Как оформить выплату на погребение в 1С ЗУП

Пособие на погребение — единовременная выплата, которую работодатель производит при смерти сотрудника или члена его семьи, если об этом просит родственник и предъявляет подтверждающие документы. В 1С ЗУП 3.1 такая выплата оформляется как разовое начисление с особыми настройками налогообложения: сумма в пределах установленного лимита не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

На практике бухгалтеру нужно решить три задачи: создать или проверить вид расчета с корректными налоговыми настройками, зарегистрировать начисление на нужного получателя и отразить выплату в ведомости. Ошибка в любой из точек приводит либо к неверному расчету НДФЛ, либо к нарушению отчетности по взносам.

Ниже разобран рабочий порядок действий для типовой конфигурации 1С ЗУП 3.1, включая сценарии выплаты родственнику умершего сотрудника и самому сотруднику на погребение члена семьи. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек расчета зарплаты и начислений.

Что понадобится перед начислением

Прежде чем создавать документы, соберите основание выплаты. Обычно это заявление работника или родственника умершего, копия свидетельства о смерти и, при необходимости, справка о смерти по форме, подтверждающая факт погребения. Без документов выплату оформлять нельзя — это риск при проверке и при расчете налогов.

Определите, кому производится выплата. Если погребен сотрудник — получателем выступает родственник, и сумму обычно оформляют как материальную помощь, связанную со смертью члена семьи. Если сотрудник хоронит члена семьи — выплата идет самому сотруднику. От этого зависит, кого выбирать в документе начисления и как обосновывать выплату.

Проверьте, есть ли в вашей базе готовый вид расчета для такой выплаты. В типовой поставке ЗУП предопределенных начислений под пособие на погребение обычно нет, поэтому вид расчета создают вручную либо копируют из похожего начисления «Материальная помощь».

Настройка вида расчета для выплаты на погребение

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид расчета, например «Пособие на погребение» или «Материальная помощь в связи со смертью». В поле «Назначение начисления» выберите «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу» (разовое начисление), чтобы сумма вводилась вручную и не тянулась в плановые начисления.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» задайте ключевые параметры. По НДФЛ укажите код дохода 2760 «Материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам» — именно он дает необлагаемый лимит. Если выплата связана со смертью члена семьи работника, применяется необлагаемый код для такой помощи. По страховым взносам установите вид дохода «Материальная помощь, частично облагаемая страховыми взносами» либо полностью необлагаемый — в зависимости от вида выплаты и суммы.

На вкладке «Учет» привяжите статью финансирования или способ отражения в бухучете, если ведете синхронизацию с 1С:Бухгалтерией. Обычно такие выплаты относят на прочие расходы или на счет расчетов с внебюджетными фондами — уточните принятую в организации учетную политику.

Оформление разового начисления

Основной документ — «Зарплата» → «Разовые начисления» → «Создать». Выберите организацию, подразделение и созданный вид расчета «Пособие на погребение». В табличной части укажите сотрудника-получателя, дату выплаты и сумму. Если сумма в пределах необлагаемого лимита, программа автоматически не рассчитает НДФЛ и взносы — при правильной настройке вида расчета.

Если выплата производится родственнику умершего сотрудника, а не самому сотруднику, есть два подхода. Первый — оформить начисление на умершего работника до прекращения трудового договора, а выплату произвести по заявлению родственника. Второй — использовать механизм выплат бывшим сотрудникам или третьим лицам, если такая настройка включена в программе. Выбор зависит от того, как в вашей организации принято отражать подобные операции в учете.

1. 1
   Получите заявление и копии подтверждающих документов
2. 2
   Проверьте или создайте вид расчета с кодом НДФЛ 2760 и необлагаемыми взносами
3. 3
   Создайте документ «Разовое начисление», укажите получателя и сумму
4. 4
   Проведите документ и проверьте отсутствие НДФЛ и взносов в движениях
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и выплатите деньги
6. 6
   Сверьте результат в расчетном листке и отчетах по налогам

Выплата через ведомость

После проведения разового начисления сумма попадет в задолженность перед сотрудником. Создайте ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета — по способу выплаты). В поле «Выплачивать» выберите нужный вид выплаты, чтобы в ведомость подтянулось именно разовое начисление, а не вся зарплата за период.

