Как сделать выплату зарплаты в 1С

Выплата зарплаты в 1С — завершающий этап расчёта, который оформляется документами ведомостей. Ошибка на этом шаге приводит к расхождениям в учёте НДФЛ, лишним остаткам задолженности перед сотрудниками и проблемам при сдаче отчётности 6-НДФЛ. Поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику: программа фиксирует факт выплаты, удерживает налог и закрывает долг перед работником.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП) как основной инструмент расчёта зарплаты, с пояснениями для 1С:Бухгалтерии, где механизм похож. Точные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации, но общая схема одинакова.

Что должно быть сделано до выплаты

Ведомость на выплату подбирает только те суммы, которые уже начислены и посчитаны. Поэтому до её создания проверьте, что за расчётный месяц введены и проведены документы «Начисление зарплаты и взносов», а также все отсутствия, премии, больничные и удержания. Если сотруднику не начислена зарплата, в ведомость он просто не попадёт.

Второе условие — корректные настройки способов выплаты. В настройках организации (раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» или учётная политика, в зависимости от релиза) указывается способ выплаты по умолчанию: через кассу или через зарплатный проект банка. У каждого сотрудника в карточке также можно задать лицевой счёт в банке, если часть персонала получает деньги на карты вне зарплатного проекта.

Третий момент — дата выплаты. От неё зависит дата фактического получения дохода и срок перечисления НДФЛ. Дата в ведомости должна совпадать с реальным днём перечисления денег, иначе отчёт 6-НДФЛ сформируется с искажениями.

Какие виды ведомостей существуют и какую выбрать

В 1С:ЗУП в разделе «Выплаты» доступны несколько документов: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость в кассу» и «Ведомость через раздатчика». Выбор зависит от реального способа выдачи денег в вашей организации.

«Ведомость в банк» используется при зарплатном проекте: деньги перечисляются одним платёжным поручением на расчётный счёт банка, а банк распределяет их по картам сотрудников. «Ведомость на счета» подходит, когда вы перечисляете зарплату индивидуальными платёжками на личные счета работников в разных банках. «Ведомость в кассу» — для выдачи наличными.

Сравнение вариантов

Ведомость в банк

Для зарплатного проекта. Требует настроенного обмена с банком и указанного проекта в шапке документа.

Ведомость на счета

Для переводов на личные карты сотрудников. У каждого работника в карточке должен быть заполнен банковский счёт.

Ведомость в кассу

Для наличной выдачи. После выплаты на её основании оформляется расходный кассовый ордер.

Пошаговое оформление ведомости на выплату

Откройте раздел «Выплаты» и выберите нужный журнал ведомостей, например «Ведомости в банк». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите месяц начисления, дату выплаты, способ выплаты (обычно «Зарплата за месяц») и при зарплатном проекте — сам проект.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, которым за указанный месяц осталась задолженность к выплате, и автоматически рассчитает суммы НДФЛ к удержанию. Если нужно выплатить деньги только части сотрудников (например, одному подразделению), используйте кнопку «Подбор» или ограничение по подразделению в шапке.

1. 1
   Убедитесь, что начисление зарплаты за месяц проведено и взносы рассчитаны
2. 2
   Создайте ведомость нужного вида из раздела «Выплаты»
3. 3
   Укажите месяц, дату выплаты и способ «Зарплата за месяц»
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы с расчётными листками
5. 5
   Проверьте колонку НДФЛ — налог должен совпасть с исчисленным
6. 6
   Проведите документ
7. 7
   При зарплатном проекте сформируйте файл обмена и подтвердите выплату после исполнения банком

После заполнения обязательно сверьте итоговую сумму ведомости с данными отчёта «Расчётный листок» или «Свод начислений и удержаний». Сумма к выплате должна равняться начисленному минус НДФЛ и прочие удержания. Если цифры не сходятся, не проводите документ — сначала найдите причину расхождения.

Особенности выплаты через зарплатный проект

При работе с зарплатным проектом недостаточно провести ведомость — нужно передать данные в банк и подтвердить исполнение. В 1С это делается через обмен электронными документами: из ведомости или из специальной обработки «Обмен с банками (зарплатные проекты)» формируется файл реестра, который выгружается в клиент-банк или отправляется напрямую при настроенном прямом обмене.

После того как банк исполнил реестр, в программу загружается подтверждение выплаты. Именно этот шаг фиксирует факт выплаты и удержание НДФЛ. Если подтверждение не загружено, в учёте выплата может считаться незавершённой, и налог не отразится корректно.

Для новых сотрудников сначала оформляется заявление на открытие лицевого счёта в рамках зарплатного проекта, и только после подтверждения банком открытия счёта человек сможет попасть в ведомость в банк. До этого момента его можно выплатить через кассу или на личный счёт.

