Как сформировать среднесписочную численность в 1С:ЗУП

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из базовых показателей, который кадровик и бухгалтер регулярно передают в отчётность: сведения в налоговую в составе расчёта по страховым взносам, формы статистики, подтверждение права на льготы и спецрежимы. В 1С:ЗУП расчёт автоматизирован, но корректный результат напрямую зависит от того, как ведётся кадровый учёт: приёмы, увольнения, переводы и отпуска должны быть оформлены документами, а не «висеть» на бумаге.

Программа рассчитывает показатель по правилам, основанным на указаниях Росстата: в среднесписочную численность включаются сотрудники, работающие по трудовым договорам, с учётом фактически отработанных дней и особых правил для неполного рабочего времени. Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ в ССЧ не входят — это частая причина расхождений при сверке с головным списком сотрудников.

Ниже разобрано, где находится отчёт, как его настроить, кого программа учитывает и исключает, как проверить результат и что делать, если цифра «не сходится».

Где находится отчёт по среднесписочной численности

Основной инструмент — штатный отчёт «Списочная и среднесписочная численность». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», либо через «Отчёты, справки» → «Списочная и среднесписочная численность». В некоторых релизах отчёт доступен также из раздела «Отчётность, справки» вместе с формами для ФНС и статистики.

Если отчёт не виден в меню, проверьте права пользователя: доступ к кадровым отчётам может быть ограничен профилем. Также убедитесь, что в настройках функциональности (раздел «Настройка» → «Функциональность») включён учёт кадров — при отключённых опциях часть отчётов скрывается.

Для сведений о среднесписочной численности, передаваемых в налоговую, используется форма в составе расчёта по страховым взносам — она заполняется автоматически на основе тех же кадровых данных. Механизм расчёта общий, поэтому расхождение между отчётом и РСВ обычно означает проблему в исходных данных, а не в форме.

Как сформировать отчёт: пошаговый порядок

Откройте отчёт «Списочная и среднесписочная численность» и задайте параметры в шапке: период (месяц, квартал, год — в зависимости от того, для какой формы нужен показатель) и организацию. Если в базе ведётся несколько юридических лиц, проверьте, что выбрана нужная — ССЧ считается по каждой организации отдельно, обособленные подразделения в типовой отчёт не выделяются как самостоятельные плательщики.

Нажмите «Сформировать». Отчёт покажет списочную численность на конкретные даты и среднесписочную за период, с расшифровкой по категориям: основные работники, внутренние совместители, исключаемые категории. Расшифровка позволяет увидеть, какие сотрудники попали в расчёт, а какие — нет.

1. 1
   Откройте: Кадры → Кадровые отчёты → Списочная и среднесписочная численность
2. 2
   Укажите период и организацию, при необходимости — отбор по подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и посмотрите строку со среднесписочной численностью
4. 4
   Разверните расшифровку и сверьте состав сотрудников с ожиданиями
5. 5
   Сохраните или выгрузите отчёт для сверки с РСВ и статформами

Кого программа включает и исключает из расчёта

В ССЧ включаются сотрудники, принятые по трудовому договору, включая работающих на испытательном сроке, временно отсутствующих (командировка, больничный, ежегодный отпуск) и принятых на неполный рабочий день — последние учитываются пропорционально отработанному времени. Внутренние совместители считаются как один человек по основному месту работы.

Не включаются: внешние совместители, лица по договорам ГПХ, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, работники в учебном отпуске без сохранения зарплаты (по правилам Росстата отдельные категории неучтённых определяются указаниями к заполнению статформ). Программа определяет исключаемые категории по кадровым документам — например, по документу «Отпуск по уходу за ребёнком».

Именно поэтому важно оформлять все отсутствия документами. Если сотрудница фактически в декрете, а документ «Отпуск по уходу за ребёнком» не введён, программа посчитает её в ССЧ — и показатель завысится.

Проверка корректности результата

После формирования отчёта сверьте три вещи. Во-первых, сравните списочную численность на последнюю дату периода со штатным отчётом «Штатные сотрудники» — грубые расхождения укажут на непроведённые приёмы или увольнения. Во-вторых, проверьте список исключённых сотрудников: там должны быть декретницы и другие неучитываемые категории, и только они. В-третьих, сопоставьте ССЧ за аналогичный прошлый период — резкий скачок без реальных кадровых изменений означает ошибку в данных.

