Как сформировать список уволенных сотрудников в 1С

Список уволенных сотрудников требуется кадровику и бухгалтеру регулярно: для сверки численности, подготовки статистической отчётности, анализа текучести кадров, проверки задолженности по расчётам и ответов на запросы руководства. В конфигурациях 1С эта задача решается несколькими способами — от готового кадрового отчёта до универсального отчёта по регистрам.

Конкретный путь зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть специализированные отчёты по увольнениям, а в 1С:Бухгалтерии кадровая информация ограничена, и список приходится собирать через документы увольнения или универсальные механизмы. Ниже разобраны оба сценария с точными действиями и проверкой результата.

Определите, какой список вам нужен

Прежде чем открывать отчёты, уточните постановку задачи — от этого зависит выбор инструмента и настройки отбора.

• Список уволенных за период — все, у кого дата увольнения попадает в указанный интервал. Нужен для отчётности и анализа текучести.
• Список всех неработающих на дату — сотрудники, уволенные когда-либо и не восстановленные. Нужен для сверки справочника.
• Список с деталями — с датами, основаниями, статьёй ТК, подразделением и должностью на момент увольнения.
• Список с расчётными данными — с проверкой, выплачена ли компенсация и нет ли долга за сотрудником.

Если нужна простая численность — достаточно штатного отчёта. Если требуются основания увольнения или сведения об окончательном расчёте — потребуется либо расширенная настройка отчёта, либо универсальный отчёт по документам.

Маршрут решения

Как выбрать инструмент

Нужен список уволенных за период в ЗУПОтчёт «Увольнения» из раздела Кадры → Кадровые отчёты

Нужны все уволенные на текущую датуОтчёт «Штатные сотрудники» с отбором или справочник «Сотрудники» с фильтром

Работаете в 1С:БухгалтерииЖурнал документов «Увольнения» или универсальный отчёт

Нужны нестандартные колонки (статья ТК, основание)Универсальный отчёт по документам «Увольнение» с настройкой полей

Список уволенных в 1С:ЗУП через отчёт «Увольнения»

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) основной инструмент — кадровый отчёт «Увольнения». Откройте раздел Кадры → Кадровые отчёты → Увольнения. Если отчёт не виден в списке, проверьте права доступа: он доступен пользователям с профилем кадровика или расчётчика.

Установите период отчёта — за него будут подобраны все сотрудники с датой увольнения внутри интервала. Нажмите «Сформировать». В результат попадут фамилия, подразделения, должности, даты приёма и увольнения, а также основание увольнения, если оно указано в кадровом документе.

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Увольнения
2. 2
   Установите период (дату начала и окончания)
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
5. 5
   Сохраните настройки через «Ещё → Сохранить вариант», чтобы не настраивать повторно
6. 6
   Выгрузите в Excel или PDF через кнопку сохранения табличного документа

Настройки отчёта открываются кнопкой «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант». Здесь можно добавить отбор по организации (важно при ведении нескольких юрлиц в одной базе), по подразделению, по виду события увольнения. Дополнительные поля — например, статья Трудового кодекса — добавляются на вкладке «Поля».

Сохраните настроенный вариант отчёта, чтобы в следующий раз получать список одним нажатием. Это особенно удобно, если список формируется ежемесячно для руководства или для сверки с отчётом П-4.

Как получить список всех неработающих сотрудников

Иногда нужен не период, а полный перечень уволенных — например, для чистки справочника или проверки доступа к базе. В этом случае проще работать не с отчётом по событиям, а со справочником сотрудников.

Откройте Кадры → Сотрудники. Над списком включите отбор (кнопка «Настроить список» или сочетание Ctrl+Shift+F в зависимости от версии платформы). Добавьте условие: Сотрудник. Уволен = Да либо «Дата увольнения заполнена». В ЗУП в списке сотрудников есть готовый переключатель отображения — можно убрать показ работающих и оставить только уволенных.

Для выгрузки списка в таблицу используйте «Ещё → Вывести список»: программа сформирует табличный документ с выбранными колонками, который сохраняется в Excel. Перед выгрузкой добавьте в список нужные колонки — дату увольнения, подразделение, должность.

Список уволенных в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) кадровый учёт урезан, специализированного отчёта по увольнениям нет. Основной путь — журнал кадровых документов: Зарплата и кадры → Кадровые документы (или «Все кадровые документы»).

Настройте отбор в журнале: вид документа — «Увольнение», период — нужный интервал, организация — при многофирменном учёте. Полученный список документов содержит сотрудников и даты увольнения. Выведите его в табличный документ через «Ещё → Вывести список».

Альтернатива — универсальный отчёт (Отчёты → Универсальный отчёт). Выберите объект «Документы», вид — «Увольнение», задайте период и добавьте поля: сотрудник, дата увольнения, подразделение. Этот вариант гибче: можно добавить отбор по конкретному подразделению или вывести комментарий из документа.

