Как оформить внутреннее совместительство в 1С ЗУП

Внутреннее совместительство — это работа сотрудника у того же работодателя в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С:ЗУП для этого заводится новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к уже существующему физическому лицу. Такой подход обеспечивает корректное разделение начислений, графиков, отчётности и кадровых документов по двум должностям.

Типичная ситуация: бухгалтер организации дополнительно ведёт кадровое делопроизводство за отдельную плату, или инженер подрабатывает наладчиком оборудования. В обоих случаях потребуется приказ о приёме по совместительству, отдельный график работы и собственный набор плановых начислений. Программа автоматически рассчитает зарплату по каждому месту работы отдельно и сведёт налоги по физическому лицу.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учётной политики до контроля расчёта и отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — в ней реализован наиболее полный механизм работы с совместителями.

Проверка настроек учётной политики перед приёмом

Прежде чем принимать совместителя, убедитесь, что в программе включена возможность учёта совместительства. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» → «Учётная политика» и проверьте флажок «Выполняются работы по совместительству». В типовой конфигурации он обычно установлен по умолчанию, но если база создавалась переносом данных или настройками ограничивали функциональность, проверка обязательна.

Также проверьте справочник «Должности»: должность, на которую принимается совместитель, должна существовать в штатном расписании (если учёт ведётся по штатному расписанию) с достаточным количеством свободных ставок. Если штатное расписание не ведётся, убедитесь, что в настройках кадрового учёта (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт») отключён контроль соответствия штатному расписанию — иначе приём не проведётся.

Создание сотрудника-совместителя

Ключевой принцип: совместитель — это новый сотрудник, но не новое физическое лицо. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В поле «Физическое лицо» начните вводить фамилию — программа предложит выбрать существующего человека из справочника. Выберите его, а не создавайте дубликат: дубли физлиц ломают отчётность по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту.

Если вы всё же ввели данные вручную и программа обнаружила совпадение по ФИО и дате рождения, она покажет предупреждение о похожем физлице. Обязательно выберите вариант «использовать существующего». Признак правильного результата: у одного физического лица в справочнике «Сотрудники» теперь две строки — основное место работы и совместительство.

Оформление документа «Приём на работу»

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Заполните основные поля: организацию, подразделение, должность и дату приёма. Самое важное поле — «Вид занятости»: выберите значение «Внутреннее совместительство». Именно от него зависят кадровые отчёты, формирование приказа по форме Т-1 и корректность расчёта среднего заработка.

На закладке «Оплата труда» укажите количество ставок (обычно 0,5 или меньше — по закону совместительство не может занимать полное рабочее время основной работы) и назначьте плановые начисления: оклад по совместительству, надбавки, доплаты. Зарплата совместителю начисляется пропорционально отработанному времени либо в фиксированном размере — в зависимости от условий договора.

На закладке «Трудовой договор» укажите номер и дату отдельного договора с пометкой о совместительстве. Проведите документ и распечатайте приказ о приёме — программа сформирует его автоматически с указанием вида работы.

1. 1
   Проверьте флажок совместительства в учётной политике и наличие свободной ставки в штатном расписании
2. 2
   Создайте сотрудника, выбрав существующее физическое лицо из справочника
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Укажите количество ставок, график работы и плановые начисления
5. 5
   Проведите документ, сформируйте и распечатайте приказ о приёме
6. 6
   Проверьте, что у физлица появилось два сотрудника и начисления назначены корректно

Настройка графика работы совместителя

Совместитель работает в свободное от основной работы время, поэтому стандартный график пятидневки ему не подходит. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график: например, работа по будням во второй половине дня по 4 часа или работа в выходные дни. Заполните шаблон расписания по дням недели и укажите виды времени — «Явка».

