Другое · 12 мин
Как сформировать платежную ведомость в 1С
Пошаговая инструкция по формированию платежной ведомости в 1С:ЗУП: виды ведомостей, заполнение, проверка сумм, выплата аванса и зарплаты, типичные ошибки.
Платёжная ведомость в 1С — это документ, которым оформляется выплата заработной платы, аванса, премий, отпускных и других сумм сотрудникам. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП (и в конфигурациях с модулем зарплаты, например 1С:Бухгалтерия с расчётом зарплаты) ведомость выполняет двойную роль: она фиксирует факт выплаты для учёта НДФЛ и страховых взносов и служит основанием для кассового или банковского документа на перечисление денег.
Главное условие корректной ведомости — предварительно начисленные суммы. Если зарплата за месяц не рассчитана документом «Начисление зарплаты и взносов», ведомость заполнится нулями или не заполнится вовсе. Поэтому формирование ведомости всегда идёт после расчёта, а не до него.
Ниже разобран порядок работы на примере 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — самой распространённой конфигурации для расчёта зарплаты. В других решениях 1С логика аналогична, отличаются только названия разделов меню.
Какие виды ведомостей есть в 1С и какую выбрать
В 1С:ЗУП существует несколько типов ведомостей, и выбор зависит от способа выплаты денег сотрудникам. «Ведомость в банк» используется при зарплатном проекте — когда суммы перечисляются на карты в рамках договора с банком. «Ведомость на счета» подходит, когда деньги переводятся на произвольные лицевые счета сотрудников вне зарплатного проекта. «Ведомость через кассу» оформляет выдачу наличных из кассы организации. «Ведомость через раздатчика» применяется реже — когда наличные выдаёт не кассир, а уполномоченный сотрудник.
Дополнительно есть ведомости для специальных ситуаций: «Ведомость в банк (бывшим сотрудникам)» и аналогичные для выплат после увольнения, а также ведомости по договорам ГПХ. Если выплата идёт нескольким категориям получателей, создаются отдельные документы по каждому способу.
Сравнение видов ведомостей
Зарплатный проект с банком. Требует указания зарплатного проекта в документе и настройки обмена с банком для выгрузки реестра.
Переводы на личные карты и счета вне зарплатного проекта. У каждого сотрудника должен быть заполнен лицевой счёт в карточке.
Наличная выдача. После проведения на её основе создаётся расходный кассовый ордер. Нужно контролировать депонирование невыданных сумм.
Наличная выдача через уполномоченное лицо. Используется при выдаче зарплаты вне кассы, например в обособленных подразделениях.
Что подготовить перед созданием ведомости
Перед формированием ведомости проверьте, что все начисления за период проведены: документ «Начисление зарплаты и взносов» рассчитан и проведён, премии, отпускные и больничные введены отдельными документами. Откройте отчёт «Расчётный листок» или свод начислений и убедитесь, что суммы к выплате сформировались — именно их ведомость и подтянет.
Второй блок подготовки — справочные данные. Для ведомости в банк у сотрудников должны быть указаны зарплатный проект и номер лицевого счёта в карточке (раздел «Выплаты, учёт зарплаты»). Для выплаты на счета — заполненные реквизиты лицевых счетов. Если данные не заполнены, сотрудник либо не попадёт в ведомость, либо строка будет с ошибкой.
Также убедитесь, что в учётной политике и настройках организации корректно указаны даты выплаты аванса и зарплаты: от даты выплаты в ведомости зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ, а это влияет на отчётность 6-НДФЛ.
Пошаговое создание ведомости на выплату зарплаты
Откройте раздел «Выплаты» → «Все ведомости» (в некоторых релизах путь: «Зарплата» → «Ведомости…»). Нажмите «Создать» и выберите нужный тип, например «Ведомость в банк». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), месяц начисления, дату выплаты и способ выплаты — «Зарплата за месяц». При необходимости выберите подразделение, чтобы в ведомость попали только его сотрудники.
Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех сотрудников, у которых есть невыплаченные суммы за выбранный месяц, уменьшенные на удержанный НДФЛ. В табличной части появятся строки с сотрудниками, суммами к выплате и, при настройке, суммами НДФЛ к перечислению.
Проверьте результат: итог по колонке «К выплате» должен совпасть с суммой к выплате по расчётным листкам за этот месяц с учётом уже произведённых выплат. Если всё сходится, нажмите «Провести». После проведения ведомость становится основанием для выгрузки реестра в банк или создания расходного кассового ордера.
- 1Проведите «Начисление зарплаты и взносов» и все разовые документы за месяц
- 2Откройте «Выплаты» → «Все ведомости» → «Создать» → нужный тип ведомости
- 3Укажите месяц, дату выплаты, способ выплаты и при необходимости подразделение
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
- 5Сверьте итог с расчётными листками или сводом начислений
- 6Проведите документ и сформируйте реестр в банк или РКО
Как оформить ведомость на аванс и другие выплаты
Аванс оформляется той же ведомостью, но в поле «Выплачивать» выбирается значение «Аванс». Сумма аванса может рассчитываться двумя способами в зависимости от настроек программы: фиксированным процентом или суммой, заданной сотруднику, либо расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца — тогда перед ведомостью создаётся документ «Начисление за первую половину месяца».
Для межрасчётных выплат — отпускных, премий, материальной помощи — в поле «Выплачивать» выбирается соответствующее значение или конкретный документ-основание. Например, отпускные выплачиваются ведомостью по ссылке на документ «Отпуск»: программа подтянет именно сумму этого отпуска, а не весь долг перед сотрудником. Это важно, потому что у отпускных есть установленный срок выплаты — не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Отдельный случай — увольнение. Окончательный расчёт при увольнении выплачивается в день увольнения; в ведомости выбирается способ выплаты по документу «Увольнение». Если бывший сотрудник получает деньги позже, используются ведомости для бывших сотрудников.
Если в ведомость попал сотрудник с нулевой или неожиданной суммой, не удаляйте строку вслепую — сначала откройте его расчётный листок. Частая причина: долг за организацией или за сотрудником по итогам прошлого месяца, перерасчёт, удержание по исполнительному листу. Строка в ведомости отражает реальное сальдо, и её ручное удаление не отменяет сам долг.
Проверка ведомости и выплата денег
После заполнения ведомости выполните три контрольные проверки. Первая — сходимость итога: сумма по ведомости должна совпадать с суммой к выплате по отчёту «Расчётный листок» или «Свод начислений» за вычетом уже выплаченного. Вторая — состав получателей: сверьте список со штатным расписанием, чтобы не пропустить новых сотрудников и не выплатить уволенным. Третья — реквизиты: для банковской ведомости проверьте, что у всех строк заполнены лицевые счета.
Для зарплатного проекта после проведения ведомости сформируйте реестр в банк: это делается из самого документа по кнопке выгрузки или через обмен с банком (раздел «Выплаты» → «Обмен с банками»). Загрузите файл в клиент-банк и после подтверждения списания убедитесь, что оплата прошла по всем сотрудникам — банк может отклонить отдельные строки из-за ошибок в реквизитах.
Для кассовой ведомости на её основании создаётся расходный кассовый ордер. Если часть сотрудников не получила деньги в срок, суммы депонируются: в 1С это оформляется отметкой о депонировании в ведомости, после чего выплата производится отдельным документом по требованию сотрудника.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — ищите непроведённые начисления или ручные правки
Все работающие с начислениями включены, уволенные исключены
Кого-то нет или есть лишние строки
Заполнены у всех строк
Пустые реквизиты — банк отклонит платёж
Совпадает с фактической датой перечисления
Дата отличается — исказится 6-НДФЛ
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — пустая ведомость после нажатия «Заполнить». Причины: не проведено начисление за месяц, выбран неверный месяц или способ выплаты, суммы уже выплачены другой ведомостью. Проверьте остаток задолженности по отчёту «Задолженность по зарплате» — он покажет, есть ли вообще что выплачивать.
