Как сделать удержание в 1С: пошаговая инструкция

Удержание из заработной платы в 1С:ЗУП 8.3 оформляется через раздел «Зарплата» → «Удержания» или через специализированные документы: «Исполнительный лист», «Удержание в счет расчетов по прочим операциям», «Постоянное удержание в пользу третьих лиц». Выбор документа зависит от вида удержания: алименты, возврат займа, возмещение ущерба, профсоюзные взносы считаются по-разному.

Перед оформлением важно убедиться, что в плане видов расчёта есть нужный вид удержания, а в настройках учётной политики включены соответствующие опции. Если удержание не рассчитывается в документе «Начисление зарплаты и взносов», причина почти всегда в отсутствии действующего документа-основания или в неверно заполненном виде расчёта.

Ниже разобраны основные сценарии: алименты по исполнительному листу, удержание займа, постоянные удержания в пользу третьих лиц и разовые удержания. Для каждого случая приведён порядок действий и способ проверки результата.

Какие виды удержаний поддерживает 1С:ЗУП

В типовой конфигурации предусмотрены основные категории удержаний, предусмотренные ТК РФ: по исполнительным документам (алименты, штрафы, возмещение вреда), по инициативе работодателя (неотработанный аванс, материальный ущерб, излишне выплаченные суммы) и по заявлению сотрудника (займы, профсоюзные взносы, добровольное страхование, платежи в пользу третьих лиц).

Каждой категории соответствует свой документ и свой вид расчёта. Виды удержаний хранятся в справочнике «Начисления и удержания» → «Удержания». Типовые виды уже созданы: «Удержание по исполнительному документу», «Удержание в счет расчетов по прочим операциям», «Профсоюзные взносы», «Вознаграждение платежному агенту» и другие.

Подготовка: проверка настроек перед оформлением

Перед созданием первого удержания откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и убедитесь, что используются нужные механизмы. Для удержаний по исполнительным листам в настройках состава начислений и удержаний («Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний») должна быть включена опция «Удержания по исполнительным документам».

Для удержания займов включите опцию «Займы сотрудникам» на закладке «Прочие начисления и удержания» той же настройки. Для профсоюзных взносов — соответствующий флажок. Если опция выключена, нужные документы и виды расчёта будут недоступны в интерфейсе.

Также проверьте, что в справочнике «Контрагенты» заведён получатель удержания (судебный пристав, банк, организация-получатель алиментов), а в справочнике «Банковские счета» при необходимости указаны реквизиты для перечисления.

Удержание алиментов по исполнительному листу

Алименты оформляются документом «Исполнительный лист»: раздел «Зарплата» → «Удержания» → «Исполнительные листы» → кнопка «Создать». В документе укажите сотрудника, получателя (контрагента), период действия листа и способ расчёта: процентом от заработка, долей (1/4, 1/3, 1/2) или фиксированной суммой.

При расчёте процентом программа автоматически применяет ставку к базе — начислениям, входящим в базу исполнительных документов, за вычетом НДФЛ. Состав базы определяется настройкой вида расчёта «Удержание по исполнительному документу» и соответствует перечню доходов, с которых удерживаются алименты.

Если по листу нужно удерживать и перечислять через платёжного агента (например, с почтовым сбором), заполните раздел «Перевод через платёжного агента»: укажите агента и тариф. Программа рассчитает вознаграждение агента отдельной строкой удержания.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Удержания» → «Исполнительные листы» и создайте новый документ
2. 2
   Заполните сотрудника, получателя, даты действия и способ расчёта (процент, доля или сумма)
3. 3
   При необходимости укажите платёжного агента и предельную сумму удержания
4. 4
   Проведите документ и создайте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
5. 5
   Проверьте закладку «Удержания»: строка с алиментами должна появиться автоматически

Удержание займа и процентов по займу

Возврат займа оформляется документом «Договор займа сотруднику» (раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам»). В документе укажите сумму займа, дату выдачи, срок, размер ежемесячного платежа и процентную ставку, если заём процентный. Программа построит график погашения.

После проведения договора удержание основного долга и процентов выполняется автоматически при расчёте зарплаты. Если сотрудник внёс платёж вне зарплаты (например, через кассу), оформите документ «Возврат задолженности сотрудником», чтобы сумма не удерживалась повторно.

Материальная выгода по беспроцентному займу и НДФЛ с неё рассчитываются отдельным механизмом — это не удержание, а доначисление налога. Не пытайтесь отразить её через документы удержаний.

Постоянные и разовые удержания в пользу третьих лиц

Для регулярных удержаний фиксированной суммой (добровольное страхование, платежи по заявлению сотрудника) используйте документ «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» из раздела «Зарплата» → «Удержания». Укажите сотрудника, контрагента-получателя, сумму и период действия. Удержание будет выполняться каждый месяц, пока действует документ.

Для одноразового удержания подойдёт документ «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» (раздел «Зарплата» → «Все удержания» или «Прочие удержания» в зависимости от версии). Он срабатывает один раз — в месяце, указанном в документе.

Если нужно прекратить постоянное удержание досрочно, не удаляйте документ: измените дату окончания действия или создайте документ «Изменение условий удержания в пользу третьих лиц» / отмените документ корректным способом, предусмотренным вашей версией конфигурации.

