Как сделать выписку из табеля в 1С

Выписка из табеля учёта рабочего времени — это документ, который подтверждает фактически отработанные дни и часы конкретного сотрудника за выбранный период. Такую выписку запрашивают банки при оформлении кредита, органы соцзащиты при назначении пособий, суды, а также сами сотрудники для личных целей. В программах 1С выписка формируется на основе уже введённых данных учёта времени, поэтому задача пользователя — правильно выбрать отчёт, задать период и отбор по сотруднику.

Чаще всего выписку делают в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) — именно там ведётся табель. В «1С:Бухгалтерии» штатного табеля нет, поэтому данные придётся либо формировать в ЗУП, либо собирать вручную из кадровых документов. Ниже разберём рабочие способы для типовых конфигураций, а также вариант с универсальным отчётом и выгрузкой в Excel для нестандартных ситуаций.

Перед формированием выписки убедитесь, что табель за нужный период полностью заполнен: проведены документы отсутствий (отпуска, больничные, командировки, прогулы) и, если используется, документ «Табель учёта рабочего времени». Если данные неполные, выписка будет формально корректной, но фактически неверной — и это выяснится только при сверке.

Что нужно проверить перед формированием выписки

Первое условие — за запрашиваемый период в базе должны быть данные об отработанном времени. В ЗУП табель формируется автоматически на основании графика работы сотрудника и зарегистрированных отклонений. Если кадровик не внёс больничный или отпуск, в табеле эти дни отобразятся как обычные рабочие, и выписка будет содержать ошибку.

Второе условие — у сотрудника должен быть корректно назначен график работы. Проверьте это в карточке сотрудника или через отчёт «Графики работы сотрудников». Сотрудник без графика в табель не попадёт, и выписка по нему окажется пустой.

Третье — права доступа. Отчёты по табелю доступны пользователям с ролями кадровика или расчётчика. Если отчёт не открывается или показывает пустой результат, уточните у администратора, есть ли у вашей учётной записи доступ к данным учёта рабочего времени.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Отчёт «Табель (Т-13)» по подразделению за нужный месяц

Норма

Все сотрудники отображаются, отсутствия закрыты документами

Тревожный признак

Пустые строки, незакрытые «НН» (неявки) в конце периода

График работы сотрудника

Норма

График назначен и действует на весь период выписки

Тревожный признак

График отсутствует или заканчивается раньше периода

Проведённые документы отсутствий

Норма

Все отпуска и больничные проведены, статус не «черновик»

Тревожный признак

Документы созданы, но не проведены

Как сделать выписку через типовой отчёт Т-13 в 1С:ЗУП

Основной способ — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Он формирует унифицированную форму, которую принимают большинство организаций и госорганов. Порядок действий в типовой ЗУП 3.1 следующий.

Откройте раздел «Зарплата» (или «Кадры») → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В шапке отчёта укажите период выписки — например, конкретный месяц или произвольный интервал. Затем нажмите «Настройки», перейдите на вкладку «Отбор», добавьте условие «Сотрудник = нужный сотрудник» и нажмите «Завершить редактирование». После этого нажмите «Сформировать».

Результат — табель только по одному сотруднику, который фактически и является выпиской. Его можно распечатать кнопкой «Печать» или сохранить в PDF/Excel через «Файл → Сохранить как». Для официальной выписки обычно требуется подпись руководителя и печать организации — эти реквизиты проставляются вручную на распечатанном документе.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
2. 2
   Укажите период выписки в поле «Период»
3. 3
   Через «Настройки» → «Отбор» добавьте отбор по сотруднику
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и сверьте данные с документами отсутствий
5. 5
   Распечатайте или сохраните выписку в PDF/Excel

Выписка в 1С:УПП, КА и ERP

В «1С:Управление производственным предприятием» и «Комплексной автоматизации» табель также ведётся в кадровом блоке. Отчёт называется аналогично — «Табель учёта рабочего времени (форма Т-13)» — и находится в меню «Кадры» → «Отчёты» или «Расчёт зарплаты» → «Отчёты». Логика та же: период, отбор по физлицу или сотруднику, формирование, печать.

В «1С:ERP Управление предприятием» путь зависит от настроек интерфейса: чаще всего отчёт доступен через «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате и кадрам». Если вы не находите отчёт, воспользуйтесь строкой поиска в разделе «Все отчёты» — введите «табель», и система покажет доступные варианты.

Обратите внимание: в УПП и КА 1.3 учёт времени может вестись двумя способами — по документу «Табель учёта рабочего времени» или по отклонениям. Способ задаётся в настройках параметров учёта. Если в вашей базе табель вводится отдельным документом, убедитесь, что он создан и проведён за нужный месяц, иначе выписка сформируется с пустыми данными.

