данных перед выгрузкой
Стандартный вариант отчёта не всегда показывает то, что нужно. Кнопка «Настройки» открывает конструктор, где можно добавить или убрать колонки: разряд и категорию, график работы, условия оплаты, вакантные ставки. Полезная настройка — отбор «Показывать вакантные позиции», если нужен полный перечень штатных единиц, а не только занятых.
Если требуется классическая унифицированная форма Т-3, ищите отдельную печатную форму или отчёт с соответствующим названием — в некоторых версиях ЗУП она доступна из списка позиций штатного расписания по кнопке «Печать». Точный состав печатных форм зависит от релиза конфигурации.
Сохраните отчёт в Excel, PDF или Word
После формирования табличного документа откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или используйте кнопку сохранения на панели). Выберите формат: «Лист Excel» (.xlsx) для дальнейшей обработки данных, PDF — для передачи на подпись или в архив, «Документ Word» — если файл будут редактировать.
Для Excel есть нюанс: при сохранении можно выбрать вариант с сохранением группировок и оформления или «только данные». Для анализа и сводных таблиц удобнее вариант без сложного оформления — объединённые ячейки и многострочные шапки мешают фильтрации.
Если файл нужно отправить по почте прямо из программы, используйте кнопку «Отправить» — она формирует письмо с вложением в выбранном формате, если в 1С настроена учётная запись электронной почты.
Выбор формата выгрузки
Подходит для анализа, сверки и фильтрации; ограничение — сложное оформление типового отчёта может мешать обработке
Подходит для передачи, печати и архива; редактировать данные нельзя
Подходит, если документ нужно доработать вручную; структура таблицы может «поплыть» при правках
Выгрузите список позиций как таблицу
Если нужна не печатная форма, а «сырые» данные — перечень позиций с реквизитами, — откройте список «Штатное расписание» (раздел «Кадры» или «Настройка» в зависимости от версии). Установите нужные отборы, затем через меню «Ещё» выберите «Вывести список». Отметьте нужные колонки — программа сформирует табличный документ, который сохраняется тем же способом через «Файл» → «Сохранить как».
Этот способ удобен для сверки с данными других систем, подготовки загрузки в Excel-отчёты и проверки корректности заполнения реквизитов позиций. В выгрузку попадут только те колонки, которые вы отметили, поэтому заранее продумайте состав полей.
Перед массовой выгрузкой для сторонней системы сформируйте список по одному подразделению и откройте файл в Excel: так проще заметить лишние объединённые ячейки и недостающие колонки, чем после выгрузки всей организации.
Типичные проблемы и их решение
Отчёт формируется пустым — чаще всего дело в дате или отборах. Проверьте, что на указанную дату позиции штатного расписания утверждены, а в отборах не задано лишнее условие (например, конкретное подразделение, в котором нет позиций).
Вторая частая ситуация — в отчёте нет вакансий. Это решается настройкой отчёта: включите показ вакантных позиций. Третья проблема — ошибки при сохранении в Excel на компьютере без установленного офисного пакета. В этом случае сохраняйте в формате «Табличный документ» (.mxl) или PDF, либо используйте веб-клиент, где сохранение выполняется средствами браузера.
Ограничения и когда нужен специалист
Типовые средства покрывают стандартные задачи, но есть границы. Если нужна выгрузка по расписанию (например, ежедневная отправка файла в хранилище), нестандартный состав колонок или интеграция с внешней системой, потребуется доработка: внешний отчёт, обработка или регламентное задание. Это работа для программиста 1С.
Самостоятельно без риска можно: формировать и сохранять отчёты, менять их настройки, выводить списки. Не стоит без опыта менять конфигурацию, редактировать типовые макеты печатных форм и создавать регламентные задания в рабочей базе — ошибки могут затронуть всех пользователей.
Что важно запомнить
Штатное расписание выгружается из 1С:ЗУП через отчёт «Штатное расписание» или вывод списка позиций, а сохранение выполняется через «Файл» → «Сохранить как» в Excel, PDF или Word. Перед выгрузкой проверьте настройку учёта, дату и отборы — это главные причины пустых или неполных отчётов.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить штатное расписание из 1С:ЗУП через веб-браузер?
Да. В веб-клиенте отчёт формируется так же, а сохранение выполняется через кнопку сохранения табличного документа — файл скачивается средствами браузера в выбранном формате.
Как выгрузить штатное расписание вместе с вакансиями?
Откройте настройки отчёта «Штатное расписание» и включите показ вакантных позиций. После перестроения отчёта вакансии появятся в таблице и попадут в сохраняемый файл.
Почему в выгруженном Excel неудобно фильтровать данные?
Типовой отчёт содержит объединённые ячейки и многострочную шапку. При сохранении выберите вариант без сохранения оформления или выгрузите данные через «Вывести список» — там структура таблицы проще.
Как получить унифицированную форму Т-3?
В ряде версий ЗУП форма Т-3 доступна как печатная форма из списка позиций штатного расписания (кнопка «Печать») или как отдельный отчёт. Если её нет, используйте типовой отчёт «Штатное расписание» либо подключите внешнюю печатную форму.
Можно ли выгрузить расписание на прошлую дату?
Да, если изменения позиций велись документами с корректными датами. Укажите нужную дату в параметрах отчёта — программа покажет состояние штатного расписания с учётом истории изменений.
Что делать, если отчёта «Штатное расписание» нет в меню?
Проверьте права доступа и настройку ведения штатного расписания, затем поищите отчёт через «Все отчёты» или строку поиска в разделе отчётов. Если отчёт недоступен из-за прав — запросите доступ у администратора.