Другое · 12 мин
Как сделать заработную плату в 1С
Как настроить и начислить заработную плату в 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия. Приём сотрудников, начисления, удержания, НДФЛ, взносы, ведомости и проверка расчёта.
Расчёт заработной платы в 1С строится по единой логике независимо от конфигурации: сначала вводятся кадровые данные и плановые начисления, затем фиксируются отклонения (отпуска, больничные, премии), после чего выполняется итоговый расчёт с налогами и взносами и формируются ведомости на выплату. Понимание этой цепочки важнее знания конкретных кнопок: меню в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии отличаются, но последовательность документов совпадает.
Чаще всего зарплату считают в двух решениях. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) доступен полный кадровый учёт, сложные системы оплаты, графики работы и регламентированная отчётность. В «1С:Бухгалтерии предприятия» есть упрощённый зарплатный блок, которого достаточно для небольших компаний с окладной системой. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на практические действия.
Перед первым расчётом базу нужно подготовить: заполнить сведения об организации, проверить учётную политику, настроить виды начислений и удержаний. Попытка «посчитать на живую» без настройки почти всегда заканчивается ошибками в НДФЛ и взносах, которые потом приходится исправлять сторнирующими документами.
Шаг 1. Настройка программы перед первым расчётом
В ЗУП настройка начинается с раздела «Настройка — Реквизиты организации» и «Настройка — Учётная политика». Здесь указываются система налогообложения, дата выплаты зарплаты, применяемые льготы по взносам, особенности учёта (районный коэффициент, вредные условия). В 1С:Бухгалтерии аналогичные параметры находятся в разделе «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты».
Далее проверяются виды расчёта: оклад по дням или по часам, премии, доплаты, удержания (алименты, займы). Типовые начисления уже преднастроены, но если в компании есть специфические выплаты — например, доплата за наставничество или процент от выручки — их создают вручную с корректной формулой и правильной настройкой налогообложения: облагается ли выплата НДФЛ и взносами, к какой категории дохода относится.
Отдельно проверяется актуальность релиза программы. Изменения в законодательстве по НДФЛ и страховым взносам вносятся через обновления конфигурации, поэтому расчёт на устаревшем релизе может дать неверные суммы налогов и некорректные формы отчётности. Перед обновлением рабочей базы обязательно создаётся резервная копия.
Шаг 2. Приём сотрудников и назначение плановых начислений
Каждый сотрудник заводится в справочнике «Сотрудники», после чего оформляется документ «Приём на работу» (в Бухгалтерии — «Приём на работу» в разделе «Зарплата и кадры»). В документе указываются подразделение, должность, график работы, дата приёма и плановые начисления: оклад, постоянные доплаты. Именно плановые начисления программа будет автоматически подтягивать при ежемесячном расчёте.
Критично правильно заполнить личные данные: ИНН, СНИЛС, дату рождения, статус налогового резидента и сведения о вычетах. Ошибка в статусе резидента меняет ставку НДФЛ, а незаполненное заявление на вычеты приведёт к излишнему удержанию налога. Вычеты на детей в ЗУП вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» или через уведомление о вычетах.
При кадровых изменениях в течение месяца — переводе на другую должность, изменении оклада — оформляется «Кадровый перевод», а не редактируется задним числом первичный приём. Только так сохраняется корректная история и правильный расчёт за неполный период.
Шаг 3. Учёт отработанного времени и отклонений
База для расчёта оклада — фактически отработанное время по графику сотрудника. Если месяц отработан полностью и отклонений нет, этот шаг сводится к проверке графиков: в ЗУП они настраиваются в справочнике «Графики работы сотрудников», там же задаётся производственный календарь с праздниками и переносами.
Все отсутствия оформляются документами до итогового расчёта: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)». Документ отсутствия сам рассчитывает средний заработок и вытесняет оклад за дни отсутствия. Если ввести отпуск после «Начисления зарплаты», оклад за эти дни уже будет начислен, и потребуется сторнирование.