Вторая распространённая ошибка — ручное изменение сумм в ведомости. Программа позволяет редактировать строки, но это разрывает связь с расчётными данными: при следующей выплате возникнут «хвосты» долга. Правильный путь — исправить исходное начисление (перерасчёт, сторно), а затем перезаполнить ведомость.
Третья группа ошибок связана с НДФЛ: неверная дата выплаты приводит к неправильной дате получения дохода, а выплата «мимо» ведомости (напрямую платёжным поручением без документа в 1С) оставляет в учёте непогашенную задолженность и искажает регистры по НДФЛ. Любая выплата зарплаты должна проходить через ведомость.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная работа с ведомостями безопасна в типовых ситуациях: регулярная зарплата, аванс, отпускные по проведённым документам. Но есть сценарии, где ошибка затрагивает налоговую отчётность и деньги сотрудников, и там лучше привлечь специалиста по 1С или бухгалтера по расчёту: массовые перерасчёты за прошлые периоды, исправление уже отправленного 6-НДФЛ, выплаты при ликвидации подразделения, ведомости по нескольким организациям в одной базе.
Перед любыми экспериментами с перепроведением ведомостей за закрытые периоды сделайте резервную копию базы. Отмена проведения ведомости, по которой уже прошла оплата и сдана отчётность, изменит регистры НДФЛ и может потребовать подачи уточнённых расчётов.
Что важно запомнить
Ведомость создаётся только после проведённых начислений: раздел «Выплаты» → «Все ведомости» → выбор типа → «Заполнить» → сверка итога → проведение. Тип ведомости выбирается по способу выплаты (банк, счета, касса). Дата выплаты в документе определяет дату дохода для НДФЛ, поэтому она должна совпадать с фактической. Суммы в ведомости не правят вручную — исправляют исходные начисления.
Частые вопросы о платёжных ведомостях в 1С
Почему ведомость заполняется пустой?
Чаще всего не проведено начисление за выбранный месяц, неверно указан месяц или способ выплаты, либо все суммы уже выплачены другими ведомостями. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» — если задолженности нет, заполнять нечего. Если долг есть, а ведомость пустая, проверьте настройки способа выплаты и дату.
Можно ли выплатить зарплату части сотрудников?
Да. В шапке ведомости укажите подразделение — заполнятся только его сотрудники. Либо после заполнения удалите лишние строки вручную: это допустимо, в отличие от изменения сумм в строках. Оставшиеся суммы выплачиваются следующей ведомостью.
Как исправить ошибочную сумму в проведённой ведомости?
Не редактируйте сумму напрямую. Найдите источник: расчётный листок сотрудника покажет, из какого документа возникла сумма. Исправьте или сторнируйте начисление, затем откройте ведомость и нажмите «Обновить» или «Заполнить» заново. Если деньги уже выплачены, разница урегулируется при следующей выплате.
Чем ведомость «в банк» отличается от «на счета»?
«В банк» работает в рамках зарплатного проекта: реестр выгружается в один банк, лицевые счета открыты в нём. «На счета» — для переводов на произвольные карты разных банков по реквизитам из карточки сотрудника. Смешивать оба способа в одном документе нельзя.
Нужно ли формировать ведомость, если зарплату платит бухгалтерия напрямую?
Да, если учёт ведётся в 1С:ЗУП или зарплатном модуле. Без проведённой ведомости программа считает долг перед сотрудником невыплаченным, а НДФЛ — неудержанным, что искажает отчётность. Ведомость — обязательный документ отражения факта выплаты.
Как оформить депонирование невыданной зарплаты?
В кассовой ведомости после истечения срока выдачи отметьте строки неполучивших сотрудников как депонированные — программа перенесёт суммы на депонентский учёт. Выплата депонированных сумм оформляется позже отдельной ведомостью по заявлению сотрудника.