Как сформировать справку СТД-Р в 1С ЗУП

Справка СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем») нужна сотруднику для подтверждения стажа и периодов работы — чаще всего при обращении в Пенсионный фонд, в банк или при трудоустройстве к новому работодателю, если трудовая книжка ведётся в электронном виде. Форма утверждена приказом Минтруда и формируется на основании тех же данных, которые организация сдаёт в отчёте СЗВ-ТД.

В 1С:ЗУП справка СТД-Р формируется автоматически из кадровых данных: приёмов на работу, переводов, увольнений и переименований должностей. Если кадровый учёт в программе ведётся корректно, подготовка справки занимает несколько минут. Проблемы возникают, только когда в учёте есть пропуски, дубли сотрудников или непроведённые документы.

Ниже разобраны пути к документу в разных релизах ЗУП, порядок заполнения, проверка данных перед выдачей и типовые ошибки, из-за которых справку приходится переделывать.

Что такое СТД-Р и когда её запрашивают

СТД-Р — это форма сведений о трудовой деятельности, которую работодатель выдаёт работнику. Содержание справки зеркалит отчёт СЗВ-ТД: указываются периоды работы, должности, структурные подразделения, основания приёма и увольнения, а также сведения о переименовании организации.

Работодатель обязан выдать СТД-Р по письменному заявлению сотрудника, а при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой — в день увольнения без заявления. Бумажный вариант заверяется подписью руководителя и печатью (если она используется), электронный — усиленной квалифицированной подписью.

Где находится справка СТД-Р в 1С ЗУП

Расположение документа зависит от релиза конфигурации. В типовых сборках 1С:ЗУП 3.1 справку можно найти двумя способами:

• Кадры → Справки сотрудникам → Справка СТД-Р. Это основной путь в актуальных релизах.
• Отчетность, справки → Справки сотрудникам → СТД-Р. Альтернативный вход через раздел отчётности.

Если нужного пункта нет в меню, откройте общий список документов через «Все функции» (при включённом режиме технического специалиста) либо воспользуйтесь поиском в панели навигации. Отсутствие пункта в меню чаще всего означает, что у пользователя недостаточно прав — нужна роль кадровика или расчётчика с доступом к кадровым документам.

Пошаговое формирование справки

Порядок действий одинаков для бумажной и электронной выдачи — различается только финальный шаг.

1. 1
   Откройте «Кадры → Справки сотрудникам → Справка СТД-Р» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию и сотрудника, которому выдаётся справка.
3. 3
   Задайте период, за который нужны сведения (по умолчанию — весь период работы в организации).
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится кадровыми мероприятиями из учёта.
5. 5
   Проверьте строки: даты, должности, подразделения, основания документов.
6. 6
   Запишите документ, распечатайте справку или сформируйте файл для электронной передачи.

После нажатия «Заполнить» программа собирает данные из кадровых документов: приёмов на работу, кадровых переводов, увольнений. Каждое событие выводится отдельной строкой с датой, наименованием должности и реквизитами приказа — именно так, как эти сведения передаются в СЗВ-ТД.

Если сотрудник работал в организации в несколько периодов (увольнялся и принимался снова), все периоды попадут в одну справку автоматически, разбивать её вручную не нужно.

Выдача при увольнении

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой справку СТД-Р удобно формировать прямо из документа «Увольнение»: в нём есть печатная форма СТД-Р. Это быстрее, чем создавать отдельный документ, и исключает ошибку в периоде — данные берутся по конкретному увольняемому сотруднику.

Проверка данных перед выдачей

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность: справка воспроизводит учёт таким, какой он есть. Перед печатью сверьте ключевые точки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Периоды работы

Норма

Все приёмы и увольнения присутствуют, даты совпадают с приказами

Тревожный признак

Пропущен период или лишняя строка — ищите непроведённый или ошибочный кадровый документ

Должности и подразделения

Норма

Соответствуют штатному расписанию и приказам о переводе

Тревожный признак

Устаревшее наименование — проверьте справочник должностей и историю переименований

Основания кадровых событий

Норма

Указаны номер и дата приказа по каждой строке

Тревожный признак

Пустые реквизиты — в кадровом документе не заполнены номер или дата

Данные сотрудника

Норма

ФИО и СНИЛС совпадают с паспортом и карточкой сотрудника

Тревожный признак

Расхождения — исправьте карточку сотрудника и перезаполните справку

Отдельно стоит проверить, нет ли в базе дублей физических лиц. Если сотрудник заведён дважды, кадровые события распределяются между двумя карточками, и справка окажется неполной. Дубли ищут через «Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей» либо визуально по списку сотрудников.

Электронная выдача и подписание

Если сотрудник просит справку в электронном виде, документ сохраняется в файл и подписывается усиленной квалифицированной подписью работодателя. В ЗУП для этого используется механизм обмена электронными документами: файл формируется в установленном формате и передаётся сотруднику удобным способом.

Простая отправка PDF-скана без квалифицированной подписи юридической силы электронной справки не имеет — такой файл можно использовать только как ознакомительную копию. Если в организации нет настроенного ЭДО и квалифицированной подписи, безопаснее выдать бумажный вариант.

Типичные ошибки и их устранение

Большинство проблем решается не в самой справке, а в исходных данных. Рабочее правило: справку не «чинят», а перезаполняют после исправления учёта. Это занимает меньше времени и не создаёт расхождений с отчётностью.

СТД-Р и СЗВ-ТД: почему данные должны совпадать

Обе формы строятся на одном регистре кадровых мероприятий. Если в организации корректно сдан СЗВ-ТД, справка СТД-Р по тому же сотруднику покажет идентичные сведения. Расхождение возможно в двух случаях: кадровые документы изменились после сдачи отчёта, либо справку правили вручную.

Поэтому перед массовой выдачей справок (например, при ликвидации подразделения) полезно сверить актуальность сданных СЗВ-ТД: если кадровые события произошли после последней отправки отчёта, сначала сдайте СЗВ-ТД, затем формируйте справки.

Удобно завести правило: любую правку кадрового документа задним числом завершать двумя действиями — пересдачей СЗВ-ТД (если отчёт уже уходил) и перевыпуском справки СТД-Р, если она выдавалась сотруднику. Это снимает риск расхождений при проверках.

FAQ

Сотрудник уволился давно, обязан ли работодатель выдать СТД-Р сейчас?

Да. Обязанность предоставить сведения о трудовой деятельности сохраняется и после увольнения — бывший работник вправе обратиться с заявлением. В ЗУП справка формируется по архивным кадровым данным так же, как для действующего сотрудника.

Почему в справке нет одного из переводов сотрудника?

Чаще всего документ «Кадровый перевод» не проведён либо заведён на дубль физического лица. Проверьте журнал кадровых документов по сотруднику и список дублей, исправьте учёт и перезаполните справку кнопкой «Заполнить».

Можно ли сформировать СТД-Р сразу по списку сотрудников?

Типовой документ создаётся по одному сотруднику. Для массовой выдачи справки создают последовательно по каждому либо используют групповую печать из списка документов, если она настроена в вашем релизе.

Чем СТД-Р отличается от справки о заработке 182н?

СТД-Р подтверждает трудовую деятельность: периоды работы, должности, основания кадровых событий. Справка 182н содержит суммы заработка для расчёта пособий. Это разные документы с разным назначением, в ЗУП они формируются отдельно.

Достаточно ли отправить сотруднику скан справки по электронной почте?

Для полноценной электронной выдачи файл должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя. Обычный скан без подписи имеет только информационное значение; при отсутствии ЭДО выдайте бумажный оригинал.