Другое · 10 мин
Выплата зарплаты умершего сотрудника родственникам в 1С
Пошаговая инструкция: как начислить и выплатить зарплату умершего сотрудника родственникам в 1С:ЗУП — увольнение, НДФЛ, взносы, документы и выплата.
Смерть сотрудника — ситуация, в которой бухгалтеру или расчётчику нужно действовать точно: начислить причитающуюся зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск, правильно оформить прекращение трудового договора и перечислить деньги родственникам, а не на карту умершего. Ошибки здесь чреваты претензиями со стороны наследников, налоговой и трудовой инспекции.
По статье 141 ТК РФ неполученная зарплата выдаётся члену семьи умершего или лицу, находившемуся на его иждивении, не позднее недельного срока со дня подачи работодателю документов. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный порядок: прекращение трудового договора в связи со смертью, начисление без удержания НДФЛ в части сумм, выплачиваемых наследникам, и специальная регистрация получателя выплаты.
Ниже разобран полный цикл работы в 1С:ЗУП 3.1: от ввода документа о прекращении трудового договора до формирования ведомости на выплату родственнику и проверки отчётности. Отдельно описаны нюансы с НДФЛ, страховыми взносами и типичные ошибки расчётчиков.
Что положено выплатить и кто имеет право получить деньги
При смерти работника работодатель обязан выплатить все суммы, причитавшиеся ему на день смерти: заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии и иные выплаты, предусмотренные трудовым и коллективным договором. Если работодатель выплачивал пособие на погребение за счёт средств организации (не путать с пособием СФР), оно оформляется отдельно.
Получить зарплату вправе член семьи умершего (супруг, дети, родители и другие лица по статье 2 СК РФ) либо лицо, находившееся на его иждивении. Основание — письменное заявление и документы: свидетельство о смерти, паспорт заявителя, документы о родстве или иждивении. Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи полного комплекта документов.
Если за выплатой никто не обратился, суммы включаются в состав наследства и выдаются уже по свидетельству о праве на наследство — это отдельная процедура с другими сроками. Расчётчику важно зафиксировать факт обращения или его отсутствие, чтобы корректно выбрать сценарий в программе.
Шаг 1. Прекращение трудового договора в 1С:ЗУП
Основание прекращения трудового договора — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (смерть работника). Дата прекращения — дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти. Даже если сотрудник умер в выходной или нерабочий день, датой увольнения будет именно день смерти.
В 1С:ЗУП 3.1 создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения»). В поле основания выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ», укажите дату смерти. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск на дату прекращения договора.
Проверьте, что в документе корректно заполнились остатки отпусков и средний заработок. Если сотрудник находился в отпуске, на больничном или в командировке на дату смерти, эти периоды должны быть отражены — они влияют на расчёт компенсации и неотработанные авансы.
Шаг 2. Начисление зарплаты и компенсации
Итоговое начисление выполняется документом «Увольнение» (если включён расчёт при увольнении) либо стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» за месяц смерти. В сумму войдут оклад за отработанные дни, премии, надбавки и компенсация отпуска.
Отдельно проверьте: не был ли сотруднику выдан аванс за месяц, который он не отработал. Удержать излишне выплаченные суммы из начислений, причитающихся наследникам, можно только в строго ограниченных случаях (статья 137 ТК РФ). На практике при смерти работника удержания за неотработанные дни, как правило, не производятся — переплата списывается за счёт работодателя.
Шаг 3. НДФЛ и страховые взносы: ключевые отличия
Главная особенность ситуации: суммы, выплачиваемые членам семьи умершего работника в порядке статьи 141 ТК РФ, не облагаются НДФЛ (пункт 18 статьи 217 НК РФ — доходы, полученные в порядке наследования, с учётом позиции Минфина). В 1С:ЗУП при корректном оформлении прекращения договора по смерти работника программа не удерживает НДФЛ с выплат наследникам.
Страховые взносы при этом начисляются в общем порядке: выплаты были произведены в рамках трудовых отношений, действовавших до смерти работника. Проверьте в документе начисления, что взносы рассчитаны, а НДФЛ по строкам выплаты наследникам отсутствует.
Как проверить результат расчёта
Налог с сумм к выплате наследникам равен нулю
Программа удержала НДФЛ — проверьте основание прекращения договора и код дохода
Взносы начислены с зарплаты и компенсации отпуска
Взносы нулевые при ненулевом начислении — ошибка настройки начислений
В ведомости указан родственник, а не умерший сотрудник
Ведомость сформирована на имя умершего — перечисление на его счёт создаст риск блокировки денег банком
Шаг 4. Регистрация получателя и формирование ведомости
Деньги не перечисляются на карту умершего: после смерти банк блокирует счета, и выплата «зависнет». В 1С:ЗУП получателя регистрируют через механизм выплаты третьим лицам. В документе увольнения или в карточке сотрудника укажите, что выплату получает другое лицо, и введите данные родственника: ФИО, паспорт, реквизиты счёта или способ выдачи через кассу.