Если получатель — родственник умершего, а начисление оформлено на самого умершего сотрудника, выплату оформляют по заявлению родственника с указанием реквизитов. В программе это может потребовать ручной корректировки получателя в ведомости или оформления выплаты третьему лицу — проверьте, какой механизм поддерживает ваша версия конфигурации.

После проведения ведомости обязательно распечатайте или сохраните платежные документы и приложите к ним заявление с копиями документов о смерти. Это основание выплаты для налоговой и для фонда.

Проверка результата и отчетность

Откройте расчетный листок сотрудника за месяц начисления. Выплата на погребение должна отображаться отдельной строкой, без начисленного НДФЛ и взносов (в пределах лимита). Если налог рассчитался — возвращайтесь к настройкам вида расчета: скорее всего, указан облагаемый код дохода.

Проверьте отчеты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Страховые взносы: проверка расчета». Необлагаемая сумма должна попасть в вычеты по коду дохода 2760, а в базу по взносам — не войти. В 6-НДФЛ такие выплаты отражаются с применением вычета в пределах лимита.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Выплата видна отдельной строкой, НДФЛ и взносов по ней нет

Тревожный признак

По строке начислен налог или взносы — ошибка в настройке вида расчета

Отчет по НДФЛ

Норма

Доход с кодом 2760 и вычет в пределах лимита

Тревожный признак

Доход без вычета или с неверным кодом

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате совпадает с начисленной

Тревожный признак

Сумма уменьшена на НДФЛ или не попала в ведомость

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — использование обычного вида расчета «Материальная помощь» без проверки кода дохода. В результате сумма сверх лимита облагается НДФЛ, а вся сумма может попасть в базу по взносам. Вторая типичная проблема — начисление выплаты в межрасчетный период без привязки к ведомости, из-за чего она «зависает» в долге и попадает в следующую зарплату с удержанием налога.

Учтите ограничение: необлагаемый лимит по материальной помощи применяется к совокупности таких выплат за год. Если сотрудник уже получал материальную помощь в этом году, остаток лимита уменьшается, и часть пособия на погребение может стать облагаемой. Исключение — единовременная материальная помощь в связи со смертью члена семьи, для которой действуют отдельные правила полного освобождения.

Часто задаваемые вопросы

Каким кодом НДФЛ облагать пособие на погребение в 1С ЗУП?

Обычно применяют код 2760 для материальной помощи работнику с необлагаемым лимитом. Если выплата связана со смертью члена семьи работника, такая единовременная помощь может быть полностью освобождена от НДФЛ — тогда используют соответствующий необлагаемый код. Выбор зависит от ситуации, при сомнениях сверьтесь с НК РФ.

Облагается ли выплата на погребение страховыми взносами?

Материальная помощь в пределах установленного лимита взносами не облагается, а единовременная помощь в связи со смертью члена семьи освобождается полностью. Сумма сверх лимита включается в базу по взносам. В виде расчета это задается настройкой вида дохода по страховым взносам.

Как выплатить пособие родственнику умершего сотрудника?

Начисление оформляют на умершего сотрудника документом «Разовое начисление», а выплату производят по заявлению родственника с приложением свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство. В зависимости от версии конфигурации может потребоваться выплата третьему лицу или ручное указание получателя.

Что делать, если НДФЛ с пособия все же рассчитался?

Откройте вид расчета и проверьте код дохода по НДФЛ и настройку вычета. Затем пересчитайте документ начисления. Если ошибка уже ушла в отчетность, потребуется перерасчет и подача уточненного расчета 6-НДФЛ.

Можно ли оформить выплату через документ «Материальная помощь»?

Да, если в вашей версии ЗУП доступен этот документ — он автоматически учитывает лимит необлагаемой помощи. Главное — чтобы вид расчета внутри документа имел правильные настройки по НДФЛ и взносам, иначе результат будет тем же, что и при ошибочном разовом начислении.

Нужно ли отражать пособие на погребение в 6-НДФЛ?

Да, выплата отражается в расчете с применением вычета в пределах необлагаемого лимита. Полностью необлагаемые суммы в соответствии с правилами заполнения отчетности могут не включаться либо показываться с вычетом — ориентируйтесь на актуальный порядок заполнения формы.