Выписка через «Универсальный отчёт» и выгрузка в Excel

Когда типовая форма Т-13 избыточна — например, банк просит просто список дат и отработанных часов — удобнее использовать «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Администрирование» или «Отчёты» (в зависимости от конфигурации) и позволяет построить произвольную таблицу по регистрам учёта времени.

В ЗУП 3.1 данные об отработанном времени хранятся в регистрах накопления, связанных с учётом времени (например, «Данные табельного учёта рабочего времени сотрудников»). В универсальном отчёте выберите нужный регистр, укажите период, добавьте отбор по сотруднику и выведите поля «Дата», «Вид времени» и «Часы». Полученную таблицу можно сохранить в Excel и оформить как выписку с шапкой организации.

Альтернатива — выгрузить типовой табель Т-13 в Excel и удалить лишние строки, оставив только нужного сотрудника. Это быстрее, чем настройка универсального отчёта, но требует аккуратности: не забудьте убрать данные других сотрудников, иначе выписка станет разглашением персональных данных третьих лиц.

Как оформить выписку, чтобы её приняли

Формально выписка из табеля — это не просто распечатка отчёта, а документ на фирменном бланке или с реквизитами организации. Минимальный состав: наименование организации, ФИО и должность сотрудника, период выписки, таблица с датами и отработанным временем, дата составления, подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать при её наличии.

Практический приём: сформируйте табель Т-13 по сотруднику, сохраните его в Excel, добавьте сверху шапку «Выписка из табеля учёта рабочего времени за период с … по …» и реквизиты организации, а внизу — строку для подписи. Такой документ выглядит официально и при этом полностью соответствует данным учётной системы.

Если запрашивающая сторона требует заверенную копию, проставьте на распечатке отметку «Верно» с подписью и датой. Нумерация и прошивка обычно не требуются для выписки из одного листа, но для многостраничной выписки листы лучше пронумеровать.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — пустая выписка. Причины: у сотрудника не назначен график, не проведён документ «Табель» (в конфигурациях, где он обязателен), либо в отборе указано подразделение, в котором сотрудник не числится в выбранном периоде. Проверьте эти три пункта в первую очередь.

Вторая ошибка — неверный период. Табель в 1С формируется строго в границах указанных дат. Если сотрудник принят в середине месяца, а вы запросили полный месяц, дни до приёма будут пустыми — это нормально, но запрашивающая сторона может принять их за прогулы. Указывайте в выписке период фактической работы или добавляйте пояснение.

Третья ошибка — выписка по будущему или незакрытому месяцу. До окончания расчётного периода данные табеля предварительные: отсутствия могут быть ещё не зарегистрированы. Для официальных целей формируйте выписку только за закрытые периоды, когда расчёт зарплаты выполнен.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать выписку из табеля в 1С:Бухгалтерии?

В типовой «1С:Бухгалтерии» полноценного табеля учёта рабочего времени нет — там ведётся только кадровый учёт и расчёт зарплаты по окладу. Если табель ведётся в 1С:ЗУП, выписку нужно формировать там. В противном случае выписку придётся составить вручную на основании кадровых документов.

Как сделать выписку за несколько месяцев сразу?

В отчёте «Табель (Т-13)» укажите произвольный период, охватывающий нужные месяцы. Учтите, что форма Т-13 рассчитана на месяц, поэтому за длинный период отчёт может выглядеть громоздко. Для многострадальных выписок удобнее универсальный отчёт с выгрузкой в Excel и группировкой по месяцам.

Почему в выписке дни отпуска показаны как рабочие?

Документ отпуска создан, но не проведён, либо проведён после формирования отчёта. Проверьте статус документа в журнале «Отпуска», проведите его и сформируйте выписку заново. Также убедитесь, что период отпуска в документе совпадает с фактическим.

Нужно ли заверять электронную выписку?

Если выписка передаётся в электронном виде, требования определяет принимающая сторона. Для официальных запросов обычно достаточно PDF-файла, распечатанного и подписанного скана, либо документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

Что делать, если отчёт «Табель Т-13» не открывается?

Проверьте права пользователя — нужны роли, дающие доступ к кадровым отчётам. Если права в порядке, отчёт мог быть переименован или перемещён в настройках интерфейса: найдите его через «Все функции» → «Отчёты» или через поиск в разделе отчётов по слову «табель».

Можно ли настроить автоматическую рассылку выписок?

Да, если у вас есть права на настройку рассылки отчётов. В ЗУП отчёт «Табель (Т-13)» можно сохранить как вариант с фиксированным отбором и добавить в рассылку по расписанию — например, ежемесячно на почту руководителю подразделения. Настройка выполняется в разделе «Администрирование» → «Рассылки отчётов».