Затем сформируйте ведомость («Выплаты» — «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу»). В ведомости получателем должен значиться родственник. Приложите к делу заявление, копии свидетельства о смерти и документов о родстве — это основание выплаты при проверках.
- 1Получите заявление родственника, свидетельство о смерти и документы о родстве
- 2Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, датой — день смерти
- 3Проверьте начисление зарплаты, компенсации отпуска и отсутствие НДФЛ
- 4Укажите получателя выплаты — родственника с его реквизитами
- 5Сформируйте и проведите ведомость на выплату
- 6Проверьте отражение выплаты в ведомости по зарплате и отсутствие долга за сотрудником
Шаг 5. Отчётность и кадровые документы
После выплаты проверьте отчётность: сведения о прекращении трудовых отношений передаются в СФР (форма ЕФС-1 с соответствующим кадровым событием) в установленный срок. Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) закрывается записью о прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ; бумажную трудовую выдают родственнику под расписку либо направляют по почте с его согласия.
В расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях умерший сотрудник отражается как обычно — с начисленными суммами и взносами за период до смерти. В 6-НДФЛ суммы, не облагаемые налогом, не попадают в облагаемую базу; убедитесь, что программа корректно исключила их.
Особые сценарии и ограничения
Несколько претендентов на выплату
Если за зарплатой обратились несколько членов семьи, работодатель не вправе самостоятельно делить сумму между ними — это разрешено только при наличии соглашения между ними или судебного решения. Безопасный вариант: выплатить тому, кто первым представил полный комплект документов, либо депонировать сумму до урегулирования спора.
Обращения не было
Если в течение разумного срока никто не обратился, начисленные суммы депонируются и ждут вступления в наследство. Выплата тогда производится по свидетельству о праве на наследство или нотариальному удостоверению. В 1С депонирование оформляется стандартным документом.
Сотрудник умер в отпуске или на больничном
Пособие по временной нетрудоспособности, не полученное при жизни, также выплачивается членам семьи. Отпускные, выплаченные за дни отпуска, пришедшиеся на период после смерти, к удержанию не предъявляются — перерасчёт делается аккуратно, с фиксацией в учёте.
Перед выплатой сделайте копии всех документов от родственника и зарегистрируйте заявление входящим номером. При повторных обращениях других наследников именно датированное заявление станет доказательством того, что работодатель действовал добросовестно и в срок.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты, выплачиваемой родственнику умершего?
Нет. Суммы оплаты труда, выплачиваемые членам семьи умершего работника в порядке статьи 141 ТК РФ, освобождаются от НДФЛ. Если 1С:ЗУП удержала налог, проверьте основание прекращения договора — должно быть указано «смерть работника».
Начисляются ли страховые взносы на такую выплату?
Да. Выплата производится в рамках трудовых отношений, существовавших до смерти работника, поэтому взносы начисляются в обычном порядке и попадают в расчёт по страховым взносам.
Можно ли перечислить деньги на карту умершего сотрудника?
Нельзя. После уведомления банка о смерти владельца счета операции по нему прекращаются, и перечисление зависнет. Выплату оформляют на имя родственника — на его счёт или через кассу.
Какой срок на выплату зарплаты родственникам?
Не позднее недельного срока со дня подачи работодателю полного комплекта документов (статья 141 ТК РФ). Отсчёт начинается не с даты смерти, а с даты обращения с документами.
Что делать, если за выплатой обратился человек без документов о родстве?
Выплату не производить до предоставления документов, подтверждающих родство или иждивение. Устного заявления недостаточно — без документов у работодателя нет законного основания выдать деньги, и выплата «не тому» лицу создаст риск двойных требований.
Как оформить выплату, если наследники вступили в наследство через полгода?
Если в установленный срок никто не обратился, сумма депонируется. После вступления в наследство выплата производится на основании свидетельства о праве на наследство или соответствующего нотариального документа — в 1С депонированная сумма выдаётся стандартной ведомостью.
Что важно запомнить
Оформите прекращение договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти, начислите зарплату и компенсацию отпуска без НДФЛ, но со взносами, зарегистрируйте родственника как получателя и выплатите деньги по его заявлению в недельный срок. Никогда не перечисляйте выплату на счёт умершего.