Другое · 10 мин
Как сформировать штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3
Пошаговая инструкция по созданию штатного расписания в 1С:Бухгалтерия 8.3: настройка, заполнение позиций, печать формы Т-3, отличия от ЗУП и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3 — это справочник позиций с должностями, подразделениями, окладами и количеством ставок, на основании которого оформляются приёмы на работу и кадровые переводы. В отличие от 1С:ЗУП, где штатное расписание является полноценным инструментом кадрового планирования с историей изменений, в Бухгалтерии оно реализовано в упрощённом виде: как список штатных единиц без документального утверждения и без автоматического контроля вакансий.
Прежде чем начинать, важно понять ограничение: если организации нужна история изменения штатки, индексация окладов приказом, контроль свободных ставок и отчёты по расхождениям с фактической численностью, корректный инструмент — 1С:Зарплата и управление персоналом. В Бухгалтерии штатное расписание подходит небольшим компаниям, которым достаточно списка должностей с окладами для приёма сотрудников и печати формы Т-3.
Ниже разобран порядок включения функциональности, заполнения позиций, печати документа и проверки результата, а также типичные ошибки, из-за которых приёмы на работу не подхватывают оклад или печатная форма выходит пустой.
Включение функциональности штатного расписания
По умолчанию в типовой конфигурации раздел штатного расписания может быть скрыт. Чтобы он появился, откройте «Администрирование» — «Параметры учёта» — «Настройки зарплаты» (в некоторых релизах путь: «Главное» — «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты»). Убедитесь, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней — иначе кадровые документы будут недоступны.
Далее проверьте раздел «Зарплата и кадры» в главном меню: там должны появиться пункты «Штатное расписание», «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения». Если пунктов нет, проверьте права пользователя — работа с кадровыми данными требует профиля с доступом к зарплате и кадрам.
Подготовка справочников перед заполнением
Штатная позиция ссылается на справочники «Подразделения» и «Должности», поэтому их нужно заполнить заранее. Откройте «Зарплата и кадры» — «Подразделения» и создайте структуру организации: отделы, цеха, филиалы. Подразделения могут быть вложенными, что удобно для иерархической штатки.
Затем заполните справочник «Должности» («Зарплата и кадры» — «Должности»). Указывайте наименования так, как они должны звучать в трудовом договоре и приказе о приёме — именно отсюда наименование попадёт в кадровые документы и печатные формы. Дубли должностей с разным написанием («менеджер» и «Менеджер») приведут к раздвоению строк в отчётах.
Если в организации применяются надбавки, доплаты или районные коэффициенты, проверьте справочник начислений: оклад по позиции штатного расписания в Бухгалтерии задаётся одной суммой, а дополнительные начисления назначаются уже в документе приёма на работу.
Создание позиций штатного расписания
Откройте «Зарплата и кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В форме позиции заполните поля: подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тарифную ставку. При необходимости укажите доплату или надбавку, если релиз конфигурации это поддерживает.
- 1Включите учёт зарплаты в программе: Администрирование — Параметры учёта — Настройки зарплаты
- 2Заполните справочники «Подразделения» и «Должности» без дублей
- 3Откройте «Зарплата и кадры» — «Штатное расписание», нажмите «Создать»
- 4Заполните подразделение, должность, число ставок и оклад
- 5Сохраните позицию и повторите для всех штатных единиц
- 6Сформируйте печатную форму Т-3 и сверьте итоговые суммы
Сохранённая позиция становится доступной для выбора в документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Если при создании приёма подразделение, должность и оклад не подставляются автоматически, проверьте, что позиция создана именно для той организации, которая указана в документе, — в многофирменной базе это частая причина «пустого» выбора.
Количество позиций в расписании не ограничено. Для однотипных должностей в одном подразделении достаточно одной строки с нужным числом ставок — не создавайте десять одинаковых строк для десяти продавцов, это усложнит последующие изменения окладов.
Печать формы Т-3
Унифицированная форма Т-3 формируется из списка штатного расписания кнопкой «Печать» — «Штатное расписание (Т-3)». В форму попадают все действующие позиции с группировкой по подразделениям, итоговое количество ставок и месячный фонд оплаты труда по окладам.
Перед печатью проверьте, что в организации заполнены реквизиты руководителя и главного бухгалтера («Главное» — «Реквизиты организации» — раздел с подписантами), иначе строки подписей в форме останутся пустыми. Дата утверждения и номер приказа вводятся в параметрах печатной формы или вручную после вывода на печать, в зависимости от релиза.
Печатная форма Т-3 в Бухгалтерии строится по текущему состоянию справочника, а не по документу на конкретную дату. Если нужна штатка «на прошлую дату», сохраните копию формы сразу после утверждения — восстановить историческое состояние позже будет неоткуда.
