Как сформировать выписку из РСВ при увольнении в 1С 8

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему сведения о начисленных страховых взносах — выписку из раздела 3 расчёта по страховым взносам (РСВ). Этот документ подтверждает, что взносы за работника начислены и отражены в отчётности, и нужен самому сотруднику для контроля пенсионных прав. В 1С 8 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом») выписка формируется автоматически на основании данных учёта, но важно правильно выбрать период и проверить состав сведений.

Ошибки в выписке — незаполненные суммы, неверный период, отсутствие данных за последний квартал — чаще всего возникают из-за того, что расчёт взносов за месяц увольнения ещё не проведён или документ «Увольнение» не рассчитан до конца. Поэтому порядок действий строится вокруг подготовки данных, а не только нажатия кнопки печати.

Ниже разобран полный цикл: от проверки расчёта взносов до выдачи готовой выписки, а также типичные проблемы и способы их устранения в 1С 8.3 ЗУП.

Что представляет собой выписка из РСВ и когда она обязательна

Выписка из РСВ — это сведения о застрахованном лице из раздела 3 расчёта по страховым взносам: персональные данные сотрудника, суммы выплат и начисленных пенсионных взносов по месяцам отчётного периода. Форма утверждена в составе самого расчёта, поэтому выписка повторяет структуру раздела 3, но содержит данные только по одному сотруднику.

Выдать выписку нужно в день увольнения вместе с другими документами: трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности), справкой о заработке за два года (форма 182н), выпиской из СЗВ-СТАЖ и раздела 2 формы СЗВ-ТД при необходимости. Если сотрудник увольняется до окончания квартала, выписка формируется за неполный отчётный период — с начала года (или квартала, в зависимости от принятой практики) по месяц увольнения включительно.

Подготовка: что проверить до формирования выписки

Главное условие корректной выписки — полностью рассчитанные взносы за весь период работы сотрудника в текущем году. Если документ «Увольнение» создан, но расчёт взносов в нём не выполнен (или месяц увольнения закрыт документом «Начисление зарплаты и взносов» без пересчёта уволенного), выписка покажет неполные суммы.

Проверьте следующие моменты: дата увольнения указана верно; все начисления сотрудника (зарплата, компенсация отпуска, премии) проведены; взносы рассчитаны — на вкладке «Взносы» документа «Увольнение» есть заполненные строки. Также убедитесь, что в карточке сотрудника корректно заполнены ФИО, СНИЛС и ИНН — эти данные попадут в выписку как есть.

Формирование выписки из документа «Увольнение»

Самый прямой способ — печать выписки непосредственно из кадрового документа. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»), найдите нужный документ «Увольнение» и откройте его.

В документе нажмите кнопку «Печать» и в списке форм выберите «Выписка из расчёта по страховым взносам» (в некоторых релизах форма называется «Выписка из раздела 3 РСВ»). Программа сформирует печатную форму по данным учёта за период с начала расчётного года по месяц увольнения. Проверьте заполнение и распечатайте документ в одном экземпляре для работника; при желании можно сохранить копию в PDF для архива.

1. 1
   Убедитесь, что документ «Увольнение» проведён и взносы на вкладке «Взносы» рассчитаны
2. 2
   Откройте документ «Увольнение» и нажмите кнопку «Печать»
3. 3
   Выберите форму «Выписка из расчёта по страховым взносам»
4. 4
   Проверьте ФИО, СНИЛС, период и суммы по месяцам
5. 5
   Распечатайте выписку и выдайте сотруднику в день увольнения

Альтернативные способы: из карточки сотрудника и из отчётности

Если документ «Увольнение» уже закрыт или удобнее работать с карточкой, выписку можно сформировать из справочника сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите работника, в карточке нажмите «Печать» и выберите ту же форму выписки. Результат будет идентичен — данные берутся из регистров учёта взносов, а не из конкретного документа.

Второй вариант — через регламентированный отчёт. Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», создайте или откройте расчёт по страховым взносам за нужный квартал, перейдите в раздел 3 и найдите сотрудника. Оттуда можно вывести на печать страницы раздела 3 только по этому лицу. Этот способ удобен, когда увольнение произошло после сдачи отчётности и нужно выдать выписку именно в том виде, в каком сведения были сданы.

Сравнение вариантов

Из документа «Увольнение»

Самый быстрый путь в день увольнения; данные актуальны на момент расчёта. Ограничение: требует полностью рассчитанных взносов в документе.