Разовые доплаты — премии, разовые начисления, материальную помощь — вводятся соответствующими документами («Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь»). Важно выбирать правильный вид начисления: от этого зависит обложение налогами и отражение в отчётности.
- 1Проверьте графики работы и производственный календарь на месяц расчёта
- 2Введите все кадровые документы: приёмы, переводы, увольнения
- 3Оформите отпуска, больничные и прочие отсутствия
- 4Введите разовые премии и удержания (алименты, займы)
- 5Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и заполните его по кнопке «Заполнить»
- 6Проверьте расчёт по расчётным листкам и своду
- 7Оформите ведомости на выплату и отразите выплату в учёте
Шаг 4. Начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов
Центральный документ месяца — «Начисление зарплаты и взносов» (в Бухгалтерии — «Начисление зарплаты»). Документ создаётся за месяц, заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» или «Подбор»: программа подтягивает всех работающих сотрудников, их плановые начисления с учётом отработанного времени, рассчитывает НДФЛ с нарастающим итогом и страховые взносы по действующим тарифам.
После заполнения документ нужно проанализировать, а не просто провести. Откройте вкладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы» и сверьте нескольких сотрудников с ожидаемыми суммами. Типичные признаки проблем: у сотрудника пустая строка начислений (нет планового начисления или не заполнен график), НДФЛ равен нулю при наличии дохода (применились вычеты или переплата прошлых периодов), отрицательные суммы (сторно за отсутствие).
НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года, поэтому программа может в текущем месяце удержать налог с учётом ранее исчисленного. Взносы рассчитываются по каждому сотруднику отдельно с учётом предельной базы. Если в компании применяются пониженные тарифы (например, для субъектов МСП), это должно быть отражено в настройках учётной политики — иначе взносы посчитаются по общему тарифу.
Как проверить результат расчёта
Начислено = оклад по отработанным дням + доплаты, НДФЛ посчитан с учётом вычетов
Пустые строки, НДФЛ 0 при доходе без вычетов, минусовые суммы без причины
ФОТ соответствует штатному расписанию с учётом отсутствий
Резкие отклонения от прошлого месяца без кадровых изменений
Исчислено минус перечислено равно сумме к уплате после выплаты
Отрицательные остатки или «зависшие» суммы прошлых периодов
Шаг 5. Выплата зарплаты и отражение в учёте
Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк» (для зарплатных проектов), «Ведомость на счета» (перечисление на произвольные карты), «Ведомость через кассу». Сумма в ведомости подставляется автоматически как начисленное минус удержанное. Дата ведомости важна: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и сроки уплаты налога.
Для зарплатного проекта из ЗУП формируется файл обмена с банком и выгружается через обработку обмена. В 1С:Бухгалтерии ведомость синхронизируется с банковскими документами: после подтверждения выписки выплата считается состоявшейся. Если выплата прошла частично (сотрудник не получил перевод), сумма депонируется или возвращается отдельным документом.
Завершает цикл отражение зарплаты в бухгалтерском учёте: в ЗУП это документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который при синхронизации переносится в Бухгалтерию и формирует проводки по счетам 70, 68, 69 в корреспонденции со счетами затрат. В самой 1С:Бухгалтерии проводки создаются автоматически при проведении начисления и ведомостей.
Шаг 6. Отчётность и анализ расчёта
Для внутреннего контроля используются отчёты: «Расчётные листки», «Свод начислений», «Расчётная ведомость Т-51», «Анализ ФОТ». Расчётные листки обязаны получать все сотрудники — их можно печатать пакетно или отправлять на электронные адреса из программы.
Регламентированная отчётность формируется из раздела «Отчётность, справки — 1С-Отчётность»: расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1 в СФР. Перед отправкой отчёты стоит сверить с оборотами по счетам и проверить контрольные соотношения — программа делает это автоматически при проверке.
Если данные в отчётах не сходятся, причина почти всегда в некорректных ручных операциях или в разрыве между датами начисления и выплаты. Исправлять такие расхождения нужно документами корректировки («Сторнирование начислений», «Корректировка учёта»), а не прямым редактированием проведённых документов прошлых периодов.
