Другое · 11 мин
Как сделать выплату больничного в 1С
Как оформить больничный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, рассчитать пособие, проверить начисление и выплатить сотруднику. Пошаговая инструкция с проверками.
Оплата больничного в программах 1С построена вокруг документа «Больничный лист». Он фиксирует период нетрудоспособности, рассчитывает средний заработок и начисляет пособие за первые дни болезни, которые оплачивает работодатель. Остальную часть пособия перечисляет Социальный фонд России напрямую сотруднику — работодателю остаётся корректно оформить свою часть и передать в фонд необходимые сведения.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) механизм полный: расчёт среднего заработка, учёт стажа, взаимодействие с СФР по электронным больничным. В 1С:Бухгалтерии функциональность проще, но для небольшой компании её достаточно. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка расчёта и типичные ошибки, из-за которых пособие начисляется неверно.
Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены учётные данные сотрудника: приём на работу, график, стаж для больничных, сведения о заработке за расчётный период. Если эти данные отсутствуют, документ создастся, но сумма пособия будет занижена или рассчитана из МРОТ.
Подготовка: что должно быть настроено до начисления
Расчёт больничного опирается на несколько блоков данных. Первый — страховой стаж сотрудника. Он вводится в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или в документе приёма на работу. От стажа зависит процент оплаты среднего заработка: менее 5 лет — 60 %, от 5 до 8 лет — 80 %, 8 лет и более — 100 %.
Второй блок — заработок за два предшествующих календарных года. Если сотрудник работает у вас давно, программа возьмёт данные из учёта автоматически. Если он принят недавно, понадобится справка о заработке с предыдущего места работы — в ЗУП она вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Отчетность, справки».
Третий блок — настройка обмена с СФР для электронных больничных. В ЗУП это сервис «1С-Отчетность» либо прямой обмен через настройки обмена электронными документами. Без подключённого обмена номер ЭЛН придётся вводить вручную и загружать данные по кнопке «Получить из ФСС/СФР», что тоже работает, но требует действующего сертификата.
Оформление больничного листа в 1С:ЗУП
Документ создаётся в разделе «Зарплата» — «Больничные листы» либо «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников». Нажмите «Создать», выберите организацию, сотрудника и укажите номер электронного листка нетрудоспособности. Если настроен обмен с СФР, нажмите «Получить из СФР» — программа загрузит период болезни, вид нетрудоспособности и другие данные листка.
Если обмен не настроен или листок бумажный, заполните поля вручную: период нетрудоспособности, причину (заболевание, травма, уход за ребёнком и т. д.), дату начала оплаты. Проверьте, чтобы вид расчёта в табличной части соответствовал ситуации — для обычного заболевания это «Больничный за счёт работодателя» и «Больничный за счёт ФСС/СФР».
На закладке «Оплата» укажите процент оплаты — программа подставит его по стажу, но при необходимости значение корректируется вручную. Там же проверьте применение льгот, если сотрудник относится к льготным категориям. На закладке «Начислено (подробно)» видна детализация расчёта по дням.
- 1Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата»
- 2Выберите сотрудника и введите номер ЭЛН, загрузите данные из СФР
- 3Проверьте стаж, процент оплаты и расчёт среднего заработка
- 4Проведите документ и откройте закладку «Начислено (подробно)»
- 5Сформируйте ведомость на выплату с видом «Больничный»
- 6Проверьте НДФЛ и отражение в учёте перед выплатой
Расчёт среднего заработка и проверка суммы
Средний дневной заработок считается как сумма облагаемых взносами выплат за два предшествующих года, делённая на 730. Программа делает это автоматически, но расчёт доступен для просмотра: в документе нажмите на сумму среднего заработка карандашом — откроется форма с расшифровкой по годам и возможностью вручную скорректировать данные.
Обратите внимание на ограничения. Сумма заработка за каждый год ограничена предельной базой по взносам, а месячное пособие не может быть ниже МРОТ при полном рабочем времени. Если стаж сотрудника меньше 6 месяцев, пособие ограничивается МРОТ независимо от заработка. Программа применяет эти ограничения сама, но понимать их полезно при проверке.
Для самопроверки сравните расчёт программы с ручным подсчётом: сложите начисления сотрудника за расчётные годы, разделите на 730, умножьте на процент по стажу и на количество оплачиваемых работодателем дней. Расхождение более чем на копейки округления — повод искать ошибку во вводных данных.
Как проверить результат
Совпадает с суммой облагаемых выплат за 2 года, делённой на 730
Заработок пустой или взят из МРОТ при наличии начислений
Соответствует страховому стажу (60/80/100 %)
100 % при стаже менее 8 лет без льгот
Три дня при заболевании самого сотрудника
Все дни отнесены на работодателя при уходе за ребёнком
Удержан с суммы пособия за счёт работодателя
Налог не рассчитан или удержан дважды
Выплата пособия сотруднику
Начисленный больничный выплачивается через ведомость: «Выплаты» — «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). При создании ведомости выберите способ выплаты «Больничные» — тогда в неё попадут только непогашенные суммы пособий. Альтернатива — выплатить больничный вместе с ближайшей зарплатой или авансом, выбрав соответствующий вид выплаты.
По закону пособие за счёт работодателя выплачивается в ближайший после назначения день, установленный для выплаты зарплаты. Межрасчётная выплата отдельной ведомостью допустима и часто удобнее, когда сотрудник вышел с длительного больничного и ждать зарплатного дня долго.