Изменение окладов и состава позиций
В 1С:Бухгалтерии изменение штатного расписания выполняется прямым редактированием позиции: откройте строку, измените оклад или количество ставок и сохраните. История изменений при этом не хранится — старое значение оклада перезаписывается.
Важное следствие: изменение оклада в штатном расписании не изменяет начисления уже принятым сотрудникам. Их оклады фиксируются в документах приёма и кадровых переводов. Чтобы повысить оклад сотруднику, оформите «Кадровый перевод» с новым размером начисления — только тогда расчёт зарплаты начнёт использовать новую сумму.
Отличия от 1С:ЗУП и когда Бухгалтерии недостаточно
Упрощённая штатка в Бухгалтерии закрывает базовые потребности, но у неё есть жёсткие границы. Ниже сопоставлены возможности двух программ по ключевым сценариям.
| Сценарий | 1С:Бухгалтерия 8.3 | 1С:ЗУП 8.3 |
|---|---|---|
| Список позиций с окладами и ставками | Есть | Есть |
| Печать формы Т-3 | Есть | Есть |
| История изменений штатки документами | Нет, позиции редактируются напрямую | Есть, документы «Изменение штатного расписания» |
| Индексация окладов приказом | Нет, правка вручную по каждой позиции | Есть, массовое изменение с коэффициентом |
| Контроль свободных и занятых ставок | Нет | Есть, отчёты по вакансиям |
| Надбавки и доплаты в составе позиции | Ограниченно, зависит от релиза | Полноценно, с составом начислений |
Как выбрать инструмент
Проверка результата и типичные ошибки
После заполнения штатного расписания выполните контрольную проверку: сформируйте Т-3 и сверьте итоговое число ставок и фонд оплаты с плановыми значениями. Затем создайте тестовый приём на работу и убедитесь, что подразделение, должность и оклад подставляются из позиции автоматически.
Как проверить результат
Все позиции выведены, итоги по ставкам и ФОТ сходятся с расчётом
Пустые строки, нулевые оклады, отсутствуют подразделения
Подразделение, должность и оклад подставляются из позиции автоматически
Поля пустые — позиция создана для другой организации или не сохранена
Начисление соответствует окладу из кадрового документа
Сумма старая — оклад изменён в штатке, но не оформлен кадровый перевод
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии — это редактируемый справочник позиций без истории изменений. Заполните сначала подразделения и должности, затем создайте позиции со ставками и окладами, проверьте результат печатью Т-3 и тестовым приёмом. Рост окладов сотрудникам оформляйте кадровыми переводами, а для учёта с историей используйте 1С:ЗУП.
Частые вопросы
Почему в меню нет пункта «Штатное расписание»?
Чаще всего причина в настройках: откройте «Администрирование» — «Параметры учёта» — «Настройки зарплаты» и убедитесь, что учёт зарплаты и кадров ведётся в этой программе. Если выбран вариант «во внешней программе», кадровые разделы скрываются. Также проверьте права пользователя — нужен профиль с доступом к зарплате и кадрам.
Можно ли указать неполную ставку, например 0,5?
Да, количество ставок в позиции задаётся дробным числом. При приёме сотрудника на неполную ставку оклад в кадровом документе указывается полный, а фактическое начисление рассчитывается пропорционально отработанному времени или доле ставки — в зависимости от настроек начисления.
Изменится ли зарплата сотрудников, если я поменяю оклад в штатном расписании?
Нет. Штатное расписание в Бухгалтерии не связано с начислениями действующих сотрудников. Чтобы изменить оклад конкретному работнику, оформите документ «Кадровый перевод» с новой суммой начисления — только после этого расчёт зарплаты будет использовать новое значение.
Как распечатать штатное расписание на прошлую дату?
Штатное расписание в Бухгалтерии не хранит историю, поэтому форма Т-3 всегда строится по текущему состоянию позиций. Чтобы иметь документ на конкретную дату, сохраняйте печатную форму в PDF или на бумаге сразу после каждого утверждения. Если история критична, рассмотрите переход кадрового учёта в 1С:ЗУП.
Нужно ли заводить отдельную позицию на каждого сотрудника?
Нет. На однотипные должности в одном подразделении создаётся одна позиция с общим количеством ставок. Отдельные строки оправданы только тогда, когда у сотрудников разные оклады, надбавки или условия, которые нужно зафиксировать в расписании.
Что делать, если в печатной форме Т-3 пустые подписи?
Подписи руководителя и главного бухгалтера берутся из реквизитов организации. Откройте «Главное» — «Реквизиты организации», перейдите к разделу с ответственными лицами и убедитесь, что руководитель и главный бухгалтер указаны с действующими датами. После заполнения переформируйте печатную форму.