Первые два-три месяца после перехода на расчёт в 1С полезно параллельно считать зарплату старым способом (в таблице или в прежней программе) и сверять итоги по каждому сотруднику. Так быстро выявляются ошибки в настройках графиков, вычетов и тарифов взносов, которые иначе всплывут только при сдаче отчётности.
Что выбрать: ЗУП или зарплатный блок Бухгалтерии
Для компании с несколькими сотрудниками, окладной системой и простыми удержаниями достаточно зарплатного блока 1С:Бухгалтерии — там есть приёмы, начисления, ведомости и отчётность, а все проводки формируются в той же базе. Это дешевле и проще в сопровождении.
ЗУП оправдан, когда есть сменные графики, суммированный учёт рабочего времени, сложные системы премирования, совместители в большом количестве, кадровый документооборот или требуется расчёт среднего заработка по сложным сценариям. Между ЗУП и Бухгалтерией настраивается синхронизация: проводки и выплаты переносятся автоматически.
Сравнение вариантов
Подходит для небольших компаний с окладной системой. Ограничения: нет полноценных сменных графиков, кадрового документооборота и сложных видов расчёта
Полный кадровый и зарплатный учёт, любые графики и системы оплаты. Требует отдельной лицензии и настройки синхронизации с бухгалтерской базой
Тот же функционал без установки и обновления на своём сервере. Ограничение: зависимость от доступа в интернет и условий провайдера сервиса
Частые вопросы
Почему при заполнении «Начисление зарплаты» сотрудник не попадает в документ?
Чаще всего причина в том, что сотрудник не принят на работу документом, уволен раньше начала месяца или у него не назначено ни одного планового начисления. Проверьте карточку сотрудника и документ приёма. Также сотрудник не подтянется, если расчёт за него уже выполнен другим документом за тот же период.
Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате?
Проведённый документ прошлого периода не редактируют. Для сторнирования излишне начисленного используется документ «Сторнирование начислений», для доначисления — «Разовое начисление» или корректирующее начисление текущим периодом. НДФЛ и взносы пересчитаются автоматически, а в отчётность попадут уточняющие данные.
Можно ли считать зарплату за неполный месяц при приёме в середине месяца?
Да, это штатный сценарий. Если дата приёма указана верно, программа при заполнении «Начисления зарплаты» сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Вручную ничего пересчитывать не нужно — достаточно проверить количество отработанных дней в расчётном листке.
Почему НДФЛ в расчёте отличается от ожидаемого?
НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года с зачётом ранее удержанного, поэтому помесячная проверка «13 процентов от начисленного» часто не сходится. Влияют вычеты, доходы прошлых месяцев, статус резидента и прогрессивная шкала ставок. Для разбора откройте в документе вкладку «НДФЛ» и отчёт «Анализ НДФЛ» — там видна вся база налога.
Что делать, если зарплату выплатили, а ведомость не провели?
Без проведённой ведомости выплата не считается состоявшейся в учёте: НДФЛ останется «исчисленным, но не удержанным», а в отчётах появятся долги за сотрудниками. Создайте ведомость фактической датой выплаты и проведите её. Если банковская выписка уже загружена, сверьте суммы — расхождения укажут на ошибку в ведомости.
Нужно ли обновлять конфигурацию перед расчётом?
Да, желательно поддерживать актуальный релиз: ставки взносов, формы отчётности и алгоритмы расчёта НДФЛ меняются законодательно, и изменения приходят именно через обновления. Обновление выполняется на копии базы или после создания резервной копии. Если обновиться нет возможности, хотя бы сверяйте итоговые суммы налогов с действующими ставками вручную.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С считается цепочкой: настройка учётной политики → приём сотрудников с плановыми начислениями → документы отсутствий и разовых выплат → «Начисление зарплаты и взносов» → проверка по расчётным листкам → ведомости на выплату → отчётность. Ключ к корректному расчёту — актуальный релиз программы, правильные графики и вычеты, а также проверка результата до выплаты, а не после.