Другое · 10 мин
Как сделать выплаты в 1С: пошаговое руководство
Как оформить выплаты в 1С: зарплата, аванс, отпускные, расчёт при увольнении и выплаты поставщикам. Пошаговые действия, проверка ведомостей, типичные ошибки.
Выплаты в 1С — это операции по перечислению денег сотрудникам, поставщикам, бюджету и контрагентам. Чаще всего под «сделать выплаты» понимают выплату заработной платы, аванса, отпускных или расчёта при увольнении через ведомости, а также оплату поставщикам через платёжные поручения. Конкретный порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП акцент на зарплатных ведомостях, в 1С:Бухгалтерии — на банковских документах и кассе.
Главный принцип одинаков во всех конфигурациях: сначала рассчитывается начисление (зарплата, отпуск, счёт поставщика), затем формируется документ выплаты (ведомость или платёжное поручение), и только после этого деньги считаются выплаченными. Если пропустить этап начисления, ведомость окажется пустой, а если не провести выплату — в отчётах зависнет задолженность перед сотрудником или контрагентом.
Ниже разобраны основные сценарии: выплата аванса и зарплаты, отпускных, расчёта при увольнении, оплаты поставщикам, а также проверка результата и типичные ошибки. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0; названия пунктов меню в вашей версии могут немного отличаться.
Какие виды выплат бывают в 1С и как выбрать документ
Прежде чем создавать документ, определите тип выплаты — от этого зависит и раздел программы, и порядок заполнения. Зарплатные выплаты (оклад, аванс, премия, отпускные, больничные, расчёт при увольнении) оформляются через ведомости: в банк, в кассу, через раздатчика или на счета. Выплаты контрагентам — через документы «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер».
Ведомость в банк используется, когда зарплата перечисляется на карты сотрудников в рамках зарплатного проекта — программа сформирует реестр для банка. Ведомость в кассу подходит для выдачи наличных. Ведомость на счета нужна, если сотрудники получают деньги на разные личные счета вне зарплатного проекта. Ошибка в выборе типа ведомости приведёт к тому, что реестр не выгрузится в банк или не сформируются нужные проводки.
Подготовка: что проверить перед созданием выплаты
Выплата строится на начислениях, поэтому сначала убедитесь, что расчётный этап завершён. Для зарплаты это документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц, для отпускных — документ «Отпуск», для увольнения — «Увольнение» с произведённым окончательным расчётом. Если начисления не проведены, ведомость заполнится нулями или не заполнится вовсе.
Проверьте вводные данные: у сотрудников должны быть заполнены способы выплаты (карточка сотрудника или настройка подразделения/организации), реквизиты лицевых счетов для ведомости на счета, актуальные вычеты по НДФЛ. Для выплат поставщикам убедитесь, что в карточке контрагента указан правильный банковский счёт — ошибка в реквизитах означает возврат платежа и потерю времени.
Как проверить готовность к выплате
Документы начисления проведены, суммы совпадают с расчётными листками
Начислений нет или они не проведены — ведомость будет пустой
У каждого сотрудника задан банк или касса, реквизиты заполнены
Часть сотрудников без способа выплаты — они не попадут в ведомость
Налог исчислен и отражён в учёте
НДФЛ не рассчитан — ведомость заполнится без удержания налога
Выплата аванса и зарплаты через ведомости
Аванс в 1С:ЗУП выплачивается ведомостью с видом выплаты «Аванс». Откройте раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»), создайте документ, укажите месяц начисления и вид выплаты «Аванс», затем нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников и рассчитает сумму аванса — по фиксированной сумме, проценту от оклада или по расчёту за первую половину месяца, в зависимости от настроек учётной политики.
Выплата зарплаты за месяц делается аналогично, но с видом «Зарплата за месяц». После заполнения ведомости обязательно сверьте итоговую сумму с расчётным листком или отчётом «Расчётный листок» по организации: ведомость должна показывать сумму «к выплате» — начислено минус НДФЛ и прочие удержания. Если сумма не сходится, ищите неучтённые удержания или непроведённые начисления, а не правьте цифру вручную.
Для зарплатного проекта после проведения ведомости сформируйте реестр в банк: кнопка «Отправить в банк» или выгрузка файла через обмен с банком. Убедитесь, что банк подтвердил зачисление — в 1С это отражается документом подтверждения или загрузкой выписки. Без подтверждения зачисления выплата считается незавершённой.
- 1Проведите документ «Начисление зарплаты и взносов» за расчётный месяц
- 2Создайте ведомость нужного типа: в банк, в кассу или на счета
- 3Укажите месяц, вид выплаты «Зарплата за месяц» и нажмите «Заполнить»
- 4Сверьте сумму к выплате с расчётными листками и данными по НДФЛ
- 5Проведите ведомость и сформируйте реестр в банк или РКО
- 6Проверьте зачисление по банковской выписке и закройте задолженность
Выплата отпускных и расчёта при увольнении
Отпускные выплачиваются межрасчётной ведомостью. После проведения документа «Отпуск» создайте ведомость с видом выплаты «Отпуска» (или выберите сотрудника вручную с нужной суммой). Важно соблюсти срок: по ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, поэтому дата ведомости и дата фактического перечисления должны это учитывать.
