Как сделать выписку из электронной трудовой книжки работодателю в 1С

С 2020 года сведения о трудовой деятельности работников передаются в ПФР (ныне Социальный фонд России), а работодатель обязан по запросу сотрудника выдать ему выписку из электронной трудовой книжки. В программах 1С эта задача решается штатными средствами: данные о кадровых событиях уже хранятся в базе, и выписка формируется на их основе без ручного ввода.

Выписка может понадобиться в двух ситуациях: сотрудник письменно запросил сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя, либо нужно выдать информацию при увольнении. В обоих случаях в 1С используется форма, аналогичная сведениям о трудовой деятельности, которые передаются в фонд. Важно понимать: выписка отражает только те события, которые были зарегистрированы в электронном виде — приём, перевод, увольнение, переименование организации.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — именно в этой конфигурации ведётся полный кадровый учёт. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены, и для полноценной выписки лучше использовать ЗУП.

Какие сведения входят в выписку и откуда они берутся

Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а совокупность сведений, которые работодатель передавал в фонд по форме СЗВ-ТД (после объединения фондов — ЕФС-1 с соответствующим подразделом). Выписка для сотрудника включает: наименование работодателя, даты приёма и увольнения, должность, структурное подразделение, переводы, основания кадровых событий (реквизиты приказов).

В 1С источником этих данных служат кадровые документы: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также документ «Отражение сведений о трудовой деятельности» и регистры, где накапливаются переданные мероприятия. Если какое-то событие не было проведено документом или было отменено, в выписку оно не попадёт — это основная причина расхождений.

Подготовка: что проверить до формирования выписки

Перед тем как формировать выписку, убедитесь, что кадровый учёт по сотруднику ведётся корректно. Откройте карточку сотрудника и проверьте историю: все приёмы, переводы и увольнения должны быть оформлены соответствующими документами, а не введены «вручную» в реквизиты. Документы должны быть проведены — непроведённые документы в выписку не попадают.

Второй момент — актуальность версии конфигурации. Формы отчётности и печатные бланки периодически обновляются вместе с релизами 1С:ЗУП. Если конфигурация давно не обновлялась, печатная форма выписки может не соответствовать действующим требованиям. Проверьте текущий релиз в разделе «Администрирование» — «Обновление версии программы».

Также убедитесь, что у пользователя, формирующего выписку, есть права на кадровые документы и отчёты по персональным данным. Если доступ ограничен профилем «Кадровик» без прав на отчётность, часть форм будет недоступна.

Формирование выписки через раздел отчётности

Основной путь — через раздел «Отчётность, справки». Откройте его и найдите группу документов, связанных со сведениями о трудовой деятельности. В зависимости от релиза конфигурации пункт может называться «Сведения о трудовой деятельности» или находиться внутри подсистемы отчётности в СФР.

Порядок действий следующий. Создайте новый документ сведений, укажите организацию и сотрудника, по которому нужна выписка. Программа автоматически подтянет зарегистрированные мероприятия из кадровых документов. Проверьте заполненную табличную часть: каждая строка — это одно мероприятие с датой, видом (приём, перевод, увольнение), должностью и реквизитами приказа-основания.

После проверки используйте команду печати — в документе доступна печатная форма сведений о трудовой деятельности, которую можно выдать сотруднику на бумаге. Выписка подписывается работодателем или уполномоченным лицом.

1. 1
   Откройте раздел «Отчётность, справки» и найдите документы сведений о трудовой деятельности
2. 2
   Создайте новый документ, укажите организацию и сотрудника
3. 3
   Проверьте автоматически заполненный список мероприятий: даты, должности, основания
4. 4
   Исправьте расхождения кадровыми документами при необходимости
5. 5
   Сформируйте печатную форму командой «Печать» и подпишите выписку
6. 6
   Проверьте результат: все события сотрудника отражены, реквизиты приказов указаны

Альтернативные способы получить сведения

Если штатный документ недоступен или нужен быстрый просмотр, можно использовать отчёты. В разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты» есть отчёт «Штатные сотрудники» и истории изменений, а также специализированные отчёты по сведениям о трудовой деятельности. Они показывают те же данные, но в аналитическом виде — для внутренней проверки, а не для официальной выдачи.

Другой вариант — карточка сотрудника. В ней по ссылке на трудовую деятельность открывается история кадровых событий. Это удобно для быстрой проверки перед формированием официальной выписки, но печатная форма отсюда, как правило, не предназначена для выдачи сотруднику как официальный документ.

Учтите: сотрудник также может самостоятельно получить полную выписку о трудовой деятельности через Госуслуги или в СФР — она будет включать сведения от всех работодателей. Выписка от работодателя охватывает только период работы в вашей организации.

Способы получить сведения

Документ сведений в 1С:ЗУП

Официальная печатная форма для выдачи сотруднику; требует корректного кадрового учёта в базе

Кадровые отчёты

Подходят для внутренней проверки истории событий; не являются официальной выпиской

Госуслуги / СФР

Сотрудник получает полную выписку по всем работодателям самостоятельно; работодатель не участвует

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования выписки сверьте её с первичными документами: даты в выписке должны совпадать с датами приказов, должности — со штатным расписанием на соответствующие периоды. Особое внимание уделите переводам внутри организации — именно они чаще всего теряются, если оформлялись не документом «Кадровый перевод», а другими способами.

Если сотрудник увольняется, выписка должна содержать мероприятие «Увольнение» с корректным кодом основания по ТК РФ. Отсутствие или неверный код — основание для претензий со стороны проверяющих органов.

Частые вопросы

Можно ли сформировать выписку в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ведётся в ограниченном объёме. Если приёмы и увольнения оформлялись кадровыми документами, базовые сведения доступны, но для полноценной выписки и работы со сведениями о трудовой деятельности рекомендуется 1С:ЗУП.

Что делать, если в выписке отсутствует перевод сотрудника?

Проверьте, оформлен ли перевод документом «Кадровый перевод» и проведён ли он. Если перевод фиксировался только приказом на бумаге, введите документ задним числом, согласовав это с кадровой службой, и при необходимости подайте корректирующие сведения в фонд.

Обязан ли работодатель выдавать выписку при увольнении?

Да. В день увольнения работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Это требование действует независимо от того, вёл ли сотрудник бумажную трудовую книжку.

В какой срок нужно выдать выписку по заявлению сотрудника?

По письменному заявлению работника сведения выдаются в срок, не превышающий трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Формировать выписку в 1С лучше сразу после получения заявления, чтобы успеть проверить данные.

Может ли сотрудник получить выписку в электронном виде?

Да, если в заявлении сотрудник указал способ получения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью. В 1С сведения можно выгрузить в файл для подписания и отправки.