После проведения ведомости проверьте долг перед сотрудником отчётом «Расчётный листок» или «Полное сведение о задолженности»: сумма больничного должна перейти из начисленного в выплаченное. Если ведомость проведена, а долг висит — скорее всего, документ выплаты относится к другому месяцу или не заполнена дата выплаты, влияющая на НДФЛ.
Как выбрать способ выплаты
Передача сведений в СФР и отражение в учёте
По проактивному механизму работодатель обязан передать в СФР сведения для назначения пособия: ответ на запрос фонда о заработке, стаже и других данных. В ЗУП это делается через документы обмена с СФР в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» либо «Обмен электронными документами с СФР». Срок ответа на запрос фонда ограничен — задержка грозит штрафом и жалобами сотрудника, которому не пришло пособие.
В бухгалтерском учёте пособие за первые три дня относится на расходы по оплате труда (счёт затрат зависит от подразделения сотрудника), пособие за счёт СФР проводится по счёту 69 и дебиторской задолженности фонда. В ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.
Не забудьте про НДФЛ: пособие по временной нетрудоспособности облагается налогом, включая часть за счёт СФР, но налоговым агентом по своей части выступает работодатель. Дата получения дохода по больничному — день выплаты, поэтому даты в ведомости должны быть заполнены корректно, иначе налог попадёт не в тот период отчётности 6-НДФЛ.
Больничный в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления» — кнопка «Создать» — «Больничный лист». Форма компактнее, чем в ЗУП: указываются сотрудник, период, причина нетрудоспособности, стаж и средний заработок. Если учёт зарплаты ведётся в программе, заработок подтянется автоматически.
Если зарплата в Бухгалтерии не ведётся (расчёт во внешней программе), средний заработок вводится вручную по кнопке «Изменить» рядом с полем. В этом случае ответственность за исходные цифры полностью на бухгалтере — программа лишь применит процент по стажу и ограничения.
Выплата оформляется ведомостью на выплату зарплаты с соответствующим видом операции, а проводки формируются сразу при проведении начисления. Обмена с СФР в типовой Бухгалтерии нет — сведения в фонд передаются через 1С-Отчетность или личный кабинет страхователя.
ЗУП или Бухгалтерия
Полный расчёт, обмен с СФР, учёт стажа и справок. Подходит при штате от нескольких десятков человек и регулярных больничных.
Простое начисление и проводки без обмена с фондом. Достаточно для микробизнеса с редкими больничными.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего пособие занижается из-за незаполненного стажа: программа не может определить процент и либо ставит минимальный, либо требует ввода. Проверьте карточку сотрудника до расчёта. Вторая частая причина — отсутствие справки о заработке с прошлого места работы у нового сотрудника: расчёт пойдёт из МРОТ, а после предоставления справки потребуется перерасчёт документом «Исправление» или доначисление.
Третья группа ошибок — пересечение периодов. Если за дни болезни уже начислена зарплата или отпускные, программа ЗУП обычно предлагает вытеснение автоматически, но в сложных случаях (отпуск, переходящий на больничный) нужно вручную скорректировать первичный документ. Четвёртая ошибка — неверная дата выплаты в ведомости, из-за которой НДФЛ попадает не в тот месяц 6-НДФЛ.
FAQ
Можно ли выплатить больничный раньше зарплатного дня?
Да. Создайте отдельную ведомость с видом выплаты «Больничный» в любой день после проведения документа начисления. Закон требует выплатить пособие не позднее ближайшего зарплатного дня, но не запрещает выплатить раньше.
Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя зарплата начислялась?
Обычные причины: сотрудник принят недавно и в базе нет данных за расчётные годы, не введена входящая справка о заработке, либо начисления сотрудника не облагались взносами. Откройте расчёт среднего заработка в документе и проверьте, какие суммы попали в расчёт по годам.
Кто платит НДФЛ с части пособия, которую перечисляет СФР?
По своей части (первые три дня) налоговым агентом выступает работодатель. С остальной суммы НДФЛ удерживает сам СФР при выплате сотруднику. В учёте работодателя отражается только налог со своей части пособия.
Что делать, если сотрудник принёс больничный после того, как зарплата за месяц уже начислена?
Проведите документ «Больничный лист» тем же месяцем — программа вытеснит начисления за дни болезни и пересчитает суммы. Если зарплата уже выплачена, переплата за дни болезни скорректируется при следующем расчёте либо оформляется сторно.
Нужно ли оформлять что-то в 1С, если весь больничный оплачивает СФР?
Да. Документ «Больничный лист» всё равно нужен: он фиксирует отсутствие сотрудника в табеле и служит основанием для передачи сведений в фонд. Просто сумма к начислению за счёт работодателя будет нулевой.
Как исправить ошибку в уже проведённом и выплаченном больничном?
Не редактируйте документ напрямую после выплаты. В ЗУП используйте механизм исправлений: по ссылке «Исправить» в документе создаётся документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные, с корректным отражением в отчётности.
Что важно запомнить
Больничный оформляется документом «Больничный лист»: загрузите ЭЛН из СФР, проверьте стаж, заработок и процент оплаты, затем выплатите часть работодателя отдельной ведомостью или с ближайшей зарплатой. Контролируйте НДФЛ по дате выплаты и своевременно отвечайте на запросы фонда.