Выплата аванса, отпускных и межрасчётных сумм

Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется той же ведомостью, но в поле «Выплачивать» выбирается «Аванс». Предварительно сумма аванса должна быть рассчитана документом «Начисление за первую половину месяца», если вы считаете аванс расчётным способом, а не платите фиксированную сумму.

Отпускные и другие межрасчётные выплаты (материальная помощь, премии к празднику) выплачиваются ведомостью с вариантом «Отпуска», «Премии» или соответствующим видом межрасчётной выплаты. Такая ведомость подбирает только конкретные документы, а не всю задолженность за месяц. Удобно создавать её прямо из документа «Отпуск» по кнопке «Выплатить» — программа сама сформирует ведомость с нужной суммой и НДФЛ.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно выплатить расчёт за полностью отработанный месяцСоздайте ведомость с вариантом «Зарплата за месяц» и заполните её автоматически

Выплачиваете авансСначала проведите «Начисление за первую половину месяца», затем ведомость с вариантом «Аванс»

Нужно срочно выплатить отпускные одному сотрудникуОткройте документ «Отпуск» и нажмите «Выплатить» — ведомость создастся автоматически

Деньги перечислены, но ведомость не проведенаСоздайте и проведите ведомость задним числом с реальной датой выплаты, чтобы закрыть задолженность и НДФЛ

Как проверить результат после выплаты

После проведения ведомостей сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»). Если месяц закрыт полностью, конечная задолженность по выплаченным сотрудникам должна быть нулевой. Остаток означает, что кто-то не попал в ведомость или сумма выплаты не совпала с начислением.

Второй контроль — отчёт «Анализ НДФЛ» или проверка 6-НДФЛ: удержанный налог должен отразиться по дате выплаты. Если в ведомости дата стоит неверно, налог попадёт не в тот период, и раздел 2 отчёта придётся корректировать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по зарплате на конец месяца

Норма

По выплаченным сотрудникам — ноль

Тревожный признак

Остаток долга при фактически перечисленных деньгах — ведомость не проведена или сумма не совпала

Колонка НДФЛ в ведомости

Норма

Совпадает с исчисленным налогом за месяц

Тревожный признак

НДФЛ меньше или больше — проверьте вычеты и доходы сотрудника

Подтверждение зарплатного реестра

Норма

От банка получено и загружено подтверждение по всем сотрудникам

Тревожный признак

Часть сумм не подтверждена — уточните в банке судьбу платежа

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — ведомость создана до начисления зарплаты, и она заполняется пустой или неполной. Второе место занимает неверная дата выплаты, из-за которой «плывёт» 6-НДФЛ. Третья типичная ситуация — сотруднику изменили реквизиты карты, но в карточке 1С их не обновили, и банк вернул платёж.

Если ошибка уже допущена и ведомость проведена, не удаляйте её молча. Сначала выясните, какие документы и отчёты на ней основаны: возможно, потребуется распровести связанные платёжные поручения или сторнировать подтверждение банка. При сомнениях сделайте копию базы перед исправлениями.

Частые вопросы

Почему ведомость не заполняется сотрудниками?

Чаще всего причина в том, что не проведено начисление зарплаты за выбранный месяц, или задолженность уже закрыта другой ведомостью. Также проверьте, что в шапке указан правильный месяц и вариант выплаты: ведомость «Зарплата за месяц» не подберёт суммы, рассчитанные как аванс.

Можно ли выплатить зарплату части сотрудников, а не всем сразу?

Да. Создайте отдельную ведомость и заполните её кнопкой «Подбор», выбрав нужных людей вручную, либо ограничьте заполнение конкретным подразделением. Остальные сотрудники попадут в следующую ведомость — программа будет отслеживать остаток задолженности по каждому.

Что делать, если банк вернул платёж по одному сотруднику?

Проверьте и исправьте банковские реквизиты в карточке сотрудника, затем сформируйте новый реестр только по нему или оформите возврат в соответствии с регламентом вашего банка. Не редактируйте суммы в уже подтверждённой ведомости.

Как выплатить зарплату уволенному сотруднику?

Расчёт при увольнении формируется документом «Увольнение», а выплата — ведомостью с вариантом «Увольнения». Удобнее всего создать ведомость прямо из документа увольнения по кнопке «Выплатить»: сумма и НДФЛ подставятся автоматически, а дата выплаты должна совпадать с днём окончательного расчёта.

Нужно ли делать отдельную ведомость для НДФЛ?

Нет. НДФЛ удерживается автоматически внутри ведомости на выплату — отдельный документ не требуется. Перечисление налога в бюджет отражается платёжным поручением, а его сроки зависят от даты выплаты дохода.

Можно ли изменить проведённую ведомость?

Технически да, если выплата ещё не подтверждена банком и по ней нет связанных документов. Но безопаснее сначала проверить зависимые документы и отчётность за период. Если реестр уже исполнен банком, правильнее оформить корректирующие документы, а не перепроводить ведомость.