При увольнении сначала проведите документ «Увольнение», в котором рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Затем создайте ведомость с видом «Увольнение» — она подтянет сумму к выплате конкретному сотруднику. Законодательство требует выплатить все причитающиеся суммы в день увольнения, поэтому дата ведомости должна совпадать с датой увольнения.
Для обоих сценариев НДФЛ удерживается при выплате, а перечисляется в бюджет в установленные сроки. В 1С срок перечисления налога фиксируется в ведомости автоматически — не меняйте его без необходимости, это влияет на отчётность 6-НДФЛ.
Выплаты поставщикам и прочие платежи в 1С:Бухгалтерии
Оплата поставщику оформляется документом «Платёжное поручение» (раздел «Банк и касса» → «Платёжные поручения»), которое затем отправляется в банк через клиент-банк или ДБО. Укажите получателя, сумму, назначение платежа и НДС. После оплаты загрузите выписку — программа создаст «Списание с расчётного счёта» и закроет задолженность по счёту.
Для наличных выплат используется «Расходный кассовый ордер»: выдача подотчётному лицу, расчёты с контрагентами наличными, выдача зарплаты по ведомости в кассу. Проверьте остаток по кассе перед проведением — отрицательный кассовый остаток является ошибкой учёта и вызовет вопросы при проверке.
Способы оформления выплаты
Подходит для массовой выплаты зарплаты на карты. Ограничение: нужен действующий договор зарплатного проекта и корректные реестры.
Для выдачи наличных сотрудникам. Ограничение: требует контроля кассовой дисциплины и лимита остатка кассы.
Для оплаты контрагентам, налогов и разовых перечислений. Ограничение: каждый платёж оформляется отдельно.
Для наличных расчётов с контрагентами и подотчётными. Ограничение: не подходит для безналичных операций.
Проверка результата и закрытие задолженности
После проведения выплаты убедитесь, что задолженность закрылась. Для зарплаты используйте отчёты «Задолженность по зарплате» или «Свод начислений и выплат» в 1С:ЗУП — после выплаты за месяц остаток по выплаченным сотрудникам должен обнулиться. Ненулевой остаток означает, что кто-то не попал в ведомость или выплата проведена не полностью.
В 1С:Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (расчёты с персоналом) и счетам 60/76 (расчёты с контрагентами). Кредитовое сальдо по счёту 70 после выплаты зарплаты должно отражать только неполученные суммы (депонированные), а по счетам контрагентов — реальные долги. Также сверьте банковскую выписку: сумма списания должна совпасть с итогом ведомости или платёжного поручения.
Частые вопросы о выплатах в 1С
Почему ведомость не заполняется сотрудниками?
Чаще всего причина в отсутствии проведённых начислений за выбранный месяц или в неверно указанном виде выплаты. Также проверьте, что у сотрудников задан способ выплаты (банк или касса), соответствующий типу ведомости, и что они не уволены до даты выплаты.
Как выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем?
Создайте ведомость и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Добавить» или «Подбор», указав нужного сотрудника. Сумму либо введите вручную по расчётному листку, либо дайте программе подтянуть задолженность через механизм заполнения по сотруднику.
Что делать, если выплатили не ту сумму?
Не редактируйте проведённую ведомость задним числом — это нарушит связь с банком и НДФЛ. Оформите корректировку: доплату — отдельной ведомостью, излишне выплаченное — через документ возврата и корректировку начислений, затем проверьте отчёты по задолженности.
Нужно ли отдельно платить НДФЛ после ведомости?
Да, НДФЛ перечисляется в бюджет отдельным платёжным поручением в установленные сроки. В 1С сумма к перечислению формируется на основании проведённых ведомостей — проверьте её через отчёт по НДФЛ или документ «Отражение удержанного НДФЛ» в зависимости от конфигурации.
Как выплатить депонированную зарплату?
Сначала зафиксируйте депонирование невыплаченной ведомости (в 1С:ЗУП — соответствующая операция по ведомости в кассу). Когда сотрудник обратится за деньгами, создайте новую ведомость с видом выплаты «Депонирование» и выдайте сумму через кассу.
Можно ли сделать выплату без зарплатного проекта?
Да. Используйте ведомость «на счета» — деньги перечисляются на личные карты сотрудников по их реквизитам, либо ведомость в кассу для наличной выдачи. В 1С:Бухгалтерии без зарплатного учёта выплата оформляется платёжным поручением или РКО напрямую.
Что важно запомнить
Любая выплата в 1С начинается с проведённого начисления и завершается контролем: ведомость или платёжный документ → сверка сумм → подтверждение по банку → нулевая задолженность в отчётах. Не правьте суммы вручную и следите за датами выплат и НДФЛ.