Для детальной проверки используйте расшифровку отчёта: двойной щелчок по ячейке показывает состав сотрудников, вошедших в показатель. Если сотрудник «потерялся», проверьте его карточку: дату приёма, дату увольнения, вид занятости (внутренний/внешний совместитель), оформленные отпуска.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на конец периода

Норма

Совпадает с отчётом «Штатные сотрудники» с учётом исключаемых категорий

Тревожный признак

Расхождение без объяснимых причин — ищите непроведённые кадровые документы

Состав исключённых сотрудников

Норма

Только декретницы, внешние совместители, ГПХ и прочие неучитываемые

Тревожный признак

В исключённых обычные сотрудники — проверить вид занятости и документы

Динамика ССЧ по месяцам

Норма

Плавные изменения, соответствующие реальным приёмам и увольнениям

Тревожный признак

Скачки без кадровых событий — ошибка в датах документов

Типичные ошибки и причины расхождений

Самая частая причина неверной ССЧ — непроведённые или введённые «задним числом» кадровые документы. Если увольнение оформили после формирования отчёта за период, показатель будет завышен. Вторая типичная ситуация — неверный вид занятости: внешний совместитель, принятый как основной сотрудник, попадёт в расчёт и завысит ССЧ.

Третья группа ошибок связана с неполным рабочим временем: если график сотрудника настроен как полная ставка, а фактически он работает на 0,5, программа посчитает его как целую единицу вместо пропорционального учёта. Наконец, расхождения возникают при ведении нескольких организаций или филиалов, когда сотрудник числится в двух базах или переведён без корректного кадрового перевода.

Особые сценарии: филиалы, совместители, новые организации

Внешние совместители и ГПХ

Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ в ССЧ не входят, но для статистических форм может требоваться их отдельный учёт. В 1С:ЗУП эти категории видны в расшифровке отчёта как исключённые — используйте её, чтобы заполнить соответствующие графы статотчётности.

Организация создана в середине периода

Если организация работала неполный месяц или неполный год, ССЧ всё равно делится на полное число календарных дней (месяца или года), а не на число дней работы. Программа учитывает это автоматически, но при ручной сверке это правило часто забывают и получают «заниженный» результат.

Обособленные подразделения

Показатель ССЧ для РСВ считается по организации в целом. Если нужна численность по конкретному подразделению (например, для внутренней аналитики), используйте отбор по подразделению в настройках отчёта, но помните: для официальной отчётности берётся общий показатель по юридическому лицу.

Удобно завести привычку формировать отчёт по ССЧ в конце каждого месяца и сохранять расшифровку. Тогда при подготовке годового РСВ не придётся разбираться с накопившимися расхождениями — ошибка локализуется в конкретном месяце.

Если цифра не сходится: маршрут действий

Начните с локализации расхождения: сформируйте отчёт помесячно и найдите месяц, где показатель «поплыл». Затем внутри месяца используйте расшифровку и сравните состав со списком фактически работающих. Чаще всего причина находится на этом шаге — конкретный сотрудник с неверным видом занятости, датой документа или неоформленным отсутствием.

Если данные в документах корректны, а результат всё равно сомнителен, проверьте актуальность релиза конфигурации: правила расчёта и состав отчётов обновляются. Перед массовыми исправлениями кадровых документов сделайте резервную копию базы — отмена проведения документов прошлых периодов может затронуть начисления и отчётность.

Маршрут решения

Как выбрать действие

ССЧ завышена, в расшифровке есть уволенные сотрудникиПроверьте проведение и даты документов увольнения, при необходимости введите недостающие

Сотрудник на неполной ставке считается как целая единицаПроверьте график работы сотрудника и условия трудового договора — должен быть настроен режим неполного времени

Декретница попадает в расчётУбедитесь, что введён документ «Отпуск по уходу за ребёнком» с корректными датами

Данные верны, но результат сомнителенОбновите релиз конфигурации и пересчитайте отчёт, при сохранении проблемы — проверяйте данные на тестовой копии

Частые вопросы

Включаются ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет. По правилам Росстата внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются отдельно для статистических форм. В 1С:ЗУП они видны в расшифровке отчёта как исключённая категория. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту работы.

Как учитываются сотрудники на неполной ставке?

Пропорционально отработанному времени: отработанные часы делятся на норму при полном графике. Исключение — категории с сокращённым рабочим временем по закону (несовершеннолетние, вредные условия труда и др.): они учитываются как целые единицы. Корректность зависит от настройки графика работы сотрудника.

Почему ССЧ в отчёте не совпадает с количеством сотрудников в списке?

Списочная численность на дату и среднесписочная за период — разные показатели: ССЧ учитывает движение в течение периода, исключает декретниц, внешних совместителей и пропорционально считает неполное время. Расхождение на несколько единиц при большой текучке — нормальная ситуация.

Как сформировать ССЧ для новой организации, работавшей неполный год?

Укажите в отчёте период с даты создания по конец года — программа разделит сумму списочной численности на полное число календарных дней года, как требуют правила. Самостоятельно пересчитывать на «дни работы» не нужно, это было бы ошибкой.

Где в 1С:ЗУП посмотреть ССЧ для расчёта по страховым взносам?

Показатель заполняется автоматически в форме РСВ (раздел «Отчётность, справки») на основе тех же кадровых данных. Сверить его можно с отчётом «Списочная и среднесписочная численность» за соответствующий период — значения должны совпадать.