Из карточки сотрудника

Подходит, когда увольнение оформлено ранее или нужно переформировать выписку. Данные те же, что из документа.

Из регламентированного отчёта РСВ

Нужен, когда требуется выписка в точности как в сданной отчётности. Минус: если квартал не закрыт, данных за последние месяцы в отчёте ещё нет.

Проверка сформированной выписки

Перед выдачей сверьте выписку с фактическими данными. Персональная часть: ФИО, СНИЛС, ИНН должны совпадать с паспортными данными и карточкой сотрудника — ошибка в СНИЛС сделает выписку бесполезной для подтверждения стажа. Период: сведения должны охватывать все месяцы работы в текущем году, включая месяц увольнения.

По суммам: база и начисленные пенсионные взносы по месяцам должны совпадать с данными отчёта «Анализ взносов в фонды» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам») по этому сотруднику за тот же период. Если в каком-то месяце сотрудник не получал облагаемых выплат, месяц может отсутствовать или стоять с нулевыми суммами — это нормально.

Контрольные точки

Как проверить результат

СНИЛС и ФИО в выписке

Норма

Полностью совпадают с карточкой сотрудника

Тревожный признак

Опечатка или пустое поле — исправьте данные в справочнике и переформируйте

Период сведений

Норма

Все месяцы с начала года по месяц увольнения присутствуют

Тревожный признак

Нет месяца увольнения — взносы не рассчитаны, пересчитайте документ

Суммы взносов

Норма

Совпадают с отчётом «Анализ взносов в фонды» по сотруднику

Тревожный признак

Расхождения — проверьте непроведённые или исправленные документы начислений

Типичные проблемы и их решение

Наиболее частая ситуация — пустые суммы за месяц увольнения. Причина почти всегда в том, что взносы рассчитаны не в документе «Увольнение», а планируются в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Решение: либо пересчитайте взносы в «Увольнении», либо сначала проведите месячное начисление и только потом формируйте выписку.

Вторая проблема — выписка формируется только за текущий квартал, а сотрудник просит данные с начала года. В этом случае сформируйте выписку из карточки сотрудника с указанием нужного периода или выдайте сведения из раздела 3 за каждый квартал отдельно. Третья типичная ситуация — после формирования выписки обнаружилась ошибка в начислениях: тогда исправьте исходные документы, пересчитайте взносы и выдайте сотруднику обновлённую выписку с пояснением.

Удобно завести правило: выписку из РСВ формировать в один день с окончательным расчётом и сразу сверять её с отчётом «Анализ взносов в фонды». Это занимает пару минут и исключает ситуацию, когда через месяц после увольнения бывший сотрудник возвращается за исправленным документом.

Частые вопросы

Обязательно ли выдавать выписку из РСВ, если сотрудник её не просил?

Да, выдача сведений о начисленных взносах при увольнении — обязанность работодателя, а не действие по заявлению. Документ выдаётся в день увольнения вместе с остальными, даже если работник о нём не упоминал.

За какой период формируется выписка при увольнении в середине года?

По общему правилу — с начала расчётного периода (календарного года) по месяц увольнения включительно. Если в программе выписка строится только за квартал, дополнительно сформируйте сведения за предыдущие кварталы из сданных расчётов.

Почему в выписке нет данных за месяц увольнения?

Потому что взносы за этот месяц ещё не рассчитаны. Откройте документ «Увольнение», проверьте вкладку «Взносы» и пересчитайте их, либо проведите общий документ начисления зарплаты и взносов за месяц, после чего переформируйте выписку.

Можно ли отправить выписку в электронном виде?

Если с сотрудником ведётся кадровый электронный документооборот, выписку можно передать в электронном виде с подписанием усиленной квалифицированной подписью. Иначе безопаснее выдать бумажный экземпляр под подпись работника в ведомости выдачи документов.

Что делать, если после выдачи выписки нашли ошибку в начислениях?

Исправьте исходные документы начисления, пересчитайте взносы, при необходимости сдайте уточнённый РСВ и выдайте сотруднику новую выписку с корректными данными. Старую версию документа при возможности отзовите.

Чем выписка из РСВ отличается от выписки из СЗВ-СТАЖ?

Выписка из РСВ показывает суммы выплат и начисленных пенсионных взносов, а выписка из СЗВ-СТАЖ — периоды работы и стаж. Это разные документы, и при увольнении выдаются оба.