Как сформировать штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом — это не просто печатная форма, а основа кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Если вести штатку корректно, программа сама контролирует соответствие сотрудников занимаемым позициям и не даст принять человека на несуществующую ставку.

Механизм штатного расписания полноценно реализован в 1С:ЗУП редакции 3. В «Управлении нашей фирмой» и «Бухгалтерии» возможности ограничены: там штатка ведётся упрощённо или отсутствует вовсе. Ниже разобран порядок работы именно в ЗУП 3 — от включения функциональности до печати унифицированной формы Т-3.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учётной политики и кадровых документов. Обычно это роли «Кадровик» и «Настройка программы» или полные права.

Включение учёта по штатному расписанию

По умолчанию в новой информационной базе штатное расписание может быть отключено — тогда приёмы и переводы оформляются без привязки к позициям. Чтобы включить механизм, откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания».

Установите флажок «Ведется штатное расписание». Дополнительно доступны опции, которые стоит включить сразу, чтобы не перенастраивать учёт позже:

• «Ведется история изменений штатного расписания» — все изменения окладов и позиций фиксируются документами с датой, без этой опции историю восстановить нельзя;
• «Применяется индексация заработка» — позволит регистрировать повышение окладов приказом об индексации;
• «Проверять соответствие кадровых приказов штатному расписанию» — программа будет блокировать приём на закрытую или отсутствующую позицию;
• «В штатном расписании используются вилки окладов» — включайте только если в организации реально применяются минимальные и максимальные значения окладов, иначе это усложнит ввод.

Создание структуры подразделений

Позиции штатного расписания привязываются к подразделениям, поэтому сначала нужно построить организационную структуру. Откройте справочник «Подразделения» (раздел «Настройка» или «Кадры») и создайте элементы с учётом иерархии: дирекция, отделы, участки, филиалы.

Для каждого подразделения укажите родителя, если оно входит в состав более крупного. От правильной иерархии зависят группировка позиций в форме Т-3 и аналитические отчёты по фонду оплаты труда. Переименование подразделения допустимо в любой момент, но удалять подразделение, к которому привязаны позиции и сотрудники, нельзя — сначала нужно закрыть позиции и перевести людей.

Если учёт ведётся по нескольким организациям в одной базе, штатное расписание формируется отдельно по каждой: подразделения и позиции не пересекаются.

Создание позиций штатного расписания

После включения функциональности в разделе «Кадры» появляется журнал «Штатное расписание». Новую позицию можно создать кнопкой «Создать» прямо из списка. В карточке позиции заполняются:

• подразделение и должность (должности берутся из одноимённого справочника, при необходимости создайте новую);
• количество ставок — можно указывать дробные значения, например 0,5 или 1,5;
• оклад или тарифная ставка, а также надбавки, если они закреплены за позицией;
• график работы сотрудников по умолчанию;
• характер работы и особые условия труда, если используются.

Дата утверждения позиции определяет, с какого момента на неё можно принимать сотрудников. Нельзя оформить приём раньше даты утверждения позиции — программа выдаст предупреждение или запрет, в зависимости от настроек проверки.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите подразделение и должность из справочника
3. 3
   Укажите количество ставок, оклад и график работы
4. 4
   Проверьте дату утверждения — она не должна быть позже планируемых приёмов
5. 5
   Запишите позицию и убедитесь, что она появилась в списке с нужной датой

Утверждение и изменение штатного расписания документами

Если включена история изменений, позиции создаются и изменяются не напрямую, а документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания»). Это ключевое правило: ручная правка карточки позиции «задним числом» ломает историю и приводит к расхождениям в отчётах.

Документ «Утверждение штатного расписания» используют при первичном вводе всей штатки: в табличную часть подбирают позиции, указывают дату вступления в силу и номер приказа. Документ «Изменение штатного расписания» применяют для точечных правок: изменение оклада, количества ставок, добавление новой позиции или закрытие ненужной.

Закрытие позиции оформляется тем же документом изменения с указанием даты закрытия. После закрытия принять сотрудника на позицию нельзя, а действующие сотрудники должны быть переведены или уволены до даты закрытия — иначе программа покажет несоответствие.