Назначьте созданный график в документе приёма на закладке «График работы» либо отдельным документом «Изменение графика работы списком». Проверьте норму времени: для ставки 0,5 месячная норма должна быть вдвое меньше нормы полного графика. Если норма рассчиталась неверно, проверьте заполнение табеля видов времени в графике — чаще всего ошибка в том, что часы указаны не тому виду времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников у физлица

Норма

Два сотрудника: основной и совместитель, привязанные к одному физлицу

Тревожный признак

Создано второе физическое лицо с теми же ФИО

Норма времени по графику совместителя

Норма

Норма соответствует доле ставки (например, половина нормы полного графика при 0,5 ставки)

Тревожный признак

Норма равна полной — значит, график настроен неверно

Плановые начисления

Норма

Начисления назначены на сотрудника-совместителя в документе приёма

Тревожный признак

Начисления пустые или назначены на основное место работы

Расчёт зарплаты и начислений по двум местам работы

Зарплата совместителю начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе со всеми сотрудниками. В табличную часть попадут обе строки физического лица — по основному месту и по совместительству, каждая со своими начислениями и отработанным временем по своему графику. Если совместитель отсутствовал, оформите отсутствие (больничный, отпуск, прогул) именно на сотрудника-совместителя — отсутствия по двум местам работы учитываются независимо.

НДФЛ и страховые взносы программа считает суммарно по физическому лицу: налоговая база объединяется, вычеты предоставляются один раз. Это нормальное поведение — в расчётном листке сотрудника при необходимости можно вывести доходы по каждому месту работы отдельно.

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В программе оформите два документа «Отпуск» — по одному на каждого сотрудника, с соответствующими периодами. Средний заработок рассчитается отдельно по каждому месту работы.

Если зарплата совместителя в документе «Начисление зарплаты» рассчиталась нулевой, чаще всего причина в том, что документ приёма проведён датой позже начала расчётного месяца либо график не заполнен на текущий период. Проверьте дату приёма и календарь графика до пересчёта вручную.

Кадровые переводы, увольнение и отчётность

Изменения условий труда совместителя (перевод на другую должность, изменение оклада, смена графика) оформляются стандартными документами «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда» — строго на сотрудника-совместителя. Не путайте строки: документ, оформленный на основное место работы, не затронет совместительство, и наоборот.

Увольнение с должности по совместительству оформляется документом «Увольнение» только для этого сотрудника — основное место работы продолжает действовать. Если совместительство преобразуется в основное место работы, в типовой конфигурации оформляется увольнение с совместительства и кадровый перевод вида занятости либо новый приём — в зависимости от ситуации и методики, принятой в организации.

В отчётности (6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения) данные по двум сотрудникам консолидируются по физическому лицу автоматически. В кадровых отчётах — списках сотрудников, штатной расстановке — совместитель отображается отдельной строкой, что позволяет контролировать занятость ставок.

Частые вопросы по совместительству в 1С ЗУП

Можно ли оформить совместительство без штатного расписания?

Да. Если учёт по штатному расписанию отключён в настройках кадрового учёта, приём оформляется напрямую с указанием подразделения и должности. Если штатное расписание ведётся с контролем, сначала потребуется позиция со свободной ставкой.

Как начислить совместителю фиксированную сумму, а не пропорцию от оклада?

В документе приёма на закладке «Оплата труда» укажите начисление с нужным размером вручную — программа позволяет скорректировать сумму планового начисления. Альтернатива — назначить разовые начисления документами «Разовое начисление» или «Премия» каждый месяц.

Почему в расчётном листке совместителя не видно вычет по НДФЛ?

Стандартные вычеты предоставляются физическому лицу один раз в целом по налоговой базе. Программа применяет вычет при расчёте налога по физлицу, а не по конкретному месту работы, поэтому в разрезе отдельного сотрудника он может не отображаться — это нормально.

Как оформить больничный, если сотрудник заболел и работает по двум местам?

Больничный оформляется на сотрудника, по месту работы которого назначается пособие. При внутреннем совместительстве пособие, как правило, рассчитывается с учётом заработка по обоим местам — в документе «Больничный лист» на основного сотрудника заработок совместителя подтягивается автоматически через физическое лицо.

Что делать, если случайно создали второе физическое лицо?

Если документы ещё не проведены, удалите лишнее физлицо и перепривяжите сотрудника к правильному. Если документы проведены, используйте обработку объединения дублей (в типовой поставке — «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования) либо перенесите сотрудника на нужное физлицо, предварительно сделав резервную копию базы.

Может ли совместитель занимать полную ставку?

Формально программа позволяет указать любую долю ставки, но по трудовому законодательству продолжительность работы по совместительству ограничена — как правило, не более половины нормы рабочего времени. Полная ставка по совместительству возможна лишь в отдельных случаях, например при приостановке работы по основному месту.