Выбор документа по ситуации

Исполнительный лист

Алименты и удержания по решению суда. Поддерживает процент, долю, фиксированную сумму, платёжного агента и ограничение по предельной сумме.

Договор займа сотруднику

Возврат займа и процентов с автоматическим графиком погашения. Требует включённой опции «Займы сотрудникам».

Постоянное удержание в пользу третьих лиц

Регулярные фиксированные суммы по заявлению сотрудника: страхование, взносы, платежи контрагентам.

Удержание в счет расчетов по прочим операциям

Разовое удержание конкретной суммы в конкретном месяце, например возмещение ущерба по акту.

Как проверить расчёт удержания

Основная проверка выполняется в документе «Начисление зарплаты и взносов»: после заполнения откройте закладку «Удержания». По каждому сотруднику с действующими документами-основаниями должны появиться строки с рассчитанными суммами. Двойной щелчок по сумме покажет расшифровку расчёта.

Для контроля по всем сотрудникам используйте отчёты раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: «Удержания из зарплаты», «Исполнительные листы», «Журнал учёта исполнительных документов». Расчётный листок сотрудника также показывает удержанные суммы за месяц.

Сверьте, что база расчёта алиментов соответствует ожиданиям: в неё не должны входить, например, компенсации, не облагаемые взысканием. Если база неверна, проверьте настройку вида начисления — на закладке «Средний заработок / Удержания» или через вхождение в базу исполнительных документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Закладка «Удержания» в начислении зарплаты

Норма

Строка удержания появилась с корректной суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — проверьте документ-основание и его период действия

База расчёта алиментов

Норма

База равна облагаемым начислениям за минусом НДФЛ

Тревожный признак

В базу попали необлагаемые выплаты или не учтён НДФЛ

Отчёт «Исполнительные листы»

Норма

Сумма в отчёте совпадает с расчётным листком сотрудника

Тревожный признак

Расхождения — ищите сторно, отпуска без сохранения или ручные правки

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — удержание не появляется в расчёте зарплаты. Причины: документ-основание не проведён, дата начала действия позже расчётного месяца, сотрудник уволен или переведён, отключена соответствующая опция в настройках состава начислений. Проверяйте эти пункты последовательно.

Вторая типовая ошибка — ручное изменение суммы удержания в документе начисления. Такие правки теряются при перезаполнении документа и искажают учёт задолженности. Если сумма должна отличаться от расчётной, корректируйте документ-основание, а не строку расчёта.

Помните о законодательных ограничениях: общий размер удержаний при каждой выплате ограничен статьёй 138 ТК РФ (как правило, 20%, в отдельных случаях 50%, по алиментам на несовершеннолетних детей — до 70%). Программа контролирует ограничения по исполнительным документам, но за удержаниями по заявлению сотрудника следите вручную.

Перечисление удержанных сумм получателям

Само удержание в расчёте зарплаты не перечисляет деньги получателю. Для выплаты используйте ведомости: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или в кассу) с операцией перечисления удержаний, либо документы раздела «Выплаты» в зависимости от версии конфигурации. В ведомость попадут суммы, удержанные в пользу конкретного контрагента.

Для алиментов через платёжного агента формируйте отдельную ведомость на агента. Контролируйте полноту перечисления отчётом «Задолженность по удержаниям» или аналогичным отчётом вашей версии — он показывает удержанные, но не перечисленные суммы.

Часто задаваемые вопросы

Почему удержание не появляется в документе «Начисление зарплаты и взносов»?

Проверьте по порядку: проведён ли документ-основание, попадает ли расчётный месяц в период его действия, включена ли нужная опция в настройке состава начислений и удержаний, не уволен ли сотрудник до даты расчёта. Чаще всего причина — непроведённый документ или неверная дата начала.

Как удержать алименты с отпускных, выплаченных до начала месяца?

Если отпускные начислены отдельным документом «Отпуск», удержание по исполнительному листу рассчитается в нём же на закладке «Удержания» — при условии, что исполнительный лист уже действует на дату документа. Проверьте, что лист введён до расчёта отпуска.

Можно ли удержать сумму больше, чем позволяет ограничение по ТК РФ?

По исполнительным документам программа применяет допустимые проценты удержания. Удержания по письменному заявлению сотрудника (например, добровольное погашение займа) законодательным лимитом не ограничены, но такое заявление должно быть оформлено документально.

Как прекратить удержание алиментов при достижении ребёнком совершеннолетия?

Откройте исполнительный лист и установите дату окончания действия, либо оформите прекращение документа способом, предусмотренным вашей версией программы. Не удаляйте документ — история удержаний нужна для отчётности и справок.

Что делать, если сотруднику начислено меньше, чем сумма удержаний?

Программа удержит доступную часть с учётом ограничений, а по исполнительным документам с настройкой учёта задолженности неудержанный остаток переносится на следующие периоды. Проверьте настройку вида удержания и ведите контроль через отчёты по задолженности.

Нужно ли заводить отдельный вид удержания для каждого получателя?

Нет. Вид удержания определяет способ расчёта, а получатель указывается в документе-основании. Один вид расчёта «Удержание по исполнительному документу» обслуживает любое количество исполнительных листов и получателей.