Индексация окладов через штатное расписание

Для массового повышения окладов используйте документ «Изменение штатного расписания» с включённой опцией индексации: в табличной части можно задать коэффициент, и программа пересчитает оклады по выбранным позициям. Коэффициент индексации сохранится и будет учитываться при расчёте среднего заработка.

После изменения штатки проверьте сотрудников, занимающих изменённые позиции: если их плановые начисления не совпадают с новыми окладами, оформите документ изменения оплаты труда тем же числом. Расхождение между штатным расписанием и фактическими начислениями — самая частая причина ошибок в расчёте среднего заработка и отчётах по ФОТ.

Печать формы Т-3 и проверка результата

Готовое штатное расписание выводится на печать из журнала «Штатное расписание» кнопкой «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Программа сформирует унифицированную форму с группировкой по подразделениям, количеством ставок, окладами и итоговым месячным фондом заработной платы.

Для контроля корректности ведения штатки используйте отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты»:

• «Штатное расписание» — свод по позициям на выбранную дату;
• «Штатная расстановка» — показывает, кто занимает каждую позицию, и выявляет вакансии;
• «Соответствие штатному расписанию» — находит расхождения между кадровыми приказами и штаткой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма Т-3 на текущую дату

Норма

Все подразделения и позиции на месте, количество ставок и оклады совпадают с приказами

Тревожный признак

Позиции дублируются, отсутствуют или показывают неверные оклады

Отчёт «Соответствие штатному расписанию»

Норма

Список расхождений пуст

Тревожный признак

Есть сотрудники на неутверждённых или закрытых позициях

Приём нового сотрудника

Норма

Позиция подбирается из списка, проверка проходит без ошибок

Тревожный признак

Программа не находит позицию или запрещает приём

Типичные ошибки и ограничения

Большинство проблем со штатным расписанием возникает из-за нарушения документооборота внутри программы, а не из-за самих настроек. Разберите типичные сценарии до того, как они накопятся.

Учтите и ограничения механизма: штатное расписание в ЗУП не заменяет согласование приказа с руководством — это учётный инструмент. Совместители и совмещение оформляются отдельными приёмами и переводами на те же или другие позиции, а не особыми строками штатки. Если в организации менее десятка сотрудников и структура не меняется, можно работать без штатного расписания, но при росте компании переход потребует приведения всех кадровых документов в соответствие.

Частые вопросы

Можно ли сформировать штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного механизма штатного расписания с историей и контролем нет — доступен лишь упрощённый список должностей и подразделений для кадровых документов. Для полноценной штатки с формой Т-3, вилками окладов и индексацией нужна 1С:ЗУП.

Как изменить оклад по позиции задним числом?

Создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой — программа встроит его в историю. Но если по более поздней дате уже рассчитана зарплата, потребуется пересчёт начислений и, возможно, среднего заработка. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы.

Почему в форме Т-3 не видно новую позицию?

Проверьте дату утверждения позиции: форма строится на конкретную дату, и позиции, утверждённые позже, в неё не попадают. Также убедитесь, что позиция создана документом утверждения, а не просто записана в справочнике при включённой истории изменений.

Как оформить сокращение позиции?

Документом «Изменение штатного расписания» укажите дату закрытия позиции. До этой даты сотрудники должны быть переведены на другие позиции или уволены, иначе отчёт о соответствии покажет расхождение. Само кадровое сокращение оформляется отдельными приказами об увольнении.

Нужно ли включать вилку окладов?

Только если в организации действительно применяются минимальный и максимальный оклад по одной позиции. При включённой вилке в каждой позиции придётся заполнять два значения вместо одного, что усложняет ввод и контроль, поэтому без реальной необходимости опцию лучше не активировать.

Можно ли перенести штатное расписание из старой базы?

Да, при переходе с ЗУП 2.5 или других конфигураций штатка переносится штатными средствами переноса данных либо обработками загрузки из табличных документов. После переноса обязательно сверьте отчёт «Соответствие штатному расписанию» и форму Т-3 с исходными данными.