Сравнение способов

Отчёт «Увольнения» (ЗУП)

Самый быстрый и информативный, но доступен только в ЗУП и требует прав кадровика

Справочник «Сотрудники» с отбором

Подходит для полного списка неработающих, но не показывает историю увольнений за период

Журнал кадровых документов

Работает в любой конфигурации, но выводит документы, а не сводную таблицу — нужна донастройка колонок

Универсальный отчёт

Максимальная гибкость полей и отборов, но требует понимания структуры данных и больше времени на настройку

Проверка полноты и корректности списка

Сформированный список стоит сверить, прежде чем передавать дальше. Самая частая проблема — расхождение между кадровыми документами и фактическим состоянием сотрудника, если увольнение оформили не документом, а ручной правкой, или документ не проведён.

Контрольные точки: количество строк в списке должно совпадать с количеством проведённых документов «Увольнение» за тот же период. Если в отчёте строк меньше, чем документов, — часть документов не проведена или дата увольнения выходит за границы периода отчёта (увольнение «задним числом» — типичная ситуация).

Контрольные точки

Как проверить результат

Число строк списка против числа документов «Увольнение» за период

Норма

Значения совпадают

Тревожный признак

В отчёте меньше строк — есть непроведённые документы или даты вне периода

Даты увольнения в списке

Норма

Все даты внутри заданного периода

Тревожный признак

Есть даты за границами — неверно задан период отчёта

Организация в строках

Норма

Только нужное юрлицо

Тревожный признак

Попали сотрудники других организаций — не задан отбор по организации

Совместители

Норма

Уволенные по основному месту и по совместительству различимы

Тревожный признак

Совместитель посчитан полностью уволенным — проверьте вид занятости

Дополнительно полезно сверить список с отчётом «Остатки отпусков» или расчётными листками: у каждого уволенного должен быть начислен окончательный расчёт и компенсация отпуска (либо удержание за использованный авансом отпуск). Отсутствие расчёта — признак того, что увольнение оформили кадрово, но не рассчитали.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается прав доступа. Если пользователь видит не все организации или подразделения (настроено ограничение на уровне записей), список будет неполным без какого-либо предупреждения. Перед формированием итогового списка для руководства или госорганов проверьте состав данных под учётной записью с полными правами.

Ещё одна граница самостоятельной работы — изменение данных «вручную» ради красивого списка. Не редактируйте даты и состав кадровых документов прошлых периодов без понимания последствий: это ломает расчёт стажа, среднего заработка и уже сданную отчётность. Если в списке обнаружилась ошибка, исправляйте её корректным кадровым документом, а не прямой правкой.

Выгрузка и передача списка

Готовый табличный документ сохраняется через «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения на панели: доступны форматы Excel (xlsx), PDF, mxl. Для дальнейшей обработки — сводных таблиц, объединения с другими выгрузками — выбирайте xlsx; для передачи на подпись — PDF.

При выгрузке из журнала документов через «Вывести список» снимите лишние колонки (пометка удаления, номер документа, если он не нужен) и добавьте нужные — дата увольнения, подразделение. Это избавит от ручной чистки файла после выгрузки.

Если список уволенных нужен регулярно в одном и том же виде, сохраните вариант отчёта и добавьте его в избранное или на начальную страницу. Настройка занимает пару минут один раз и исключает ошибки в отборах при каждом следующем формировании.

Частые вопросы

Почему в отчёт «Увольнения» не попал сотрудник, которого точно увольняли?

Чаще всего документ увольнения не проведён или его дата выходит за границы периода отчёта. Откройте журнал кадровых документов, найдите увольнение и проверьте статус проведения и дату. Также убедитесь, что в отчёте не стоит отбор по другой организации.

Как вывести в список статью Трудового кодекса, по которой уволен сотрудник?

В ЗУП основание увольнения указывается в кадровом документе. В настройках отчёта «Увольнения» откройте вкладку «Поля» и добавьте поле «Основание увольнения» — оно содержит формулировку со ссылкой на статью ТК, если она заполнена в документе.

Можно ли получить список уволенных вместе с суммой окончательного расчёта?

Штатный кадровый отчёт суммы не показывает. Используйте расчётные отчёты («Расчётный листок», «Свод начислений») с отбором по уволенным сотрудникам либо сформируйте универсальный отчёт и объедините данные в Excel.

Сотрудник уволен и принят снова в том же периоде — как он отразится в списке?

В отчёте по событиям увольнение отобразится: отчёт фиксирует факт события, а не текущий статус. А вот в справочнике сотрудников с отбором «уволенные» такой сотрудник не появится, потому что на текущий момент он работает. Выбирайте инструмент под задачу.

Как сформировать список уволенных по всем организациям сразу?

Уберите отбор по организации в настройках отчёта и добавьте колонку «Организация», чтобы строки были различимы. Учтите, что для этого нужны права на просмотр данных всех организаций — иначе список будет неполным без предупреждения.